2.1 RiC-CM: principios teóricos

El Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD), del Internacional Council of Archives, responsable de la elaboración del modelo conceptual, trabaja desde 2012 en alcanzar una versión completa y reconocida del mismo. En los últimos cinco años se han podido consultar y discutir las dos versiones siguientes editadas en forma de borrador:

Asimismo, en el 2019 se publicó la primera versión del desarrollo ontológico de este modelo: Records in Contexts-Ontology (RiC-O), con una segunda versión en febrero del 2021⁴ I (2021). Ric_O. https://www.ica.org/standards/RiC/RiC-O_v0-2.html. RiC-O es una implementación de la segunda edición de RIC-CM-2021, expresada en el lenguaje de modelado de datos OWL: Web Ontology Language.

La segunda versión del modelo, igualmente en estado de borrador, se encuentra a disposición de la comunidad para ser comentada y facilitar el consenso de una versión definitiva del estándar.

RiC-CM parte, fundamentalmente, de las cuatro normas de descripción editadas por el ICA intentando sustituirlas en un único documento normativo. Aunque el modelo incorpora conceptos trabajados en ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDF e ISDIAH, difiere considerablemente en aspectos teóricos, tecnológicos y de aplicación práctica, dado que RiC-CM, adaptado al paradigma poscustodial, se focaliza hacia la representación de la información y no a la creación de un instrumento de búsqueda.

La norma ISAD(G) fue concebida para la descripción de documentos analógicos tradicionales, centrándose su uso en los archivos históricos como una traducción de las prácticas descriptivas existentes y aportando una respuesta regularizada al proceso de descripción, en un contexto de ausencias de estándares archivísticos. En cambio, el modelo RiC-CM, surge en condiciones diferentes, basándose en las experiencias normativas anteriores y en las nuevas tecnologías, proponiendo un esquema que aborda la descripción de documentos analógicos y digitales; además, pretende convertir el proceso descriptivo en un componente esencial de otros procesos como son los de gestión documental y preservación.

La descripción debe ser capaz de captar contenido y contexto desde la creación o acumulación de documentos, solo así se podrán conservar para su posterior acceso. El ICA, en las dos versiones del modelo, establece como un propósito fundamental de la descripción la gestión documental; con ello, lanza un mensaje sutil a la comunidad: es necesario describir para gestionar. Desde la génesis de los documentos, los productores deben crear o capturar metadatos identificativos, descriptivos, contextuales, de preservación, etc. que puedan ser transformados e implementados de forma directa en los programas de archivos.

Para lograr este propósito es necesario que las diferentes normas de metadatos (descripción y gestión) sean interoperables entre sí. Siguiendo esta idea, el EGAD se ha comprometido a colaborar y dialogar con los responsables del desarrollo de normas como la ISO 23081 (Information and documentation - Records management processes - Metadata for records); con la finalidad de lograr una alineación e interoperabilidad entre los estándares. Estas son las prácticas que garantizarán la descripción, el acceso, el control y la preservación de los recursos archivísticos durante su ciclo continuo.

Asimismo, el nuevo modelo conlleva discusiones sobre algunos principios archivísticos, proponiendo una interpretación más abierta del principio por excelencia: el Origen y la Procedencia. Desde la versión del 2016, se intenta plantear una nueva comprensión de la procedencia, pretendiendo encontrar un punto de encuentro entre las concepciones más tradicionales y las menos conservadoras. Según RiC-CM, el postulado Respeto a los fondos siempre ha beneficiado al productor o conservador de los documentos, siguiendo esta línea de pensamiento expone que: “…se debe incluir no sólo a la persona o grupo que acumuló un conjunto de documentos, sino también a otras personas y grupos relacionados con ellos, ya sea por su participación activa en su elaboración o uso, o como materia de los mismos”. ( ICA, 2021 ICA (2021). Records in Contexts. A Conceptual Model for Archival Description. v 0.2. International Council on Archives, ICA. Disponible en: https://www.ica.org/sites/default/files/ric-cm-02_july2021_0.pdf ) (Traducción de los autores).

La interpretación tradicional de este postulado no contempla las interacciones complejas que actualmente dan origen a los documentos. Las autorías múltiples en su creación, las ediciones colaborativas en proyectos digitales en red, el almacenamiento de recursos de información en los servicios subrogados de la nube son algunos de los factores que exhortan a repensar de forma crítica la concepción de los fondos y sus interconexiones contextuales.

En cuanto al segundo postulado del principio archivístico: Orden natural, desde el 2016, el ICA insiste en la importancia de reflejar, a través de la descripción, el contexto de creación de los documentos y sus relaciones dinámicas con otros documentos de archivo, actividades, personas y grupos. En un futuro cercano, el orden natural de creación no podrá ser capturado, ni construido con una mera interpretación del archivero. Siguiendo las reflexiones del modelo internacional, el orden de los conjuntos documentales es dinámico, cambiante y fluido y los conjuntos pueden ser registrados más de una vez ( ICA, 2016 ICA (2016). Records in Contexts. A Conceptual Model for Archival Description. v 0.1. International Council on Archives. Disponible en: https://www.ica.org/sites/default/files/RiC-CM-0.1.pdf .). La descripción debe interpretar la procedencia como un constante devenir y no como una acción estática e invariable; todo ello nos induce a pensar que será ardua la tarea de reconstruir la procedencia a medio o largo plazo si no capturamos contexto desde la génesis del documento.

En consecuencia, con esta interpretación más amplia de la procedencia y el orden natural, RiC-CM prioriza una descripción multidimensional frente al modelo multinivel propuesto en ISAD(G). En esta norma del ICA, se describían el fondo y las partes que lo integraban, presentando las descripciones en una relación jerárquica de la parte al todo, de lo más general a lo más particular, sin repetir información y vinculados entre sí. El nuevo modelo propone una descripción no basada en jerarquías sino en redes de conocimiento. La descripción multidimensional o pluridimensional se puede ajustar a la descripción en varios niveles pero a su vez permite una descripción más adaptada a las procedencias múltiples y complejas de los documentos. Esta red, formada por grafos, estará compuesta por la descripción de documentos y conjuntos de documentos, sus interrelaciones entre sí pero, además, incluirá las descripciones e interrelaciones con personas, grupos, materias y actividades.

El modelo conceptual es más complejo y detallado que las anteriores normas del ICA, dado que refleja los enrevesamientos de los documentos de archivo y sus relaciones contextuales con otras entidades. RiC se presenta como una norma más integral, basada en la redimensión los principios archivísticos y en la adopción de aquellas tecnologías de comunicación que transforman las formas de representar los recursos de información.

De hecho, el surgimiento de estas tecnologías de representación y comunicación de la información obliga a replantear la descripción archivística ( ICA, 2021 ICA (2021). Records in Contexts. A Conceptual Model for Archival Description. v 0.2. International Council on Archives, ICA. Disponible en: https://www.ica.org/sites/default/files/ric-cm-02_july2021_0.pdf ). Por consiguiente, el aspecto tecnológico marca diferencias notables entre este nuevo modelo y las anteriores normas. ISAD(G) e ISAAR(CPF) codifican su información descriptiva utilizando lenguajes de marcado; Encoded Archival Description (EAD) y Encoded Archival Context (EAC) son normas de codificación propias para archivos que fueron muy válidas en su momento, aunque actualmente dificultan el intercambio de información entre diversos sistemas de información y la interoperabilidad. Se debe a que estos formatos de codificación desarrollados en XML se ubican en un primer escalón en el intercambio y procesamiento de datos, puesto que están asociados a la interoperabilidad sintáctica ( Llanes-Padrón y Pastor-Sánchez, 2017 Llanes-Padrón, D., y Pastor-Sánchez, J.A. (2017). Records in Contexts: the road of archives to semantic interoperability. Program, 51(4), 387-405. DOI: https://doi.org/10.1108/PROG-03-2017-0021 ).

Por su parte, RiC-CM va más allá de un formato de codificación, representa sus dominios con ontologías que permiten descripciones interoperables de objetos y sus relaciones. Para ello se utiliza Resource Description Ramework (RDF), responsable de describir las propiedades y las relaciones de los recursos de información. RDF estructura las descripciones mediante tripletas recurso-propiedad-valor o recurso-relación-recurso ( Cyganiak y otros., 2014 Cyganiak, R., Wood, D., y Lanthaler, M. (2014). RDF 1.1 Concepts and Abstract Syntax. Disponible en: https://www.w3.org/TR/2014/REC-rdf11-concepts-20140225/ ). El uso de RDF para publicar este tipo de datos permite una interoperabilidad mayor que la que ofrecen únicamente formatos como EAD o EAC. La adopción del modelo de datos RDF para la descripción de recursos Web ofrece un grado de expresividad semántica mucho mayor que cualquier esquema XML ( Llanes-Padrón y Pastor-Sánchez, 2017 Llanes-Padrón, D., y Pastor-Sánchez, J.A. (2017). Records in Contexts: the road of archives to semantic interoperability. Program, 51(4), 387-405. DOI: https://doi.org/10.1108/PROG-03-2017-0021 ).

La aplicación de ontologías para codificar las descripciones favorece el intercambio de datos directamente sin restricciones de uso, transformaciones de datos o implementaciones específicas. En RiC-CM-2021 el ICA (2021: p.5) ICA (2021). Records in Contexts. A Conceptual Model for Archival Description. v 0.2. International Council on Archives, ICA. Disponible en: https://www.ica.org/sites/default/files/ric-cm-02_july2021_0.pdf especifica que “las ontologías mejoran la economía, la precisión de la descripción, el acceso y la comprensión de los recursos descritos”.

2.2. RiC-CM: entidades

Las entidades archivísticas son uno de los elementos principales que conforman un modelo descriptivo; las entidades definidas en el modelo internacional, según RiC-CM, deben proporcionar un contexto intelectual que garantice la gestión física, la preservación, el acceso, el uso y la comprensión de los documentos de archivo a lo largo de su historia ( ICA, 2021 ICA (2021). Records in Contexts. A Conceptual Model for Archival Description. v 0.2. International Council on Archives, ICA. Disponible en: https://www.ica.org/sites/default/files/ric-cm-02_july2021_0.pdf ).

En la última versión del modelo se modificaron las entidades propuestas en el primer borrador, los cambios son reveladores. En RiC-CM-2016 se definieron catorce entidades sin jerarquías mientras que en RiC-CM-2021 se presentan veinte y dos entidades, que como es observable en la Tabla I se organizan en cuatro niveles jerárquicos, a diferencia del primer borrador.

Se muestran en la Tabla I , para el primer borrador del modelo, catorce entidades percibidas como categorías independientes, sin jerarquías entre ellas (sin niveles). Es decir, no se establecen subentidades; tratándose cada entidad como un objeto independiente, aunque interrelacionado y representado en la red de conocimiento. La única entidad que se percibe sin nivel en RiC-CM-2021 es la codificada como E01Concepto/objeto, la cual se corresponde con la E14 del primer borrador (Véase la Tabla II ).

No obstante, en la versión del 2016, el EGAD definió la propiedad RiC-P Type que tenía como objetivo categorizar una entidad. La semántica de esta propiedad no era igual para todas las entidades puesto que su alcance variaba en función de la entidad que se describía ( Llanes-Padrón y Moro-Cabero, 2017 Llanes-Padrón, D., y Moro-Cabero, M, (2017). Records in contexts: Un nuevo modelo para la representación de la información archivística en el entorno de la web semántica. El Profesional de la Información, 26(3), 525-533. DOI: https://doi.org/10.3145/epi.2017.may.19 ). Esta propiedad enfatizaba la idea de no establecer subentidades, pero, a su vez, hacía un guiño a las concepciones jerárquicas. En la Figura 2 , se aporta un ejemplo.

Igualmente, en RiC-CM-2021 se define el atributo RiC-A Type con una concepción diferente al 2016. Este atributo se incluye únicamente como metadato descriptivo para caracterizar una determinada entidad; no determinando sus reglas de subordinaciones. Este atributo se define para las entidades Conjunto documental (Record set), Familia, Institución, Evento, Actividad y Lugar. Por ejemplo:

En la segunda versión del modelo, se modifica el planteamiento de las entidades difiriendo en número, contenido e incluyendo jerarquización; si bien se incluyen la mayoría de las entidades del primer borrador (Véase Tabla II donde se computan en la fila de convergencias hasta 11 entidades).

En RiC-CM-2021 se establecen cuatro niveles jerárquicos. En un primer nivel se incluye la entidad Concepto/Objeto seguida en un segundo nivel por las entidades más básicas a describir: Recursos documentales (E02), Transcripción (E06) y Agente (E07) y las llamadas entidades de apoyo: Evento (E014), Norma (E016), Fecha (E018) y Lugar (E022). El tercer nivel contiene entidades principales tales como Documento (E04), Posición (E012), Actividad (E015), y Mandato (E017), entre otras, mientras que el cuarto nivel, desarrolla como subentidades propiedades, como Familia (E010) e Institución (E011) (Véase tabla I ).

Por consiguiente, en el último borrador se ha prescindido de la categorización establecida con la propiedad Type, definiéndose subentidades; planteamiento propio de propuestas jerárquicas. Cabe señalar, que la jerarquía en los niveles descriptivos no se traduce a una descripción multinivel o descripción única e independiente; expresar las entidades jerárquicamente e incluir la descripción única, basada en los niveles propuestos en ISAD(G), facilita una descripción más abierta de las múltiples procedencias y la descripción en forma de grafo. El enfoque multidimensional no excluye anteriores concepciones, al contrario, las contiene y enriquece.

En la siguiente tabla ( Tabla II ) se contraponen las entidades observadas en RiC-CM-2016, con respecto a las entidades del 2021, estableciendo analogías y divergencias entre ambas.

Se observa en la Tabla II un elevado nivel de convergencia frente a divergencias, siempre que no se estimen las jerarquías. Se han marcado en itálica las divergencias más importantes, así como las entidades sujetas a redefiniciones. A su vez, se ha subrayado la concordancia de la entidad Concepto/Objeto para ambos borradores.

En RiC-CM-2021 se definen cuatro entidades básicas: Recurso documental, Agente, Actividad y Transcripción. Estas entidades se consideran esenciales para describir los documentos de archivo y los contextos en los que surgen y se utilizan a lo largo del tiempo. Estas entidades son similares a las incluidas en las normas ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDF y la norma ISO 23081. ( ICA, 2021 ICA (2021). Records in Contexts. A Conceptual Model for Archival Description. v 0.2. International Council on Archives, ICA. Disponible en: https://www.ica.org/sites/default/files/ric-cm-02_july2021_0.pdf ).

Las entidades Documento, Componente documental (ahora Parte documental) y Conjunto documental se agrupan en un tercer nivel y se subordinan jerárquicamente al Recurso documental.

Las entidades Función, Función abstracta y Actividad, definidas en RiC-CM-2016, se sustituyen en la actual versión por la entidad: Actividad que a su vez se subordina a la entidad Evento (E014).

En RiC-CM-2021 se excluyeron otras entidades definidas en el primer borrador, tales como Ocupación (E5), Función (E7) y Función abstracta (E8) Asimismo, se han determinado nuevas entidades (Recurso documental, Transcripción, Evento, Software) y se han redefinido otras como Posición (E6 versus E012 y Forma documental (E1). La entidad Transcripción/copia (Instantiation), es una nueva entidad contemplada para diferenciar el contenido intelectual de un original y sus copias existentes en uno o más soportes o/y formatos ( ICA, 2021: p.15 ICA (2021). Records in Contexts. A Conceptual Model for Archival Description. v 0.2. International Council on Archives, ICA. Disponible en: https://www.ica.org/sites/default/files/ric-cm-02_july2021_0.pdf ). Las copias de documentos en formatos diversos son una realidad en el quehacer archivístico de gestores y archiveros. Las copias son, en numerosas ocasiones, los únicos ficheros que se conservan del documento original, por tanto, necesitan una atención diferenciada dentro del proceso descriptivo.

Una problemática vinculada a la redundancia de ficheros es que un recurso documental puede ser copiado en varios soportes y formatos (papel, DOCX, PDF, JPG, etc.). Si en estas copias se alteran o cambian las características del original, (fotografía en papel/copia en JPG, en PDF), en determinados contextos, puede considerarse a éste como otro documento. Las transcripciones consiguen, incluso, modificar la clasificación documental; por ejemplo, si se digitaliza un expediente y todos sus documentos componentes se guardan en ficheros PDF independientes, automáticamente, se convierten en ítems, perdiendo así la procedencia y el orden natural de creación.

RiC-CM-2021 con esta entidad aporta una solución para la descripción de reproducciones, dando respuesta a los interrogantes surgidos en la práctica descriptiva. Los atributos propuestos para su representación ayudan a resolver varias incertidumbres asociadas, entre otros temas, a los diversos formatos o a su preservación.

La entidad Agente, definida en ISAAR(CPF) y en la primera versión del modelo, ha tenido variaciones significativas. Siguiendo la propuesta jerárquica de la nueva versión, se designaron varias subentidades, tal y como se aprecia en la Figura 3 :

Se observa en la Figura 3 que la entidad Agente (E4 versus E07), dependiente de la entidad Objeto/Concepto (E01) incluye en un tercer nivel, en el que se identifican las subentidades Personas (E08), Grupo (E09), Posición (E6 versus E012) y Software/sistemas (E013). A su vez, la subentidad Grupo se desglosa en un 4º nivel.

Algunas de las subentidades del Agente han sido redefinidas por primera vez como parte de una entidad productora de documentos (Posición y Software). En la versión del 2016 la Posición constituía una entidad independiente (E6). Los puestos de trabajo o cargos (presidente de país, director de empresa, rector de universidad) por sí solos crean tipos de actividades, se vinculan a proyectos y generan grandes cúmulos de documentos. Definir la Posición como un objeto descriptivo dentro del productor garantizará contexto y comprensión documental.

Los Softwares o sistemas mecánicos también son considerados una nueva subentidad del Agente. En RiC-CM-2016, la propiedad P32-Type definía la categoría agente delegado, con ello se intentaba incluir en la representación los sistemas mecánicos como parte de la producción documental. Un determinado software realiza actividades basadas en las reglas y desarrollos propios de su creador y puede crear y modificar documentos. Esta es una nueva realidad que hasta hoy no estaba comprendida en los estándares archivísticos. RiC-CM intenta construir una propuesta que se adapte a los cambios producidos por las tecnologías en la producción documental, la gestión y el uso.

Los cambios acometidos son producto del análisis de los comentarios enviados por la comunidad archivística sobre el primer borrador y de las deliberaciones de los creadores del modelo. Comprender la nueva propuesta de entidades archivísticas es imprescindible para la aplicación práctica de RiC-CM.

2.3 RiC-CM: atributos

Las propiedades sufrieron un cambio de denominación en la última versión del modelo y fueron redefinidas como atributos. Los atributos caracterizan las entidades y definen su identidad ( ICA, 2021 ICA (2021). Records in Contexts. A Conceptual Model for Archival Description. v 0.2. International Council on Archives, ICA. Disponible en: https://www.ica.org/sites/default/files/ric-cm-02_july2021_0.pdf ), además permiten representaciones reales y veraces de los objetos archivísticos. Los atributos son los metadatos (de contexto, contenido, estructura y gestión) que facilitan la descripción de contenidos.

El EGAD se ha propuesto consolidar y reducir los atributos descriptivos para la versión final del modelo. Una de las desventajas para la aplicación práctica de las cuatro normas del ICA consiste, justamente, en el elevado número de elementos o atributos que contienen para la descripción de documentos, productores, funciones e instituciones de custodia. En la versión RiC-CM-2016 se propuso un número menor de elementos para describir catorce entidades. Esta tendencia se mantiene en el borrador del 2021, en el que se reducen los atributos para describir un mayor número de entidades. Sin lugar a dudas esta es una de las fortalezas de la última versión, lo que garantizará un mayor éxito en su aplicación. En la Tabla III se muestra la evolución en las normas de descripción y borradores del modelo conceptual.

La reducción es patente al observar como de cuatro entidades con ciento diecisiete atributos se pasa a veintidós entidades con cuarenta y un atributos. Dicha reducción es latente en el primer borrador donde se emplean 67 atributos para 14 entidades, esto es, una ratio de 4,78 (frente a 29,25 reflejado en las normas ISAD-G, ISAAR (CPF), ISDF e ISDIAH). Esta tendencia se refleja igualmente en el borrador de 2021, con una ratio de 1,86, aunque, claro está, menos acusada.

En dicha tendencia reductora para el 2021 influyó la definición de un único atributo con idéntica semántica para todas las entidades. En el borrador del 2016 se detallaron propiedades con propósitos y semánticas iguales pero designadas como propiedades diferentes, de acuerdo con la entidad que se estuviera describiendo; en este caso se pueden ejemplificar las propiedades siguientes: RiC-P11 Lengua/Escritura y RiC-P34 Lengua/Escritura, RiC-P17 Clasificación y RiC-P27 Clasificación, o las RiC-P20, RiC-P28, RiC-P35, RiC-P44, RiC-P47, RiC-P50, RiC-P54, RiC-P57 y RiC-P60 referidas a “Historia”.

En la nueva versión esto no sucede, se delimita un único atributo con semántica idéntica para varias entidades, por ejemplo: RiC-A25 Lengua (atributo que caracteriza a diez entidades), RiC-A21 Historia (caracteriza a dieciséis entidades), RiC_A26 Estatus Legal (caracteriza a diez entidades). El desarrollo de RiC-O demandaba definir estos atributos como una sola clase.

Existen algunos atributos cuya aplicación se extiende a todas las entidades del modelo; esta es una práctica que se utilizó también en la primera versión. En RiC-CM-2021 se definen tres atributos para identificar de forma única a todas las entidades: RiC-A16 Nota general, RiC-A22 Identificador y RiC-A28 Nombre. En el 2016 se presentaron cuatro atributos identificativos, la última versión mantuvo tres de ellos pero eliminó la propiedad vinculada al identificador global.

Asimismo, en RiC-CM-2021 se delimita un conjunto de atributos que se repiten en entidades que pertenecen al mismo nivel jerárquico. Es decir, cada entidad superior comparte atributos con sus subentidades. Siguiendo esta idea, los atributos que califican al Concepto son compartidos por las restantes entidades del modelo, pues están subordinados jerárquicamente, coincidiendo, lógicamente, con los atributos de identificación. En la tabla siguiente ( Tabla IV ) se establece un ejemplo.

RiC-CM trata los documentos y los conjuntos de documentos como entidades distintas, a diferencia de ISAD(G) donde los documentos simples, los expedientes, las series y los fondos se describían de la misma forma. Aunque, como se muestra en la tabla, hay atributos que se comparten, las formas de descripción de cada uno de ellos varían. Tratarlos como tipos distintos, creados en momentos diferentes y con fines disímiles, permite una descripción inequívoca y clara ( ICA, 2021 ICA (2021). Records in Contexts. A Conceptual Model for Archival Description. v 0.2. International Council on Archives, ICA. Disponible en: https://www.ica.org/sites/default/files/ric-cm-02_july2021_0.pdf ). En la siguiente Tabla V son observables los atributos compartidos para la entidad Agente y subentidades.

En el texto del 2016 también se establecieron propiedades que se utilizaban en varias entidades, incluso para RiC-E2 Componente documental se usaban exactamente los mismos atributos que para RiC-E1 Documentos.

Existen atributos específicos para determinadas entidades que no se repiten en otras, es el caso de los designados para la Transcripción (RiC-A34 Calidad de información, RiC-A31 Características físicas, RiC-A33 Requisitos técnicos de producción) o para el Lugar (RiC-A11 Coordinadas, RiC-A27 Localización).

Los dos borradores contienen atributos para la descripción de las relaciones entre entidades. En el primer borrador se incluyeron dos propiedades con esta función: RiC-P68 Fecha y RiC-P69 Lugar. En la versión del 2021, se designaron cinco atributos para describir relaciones: RiC-RA01 Exactitud de Fecha (Certainty), RiC-RA02 Fecha, RiC-RA03 Descripción, RiC-RA04 Identificador, RiC-RA05 Fuente. Estos atributos tienen como objetivo mostrar más información sobre el tipo de relación (fechas, lugares, descripciones de fuentes) pues puede que la simple relación en sí no proporcione datos suficientes de las conexiones.

En ambas versiones los atributos propuestos responden a las nuevas concepciones teóricas y a los propósitos de una descripción orientada a la archivística posmoderna o postcustodial; la inclusión de elementos como nota de autenticidad, integridad, calidad de información, formato de codificación, estado del documento así lo demuestran.

Si se estudian con detenimiento los atributos definidos en ambas versiones de RiC-CM, se pueden establecer cinco grandes categorías que facilitan la comprensión, organización y aplicación de los elementos descriptivos.

Un ejemplo aplicado de atributos para las entidades Documento y Transcripción en RiC-CM-2021 se registra en la tabla VI , donde son factibles de reconocer las categorías de identificación, de contenidos, de representación, de continente y otras características sobre su gestión y uso.

La última propuesta de atributos del EGAD es bastante acertada y consolidada. Los cuarenta y seis atributos que caracterizan todas las entidades y las relaciones son elementos que facilitarán no solo la descripción sino también el intercambio, la interoperabilidad, la preservación y el uso de la información. Además, el nuevo esquema facilitará la implementación en los sistemas de archivos no solo por la reducción en el número sino también por su adaptación al desarrollo ontológico. El EGAD, para su última versión, ha estudiado normas anteriores, aplicaciones tecnológicas y, en particular, las opiniones de la comunidad sobre el primer borrador, logrando con ello que este conjunto de atributos represente de forma acertada contenido y contexto de objetos archivísticos.

2.4. RiC-CM: relaciones

Las relaciones son las asociaciones de cualquier tipo que se establecen entre todas las entidades de un modelo conceptual. Documentar las relaciones es un aspecto determinante para garantizar las interrelaciones de los recursos de información con su universo contextual. Las relaciones en RiC-CM tienen como objetivo describir las conexiones entre las entidades ya que contribuyen a mantener el contexto de creación y conservación de documentos y a expresar características significativas de la historia y la gestión de los documentos de archivo ( ICA, 2021 ICA (2021). Records in Contexts. A Conceptual Model for Archival Description. v 0.2. International Council on Archives, ICA. Disponible en: https://www.ica.org/sites/default/files/ric-cm-02_july2021_0.pdf ).

Para definir las relaciones en RiC-CM-2021, el EGAD se basó en el modelo de datos de la web semántica (RDF), empleando el conocido esquema de grafos. La aplicación de este modelo para definir relaciones garantiza un alto nivel de descripción semántica que se traduce en un incremento en la capacidad de búsqueda. Expresar las relaciones más allá de jerarquías estructurales permite a los archivos publicar conjuntos de datos fiables, accesibles y reutilizables.

En RiC-CM-2016 se especificaron setecientos noventa y dos relaciones para vincular entidades; numerosas relaciones tenían una semántica similar (incluso idéntica), tal y como se ejemplifica con la relación “is member of” que era utilizada para conectar las entidades que representaban documentos, conjuntos de documentos y agentes (idéntica semántica /diferente relación) ( Tabla VII ). Esta cantidad de relaciones suponía un problema pues incrementaba la complejidad de uso y mantenimiento de la futura ontología.

En el texto del 2021 el número de relaciones ha decrecido considerablemente, delimitándose sólo setenta y ocho relaciones, la mayoría con una relación inversa (aspecto determinante para el desarrollo ontológico). En esta versión no se determinan diversas relaciones con una semántica semejante sino que se expresan relaciones en presente y pasado; un planteamiento coherente que permite relaciones más sencillas y flexibles, tal y como se observa en la Tabla VIII , para la entidad Persona.

Un aspecto novedoso en RiC-CM-2021 es el establecimiento de trece categorías funcionales para organizar y agrupar las setenta y ocho relaciones, ajustándose cada una de las relaciones a una o varias de las categorías definidas. Esta categorización ayuda a la comprensión de las relaciones y a su aplicación práctica. Seguidamente, se enumeran dichas categorías:

Otra de las primicias del último borrador está vinculada a la organización de las relaciones en un sistema jerárquico. Las relaciones se muestran de lo general a lo particular; la relación más general se puede aplicar a cualquier entidad del modelo. A medida que se desciende en la jerarquía cada relación se vuelve más específica, a la vez que hereda las propiedades de las relaciones inmediatamente superiores de la jerarquía ( ICA, 2021 ICA (2021). Records in Contexts. A Conceptual Model for Archival Description. v 0.2. International Council on Archives, ICA. Disponible en: https://www.ica.org/sites/default/files/ric-cm-02_july2021_0.pdf ).

Un ejemplo de este sistema jerárquico se muestra en la Tabla IX , donde se visualizan los niveles jerárquicos, las categorías de las relaciones (relación entre partes/secuenciales) y ejemplos de relaciones entre algunas de las entidades.

La optimización de las relaciones, su categorización y el planteamiento jerárquico para su organización facilitan el uso y el mantenimiento de RiC-O, igualmente, garantiza una integración más sencilla con otras ontologías o vocabularios de datos. Las relaciones son concluyentes para establecer el modelo de red que propone el ICA para la descripción archivística.