CRÍTICA DE LIBROS / BOOK REVIEWS

RESEÑA DEL LIBRO "ARCHIVÍSTICA: GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS"

José Ramón Cruz-Mundet

Madrid: Alianza editorial, 2012. 359 p. ISBN: 978-84-206-0952-2

El profesor Cruz Mundet es una de las personas que más ha publicado sobre archivos en lengua castellana, destacando especialmente su faceta de divulgador. Es profesor la Universidad Carlos III de Madrid y director del Máster de Archivística que oferta esta universidad. 


El título elegido para la obra es toda una declaración de intenciones, ya que engloba las diversas denominaciones que adopta esta disciplina. Archivística es el nombre que recibe en los países de tradición latina, mientras que los países anglófonos y especialmente Norteamérica diferencian la gestión de documentos (records management) y la administración de archivos (archives administration). Desde su título, la obra pretende aglutinar y dar cuerpo a las diferentes visiones de la disciplina, las que provienen de un modelo tradicional, que la asocian a la custodia del patrimonio cultural, y otras más nuevas, que abogan por su componente estratégico en relación con el desarrollo de las organizaciones.


En su Introducción, el autor presenta la obra como un trasunto, una copia del Manual de Archivística editado en 1994, y cuya séptima edición se publicaba en 2008. Señala que ha procurado una cierta actualización de contenidos, pero que el cuerpo del conocimiento permanece estable a pesar de los dieciocho años transcurridos. La lectura del libro ha disipado nuestro temor inicial, y podemos afirmar que el autor ha conseguido con éxito su propósito, ya que el resultado es una obra actual que compendia lo sustancial de la disciplina archivística, ofreciendo una enseñanza básica y al mismo tiempo completa de la materia. 


Orientada especialmente a los estudiantes universitarios, consta de trescientas cincuenta y nueve páginas, y desarrolla catorce capítulos organizados en torno a tres ejes: el marco conceptual y contextual, el sistema archivístico y las herramientas. Termina con una bibliografía actualizada y muy completa, que contiene más de cuatrocientas referencias de libros, artículos, ponencias, leyes, reglamentos, normas, etc. donde, sin embargo, hemos echado en falta la referencia al libro ¿Qué es un archivero? publicado por el autor en 2009. En las referencias bibliográficas, el autor ha omitido las direcciones de Internet considerado que, debido a su escasa estabilidad, es más fructífero encontrar las referencias directamente a través de los buscadores. El libro concluye con los correspondientes índices analítico y onomástico. 


La obra sigue un desarrollo clásico, desgranando los temas fundamentales hasta completar un amplio recorrido por la disciplina. El autor advierte haber citado a los autores y a las fuentes originarias de los conceptos que aparecen en la obra, y no podemos más que felicitarle por tal decisión, que permitirá a los neófitos descubrir cuáles son los fundamentos de la disciplina archivística y sus teóricos más importantes. Las citas son abundantes, pero la lectura es ágil y amena. 


Comienza desarrollando el marco contextual y conceptual, en más de cien páginas y cuatro capítulos: 1. Historia de la Archivística; 2. El concepto de documento y de archivo; 3. La Archivística una ciencia emergente; y 4. Las ciencias auxiliares de la Archivística. Para Cruz Mundet, la Archivística es una “ciencia emergente cuyo objeto son los documentos y los archivos, cuya finalidad es almacenar información y hacerla recuperable para su uso, y cuyo método se articula en torno a las normas archivísticas”. El área específica de esta ciencia la constituyen la teoría archivística, la producción e interpretación de los documentos y la gestión de los mismos. Forman el área aplicada o auxiliar de la disciplina: la administración, el derecho, las tecnologías de la información y la comunicación, la historia y la lingüística. Los tres paradigmas de la Archivística son: el principio de procedencia, el ciclo de vida de los documentos y el modelo de continuidad de éstos. Este concepto está construido en torno a cuatro ejes: identitario, probatorio, transaccional y archivístico; y en la doble dimensión de espacio y tiempo. En la intersección de estos ejes, los documentos se crean, reúnen, organizan y se hacen accesibles. En la figura 31 (p. 94) el autor propone un interesante esquema del “Modelo de continuidad de documentos”.


Cruz Mundet aboga por las especificidades de la Archivística frente a la Biblioteconomía y la Documentación, y cree que las necesidades formativas de los archiveros pasan por la creación de unos estudios universitarios específicos. 


El sistema archivístico constituye el segundo eje de la obra con cuatro capítulos: 5. El archivo en sus primeras fases; 6. El archivo intermedio; 7. El archivo histórico y la función cultural de los archivos; y 8. Los sistemas archivísticos. El capítulo cinco “El archivo en sus primeras fases” entra de lleno en el trabajo de gestión de los documentos, desde la teoría de las etapas o fases de archivo. Comienza con la fase preliminar, de investigación, análisis de la actividad, identificación de necesidades, etc. pasando por la identificación de estrategias, diseño del sistema, identificación y revisión. Para el autor, el archivo debe de participar en la fase previa de diseño de documentos y gestión de procesos, en un espacio de cooperación con departamentos de organización, calidad y tecnologías, para identificar los procesos clave y hacerlos eficaces, realizar un diseño normalizado de documentos, un catálogo de procesos y documentos y llevar a cabo el control del flujo documental. El ciclo de vida integral de los documentos es el ámbito competencial de la Archivística.


En el capítulo octavo “Sistemas archivísticos”, el autor trata la legislación y normativa vinculada con los archivos, señala las limitaciones del sistema archivístico español, menciona los sistemas de las comunidades autónomas y advierte de la inadecuación de la ubicación de los archivos en el ámbito competencial de cultura. El capítulo se extiende a los sistemas de otros países, que siguen dos modelos: los archivos arraigados a la historia y la cultura, como el francés y el italiano; y los vinculados al funcionamiento de las organizaciones, como el inglés y el norteamericano. El autor desgrana también el sistema de archivos de la UE, el Consejo Internacional de Archivos e, incluso, la asociación Archiveros Sin Fronteras.


El tercer eje del libro gira en torno a las herramientas, y es el que cuenta con mayor número de páginas (ciento treinta) y capítulos (cinco): 9. El ingreso de los documentos; 10. La clasificación; 11. La descripción; 12. El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación; 13. El acceso a la información y los archivos; y 14. El edificio y las instalaciones.


En el capítulo décimo “La clasificación”, Cruz Mundet señala que el cuadro de clasificación es la obra maestra del archivero, se fundamenta en dos principios teóricos: el principio de procedencia y el respecto al orden original. El capítulo recoge y explica con éxito las definiciones tradicionales e históricas y las nuevas que aparecen en las normas ISO/TR 15489. La clasificación es el eje por el que se articula la función archivística, “al proporcionar una estructura lógica al fondo, facilitar la recuperación exhaustiva de la información, proporcionar seguridad en el uso de los documentos y guiar su conservación” (pág. 219-220). La clasificación se aplica a todas las fases del ciclo de vida de los documentos, ya que también se emplea en el momento de su creación o ingreso en la organización. 


Frente a lo que algunos podrían pensar, la clasificación es muy importante en los documentos electrónicos, ya que mientras los documentos en papel pueden ser mantenidos con unos niveles de gestión bajos, los electrónicos se ubican fragmentados y no es posible establecer las relaciones que hay entre ellos si esto no se ha hecho previamente. Al clasificarse los procesos administrativos, los documentos que se vayan generando estarán ya clasificados, su transferencia estará automatizada en el lugar previsto dentro de la estructura institucional. La clasificación asegurará también una recuperación pertinente, dentro de todas las ocurrencias posibles.


El capítulo onceavo se ocupa de “La descripción” que es la representación precisa del contenido y del contexto, de forma que esa unidad sea identificada, localizada y utilizada. La descripción comienza con el documento, y se va completando durante su ciclo de vida. Careció de normalización durante años, y solo la consiguió porque era un requisito para el desarrollo de las tecnologías de la información. Como señala Cruz Mundet, las características y exigencias de los documentos electrónicos han impulsado el desarrollo de la disciplina y de la profesión, permitiendo que la normalización se constituya en su seña de identidad, gracias a las normas ISO para la gestión de documentos y los modelos normalizados. 


En resumen, el libro de Cruz Mundet es un buen manual de Archivística, que ofrece de una forma clara el desarrollo completo de la disciplina, y que a través de una redacción cuidada y ágil proporciona una agradable lectura. Desgrana la historia de la Archivística y sus conceptos fundamentales a través de las citas de los principales autores, llegando hasta la época actual para engarzar con las normas que en este momento sostienen y apuntalan todo el quehacer de los archivos en las organizaciones. Su valor pedagógico, la hace especialmente interesante para los estudiantes universitarios, permitiéndoles conocer como se ha fraguado un área, el de los archivos, que tiene importantes expectativas de desarrollo. 


Por Teresa Agirreazaldegi Berriozabal
Departamento de Periodismo. Facultad de Ciencias Sociales y de la Comunicación. Universidad del País Vasco, UPV/EHU
Correo-e: teresa.agirreazaldegi@ehu.es