ESTUDIOS / RESEARCH STUDIES

ORGANIZACIÓN Y PUESTA EN VALOR DEL FONDO DOCUMENTAL DEL INSTITUTO ESPAÑOL DE ENTOMOLOGÍA (ARCHIVO HISTÓRICO DEL MUSEO NACIONAL DE CIENCIAS NATURALES, CONSEJO SUPERIOR DE INVESTIGACIONES CIENTÍFICAS)

María Cruz Osuna Arias*, Juana Molina Nortes**, Carolina Martín Albaladejo***

* Museo Nacional de Ciencias Naturales (CSIC)

** Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación (CSIC)

*** Museo Nacional de Ciencias Naturales (CSIC)

Correos-e: osunacruz@hotmail.com, juana.molina@bib.csic.es, carolina.martin@mncn.csic.es

ORGANIZATION AND VALUE OF ARCHIVAL DOCUMENTS OF THE SPANISH INSTITUTE OF ENTOMOLOGY (HISTORICAL ARCHIVE OF NATIONAL MUSEUM OF NATURAL SCIENCES, SPANISH NATIONAL RESEARCH COUNCIL)

CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN Top

A mediados del siglo XIX tuvo lugar en España el despegue de la Entomología, disciplina que se ocupa del estudio científico de los insectos artrópodos. Sus inicios estuvieron liderados por la figura de Mariano de la Paz Graells (1809-1898)[1], pero fue en el siglo XX cuando se consolidó una nueva etapa y puede hablarse de Entomología moderna (Bach y Compte, 1997Bach, C.; Compte, A. (1997). La Entomología moderna en España. Su desarrollo: de los orígenes a 1960. Boletín de la Sociedad Entomológica Aragonesa, 20, pp. 367-392.). Muchos científicos contribuyeron en este sentido, como Laureano Pérez Arcas, Ignacio Bolívar y Urrutia, Ricardo García Mercet, Manuel Martínez de la Escalera, Cándido Bolívar Pieltáin y José María Dusmet, entre otros (Martín Albaladejo, 2005Martín Albaladejo, C. (2005). Bibliografía entomológica de autores españoles (1758-2000), CD-ROM, Museo Nacional de Ciencias Naturales, CSIC.).

Son también varias las instituciones que desempeñaron un papel relevante, como la Sociedad Española de Historia Natural, la Escuela Superior de Ingenieros Agrónomos y sobre todo el Museo Nacional de Ciencias Naturales (MNCN). En el Museo, uno de los establecimientos científicos que recibió el apoyo y el impulso de la Junta de Ampliación de Estudios (JAE), los trabajos sobre Entomología tuvieron una relevancia significativa, al tiempo que varios de sus entomólogos más distinguidos ocuparon cargos de responsabilidad en las principales entidades relacionadas con las Ciencias Naturales de la época, destacando Ignacio Bolívar y Urrutia, a cuyo prestigio como científico internacionalmente reconocido se sumó su labor institucional en la dirección del MNCN, del Real Jardín Botánico y también de la JAE (Gomis, 1988Gomis, A. (1988). Presentación. En: Ignacio Bolívar y las ciencias naturales en España. Estudios sobre la Ciencia nº 4, pp. IX-XV. Madrid: Consejo Superior de Investigaciones Científicas, p. 224.).

La Sección de Entomología del MNCN existía desde 1901 y en el primer tercio del siglo XX ya había alcanzado un grado de madurez destacable. Contaba con una apreciable colección de insectos, material científico, laboratorios y una biblioteca especializada; también eran numerosas las publicaciones que generaban sus miembros, las relaciones institucionales y la importancia de la revista sobre Entomología que editaban (Revista EOS, nacida en 1925). Expresión de reconocimiento internacional a la labor de esta Sección fue la celebración en Madrid del VI Congreso Internacional de Entomología, en septiembre de 1935, siendo Ignacio Bolívar presidente del mismo.

Con la creación del CSIC, por Ley de 24 de noviembre de 1939[2] todos los centros de investigación antes dependientes de la JAE pasaron a formar parte del mismo, convirtiéndose así en la nueva institución encargada de “fomentar, orientar y coordinar la investigación científica nacional”. Su estructura se configuró a través de Patronatos[3] que representaban las diferentes ramas del saber, donde se incluyeron los institutos, encargados, en último extremo, de llevar a cabo la labor científica encomendada. Uno de ellos fue el Instituto Español de Entomología (IEE) que se creó por Decreto de 10 de marzo de 1941[4] y fue incluido, en principio, dentro del Patronato “Alonso de Herrera” dedicado a las Ciencias de la Agricultura y Ganadería, base de la riqueza de la España de la época[5]. Dos años más tarde, en 1943, adscribió al Patronato “Ramón y Cajal”, dedicado este a las Ciencias Biológicas y del que dependió hasta el año 1968 en el que vuelve al “Alonso de Herrera”[6].

El IEE incorporó las colecciones, materiales, biblioteca y personal de la antigua Sección de Entomología del MNCN (Gomis, 2014Gomis, A. (2014). Mimbres para otro cesto: De la Sección de Entomología del Museo Nacional de Ciencias Naturales al Instituto Español de Entomología. Boletín de la Real Sociedad Española de Historia Natural, Sección Biología, 108, pp. 37-47.), así como el espacio físico que ocupaba esta Sección. El decreto de creación dispuso además que “serán funciones del Instituto la recolección, conservación y determinación de la fauna entomológica, especialmente la de España, así como de toda clase de investigaciones que redunden en beneficio de la economía e interés nacionales”[7]. La creación del nuevo instituto se justificó tanto por la proyección internacional y avance científico que ya se había alcanzado en esta materia, como por el interés social y la oportunidad económica que representaba, en concreto en los sectores agrícola, sanitario, forestal y pecuario.

Gonzalo Ceballos y Fernández de Córdoba (1989-1967) fue el primer director. Su vinculación al Museo se remontaba a 1918, cuando terminó sus estudios como ingeniero de Montes y comenzó a colaborar con la Sección de Entomología del MNCN; fue a partir de 1929 cuando Ignacio Bolívar le promovió en relación a los estudios de Entomología aplicada (Otero y López, 2012Otero Carvajal, L.E.; López Sánchez, J.M. (2012). La lucha por la modernidad. Las Ciencias Naturales y la Junta para Ampliación de Estudios. Madrid: CSIC - Publicaciones de la Residencia de Estudiantes, p. 1310.), temas que se deseaba reforzar en relación con los ya bien avanzados trabajos en Taxonomía y Sistemática que se hacían en la Sección. En 1934 Ceballos[8] obtuvo una plaza como catedrático de la Escuela Superior de Ingenieros de Montes de Madrid y, terminada ya la Guerra Civil, fue el último responsable de la Sección de Entomología, sustituyendo a Cándido Bolívar que había partido al exilio en México.

El instituto se dividió inicialmente en tres secciones: Entomología General, Entomología Agrícola y Entomología Forestal. Las funciones que tenía encomendadas abarcaban, por un lado, la investigación pura en relación con la determinación y clasificación de especies, incluyendo el incremento y conservación de una colección de insectos compuesta por millones de ejemplares; para ello se realizaban salidas al campo para muestrear y se llevaban a cabo labores destinadas a la preservación y cuidado del material. También se adquirían, cuando el presupuesto y la oportunidad lo permitían, colecciones enteras y se incorporaba a los fondos el nuevo material recolectado por colaboradores que el instituto tenía en distintos lugares. Por otro lado, se estimulaba la investigación que aportara beneficio directo a otros sectores (sanidad, agricultura, medio ambiente, etc.); en este campo se pretendía ofrecer un servicio de referencia y consultoría a nivel nacional[9]. Los primeros trabajos de Entomología aplicada estuvieron orientados a la conservación forestal[10]. Dado que desde una perspectiva económica existía gran interés en las repoblaciones forestales y en la protección de las cuencas hidrográficas, pronto van a contar con el apoyo del Patronato “Juan de la Cierva”.

El problema de la falta de personal científico y técnico suponía un reto, pues a consecuencia de la Guerra y del exilio se había perdido la mayor parte de la plantilla con la que contaba la antigua sección. Entre las diferentes estrategias que se sucedieron a lo largo del tiempo en cuanto a la incorporación de efectivos humanos, resalta la figura del colaborador científico, de larga tradición dentro del CSIC, personal cuya vinculación con la Institución permitía una flexibilidad adecuada a la falta de presupuesto.

El instituto mantuvo durante toda su trayectoria interés por la divulgación científica; en este sentido se organizaron cursos y conferencias y se dispuso de unas salas de exposición permanente que mostraban una selección significativa de insectos. Lo recaudado como entrada a esta exposición suponía una pequeña contribución[11] que revertía en el presupuesto del instituto y que ayudaba a la continua reclamación de medios, personal y dotación general que desde la dirección del IEE se realizaba en diferentes momentos[12]. Con una disposición también divulgativa se publicaba desde 1943 la revista GRAELLSIA (Martín Albaladejo y otros, 2014Martín Albaladejo, C.; Camacho, A.I.; Ramos, M.A.; Nieves-Aldrey, J.L.; Fernández, J. (2014). GRAELLSIA 70 años después: la era digital. Graellsia, 70 (2), p. e014, http://dx.doi.org/10.3989/graellsia.2014.v70.123.), dirigida tanto a los aficionados a la Entomología como a otros profesionales con intereses aplicados: médicos, veterinarios, ingenieros, agricultores, profesores, etc.

Se pueden distinguir tres etapas en relación a los directores que se sucedieron en el tiempo. La primera y más extensa fue la de Gonzalo Ceballos, que tuvo como secretarios a Eduardo Zarco (1941-1958) y Eugenio Morales Agacino (1958-1967). Le sucedió Ramón Agenjo (Selga y Templado, 1984Selga, D.; Templado, J. (1984). In Memoriam. Prof. D. Ramón Agenjo Cecilia (1908-1984). Eos, 60, pp. 7-21.), quien fue director desde 1967 a 1978 y secretaria de Dolores Selga Serra (1967-1984). Un cambio a destacar fue el producido en 1967 con la inclusión en el IEE del Departamento de Fauna del Suelo y Entomología Aplicada, del Instituto de Edafología y Fisiología Vegetal, también del CSIC, centro que tuvo una relación constante con el IEE por la coincidencia en temas de investigación similares entre sus profesionales. En esta época las secciones se ampliaron: Sección de Sistemática y Distribución, Sección de Entomología Experimental y Aplicada, Sección de Zoología del Suelo, Sección de Nematología y Laboratorio de Patología de Insectos. La dirección de la última etapa, de tan solo siete años de duración (1978-1984), estuvo a cargo de Salvador V. Peris (González Mora, 2008González Mora, D. (2008). In memoriam Excmo. Sr. Prof. Dr. Salvador Vicente Peris Torres (1922-2007). Boletín de la Asociación Española de Entomología, 32 (1-2), pp. 13-17.), quien organizó el IEE en tres departamentos: Departamento de Entomología Sistemática y Distribución, Departamento de Entomología Ecológica y Experimental y Departamento de Zoología del Suelo. Tanto las diferentes etapas como los diferentes estilos personales de la dirección del IEE tienen su reflejo en las series documentales conservadas.

En los años ochenta el CSIC llevó a cabo diversas reestructuraciones en sus centros, transformaciones a las que no fue ajeno el IEE. En 1984, por acuerdo de Junta de Gobierno de 2 de diciembre, este instituto pasó a ser uno de los cinco departamentos que componían la nueva estructura del Museo[13]; unos años más tarde la Colección de Entomología pasó al Departamento de Colecciones y el Departamento de Entomología quedó incluido en el de Biodiversidad y Biología Evolutiva.

2. PROYECTO PILOTO PARA LA NORMALIZACIÓN DE LA CLASIFICACIÓN DE LOS FONDOS ARCHIVÍSTICOS DEL CSIC Top

Los trabajos de organización y descripción del fondo del IEE coinciden en el tiempo con el “Plan de Actuación de Archivos del CSIC” redactado en 2012 por la Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación (URICI) en el ámbito de lo establecido por la normativa del CSIC. Esta Unidad (antigua Red de Bibliotecas) fue creada por resolución de la Presidencia del CSIC del 2 de junio de 2011 y asumió, entre otras funciones, la recuperación del patrimonio documental histórico. En el año 2013 se puso en marcha uno de los programas del plan dedicado a la identificación de fondos, en el que se abordó la necesidad de establecer un modelo único de clasificación documental para la estructura y funciones de todos los centros del CSIC. El objetivo era ofrecer a los bibliotecarios y archiveros un “cuadro de clasificación normalizado” para ser aplicado en la descripción multinivel del catálogo de archivos del CSIC. Aunque este catálogo de archivos comenzó a funcionar en 1998 aplicando la Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD(G) a los registros descritos bajo el formato MARC, la búsqueda por cuadros de clasificación era una nueva funcionalidad que se inauguró en junio del 2012 con motivo del “Día Internacional de los Archivos”. Con este nuevo acceso a la descripción multinivel se ofrece al usuario la información del contexto de los fondos de archivo, se describen los fondos, divisiones de fondo en series documentales y por último las unidades compuestas o simples. El “cuadro de clasificación normalizado” va dirigido a aquellos centros e institutos del CSIC con fondos históricos desde 1940 a 1980. En el Anexo 1 se ofrece una selección de la bibliografía utilizada para la realización de este cuadro de clasificación.

La primera versión del cuadro se presentó desde la Coordinación de Archivos de la URICI y fue revisada y modificada en diferentes reuniones durante ese año por el grupo de trabajo de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC[14]. Se decidió comenzar entonces por el fondo del IEE como “proyecto piloto” para la aplicación del cuadro de clasificación normalizado (Molina Nortes, 2014Molina Nortes, J. (2014). Cuadro de Clasificación para centros del CSIC (1940-1980): hacia una normalización en la organización de la documentación de instituciones científicas. Enredadera, 23, http://bibliotecas.csic.es/web/enredadera/numero-23 [consultado en junio de 2016].). Dos fueron los motivos fundamentales por los que se escogió este fondo:

• Por una parte, se trataba de un fondo con un volumen razonable de documentación (99 unidades de instalación) en el que estaban representadas las actividades más típicas de una institución científica de este periodo, lo que le hacía ser un buen modelo para la aplicación del sistema de clasificación propuesto. Además, el tema del fondo, relacionado con el área de ciencias naturales y agrícolas, era el idóneo por ser similar a otros conservados en la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC, como los del Instituto de Edafología y Fisiología Vegetal (Madrid), el de la Misión Biológica a Galicia (Pontevedra) o el del Instituto Pirenaico de Ecología (Jaca).

• Por otra, como integrantes del equipo del proyecto de investigación se contaba con especialistas en la organización de archivos del CSIC, miembros que conocían las características de estos fondos y la aplicación de la ISAD(G) aplicada al Formato MARC 21 dentro del catálogo de archivos del CSIC. Este aspecto facilitaba enormemente la comunicación en todas las tareas de gestión documental (Molina Nortes, 2013Molina Nortes, J. (2013). Metodología y técnicas para la gestión de archivos científicos, http://digital.csic.es/handle/10261/75302.).

El trabajo con el fondo del IEE permitió la identificación de las funciones y actividades reflejadas en la documentación de acuerdo con el modelo propuesto en el cuadro de clasificación, adscribiendo las diferentes agrupaciones documentales descritas en el catálogo a su correspondiente código de clasificación, código que reflejaba la categoría funcional a la que pertenecía. Por otra parte, en el proceso de descripción de títulos, tanto de series como de agrupaciones inferiores, se tuvo en cuenta como elemento prioritario la denominación de funciones más que de contenidos.

El fondo del IEE queda entonces estructurado en las cinco grandes agrupaciones del cuadro:

1. Dirección y Gobierno

2. Administración General y Secretaría

3. Investigación

4. Actividad académica y cultural

5. Servicios de apoyo a la investigación

En estas agrupaciones de primer nivel están recogidas las actividades más representativas de cualquier centro de investigación, grupos que, a su vez se subdividen en ocasiones hasta en tres y cuatro niveles más, quedando las series documentales adscritas a ellos. Las series de las funciones más generales están reflejadas en los puntos 1 y 2 y las series de funciones específicas desde el punto 3 hasta el 5. La propuesta va acompañada de un sencillo sistema de codificación compuesto por 18 códigos alfanuméricos significativos con los que clasificar fácilmente las series en el nivel jerárquicamente superior que corresponda. (Ver Anexo 2).

3. ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL FONDO DEL IEE Top

3.1. Estado de conservación, instalación y descripción general

El 20 de diciembre de 1984 la Junta de Gobierno del CSIC aprobó la supresión del IEE y la integración del personal, de la colección entomológica y de la biblioteca en el MNCN. La desaparición del instituto generó una nueva realidad administrativa. La ausencia de política archivística del CSIC, que por esa época aún no contaba con un plan integral de archivos, llevó al olvido los documentos que ya no eran de utilidad inmediata y práctica para la gestión, de forma que estos permanecieron abandonados en las dependencias del antiguo instituto, ahora museo. A partir de los años noventa la investigadora Dra. Isabel Izquierdo Moya[15], va recuperando y remitiendo en sucesivas transferencias al Archivo del MNCN la documentación del desaparecido IEE. Su contenido puede ser conocido de forma somera a través de las relaciones de entrega, aunque debido a la falta de personal no se culminaron todas las fases de organización y descripción pertinentes para la conservación final de la documentación.

El fondo documental tratado en este proyecto constaba de 99 cajas de archivo definitivo y sus fechas extremas comprenden los años 1923 hasta 1985. En el mes de mayo del año 2012 se realizó una revisión del fondo para tener una primera aproximación a su estructura y conocer sus características más relevantes. Se hicieron unos primeros exámenes y se analizó la información de los instrumentos de descripción disponibles. A partir de estos datos, se elaboró un informe en el que se identificaban a grandes rasgos las series documentales más representativas, así como otras agrupaciones más generales de las funciones del instituto; también se indicaba el tipo de ordenación, volumen, signaturas y fechas extremas de estas agrupaciones y se redactó una primera propuesta de actuación archivística, que finalmente no se llevó a cabo por falta de recursos humanos destinados al proyecto.

Es necesario aclarar que el fondo documental tratado no recoge la totalidad de la documentación producida por el instituto. Una parte del fondo se disgregó llegando al archivo en momentos diferentes y, en algunos casos, se encontró catalogada al comienzo de este proyecto. Se trata de documentación de carácter iconográfico, sobre todo dibujos y fotografías, que están incluidas en fondos especiales y cuyo contenido puede ser consultado en el Catálogo de Archivos del CSIC. Por otra parte, los papeles más vinculados a los investigadores han constituido, tradicionalmente, el fondo de “Personal Científico” dentro del archivo histórico del museo, por lo que allí también se encuentra documentación de algunos de los científicos que formaron parte del IEE.

Tanto para avanzar en el conocimiento del fondo a describir como para el estudio científico del propio proyecto de investigación, se realizó una copia en formato digital de los Libros de Registro de entrada y salida, libros que recogen los apuntes de los asuntos tratados en el centro desde 1941 hasta 1985. Este documento ofrece una información general reunida en una única unidad documental, de manera que permite abordar, en una primera aproximación, la investigación sobre las actividades diarias de la institución. La información de los Libros de Registro se vertió en una base de datos en Excel, disponible también para su consulta.

Se elaboró un somero inventario en Excel como instrumento de descripción en el que se consignaron los topográficos de las unidades de instalación. Por otra parte, las etiquetas que algunas cajas también aportaron información adicional sobre tipos documentales.

Respecto al contenido del fondo, tras la primera revisión se constató la falta de orden en la mayor parte de la documentación. Dentro de las mismas cajas contenedoras se encontraron mezcladas series de actividades diversas que abarcaban rangos cronológicos muy amplios; en apariencia parecía tratarse de un fondo con un volumen alto de documentos de apoyo informativo. Todo ello puede estar relacionado con la ausencia de un protocolo de archivo en el momento de la realización de las transferencias. Se encontraron también casos excepcionales en los que la documentación guardaba un cierto orden, cronológico o alfabético, como en la correspondencia mantenida por la dirección o la secretaría del centro, que alcanza un volumen aproximado de 27 cajas. Por una parte, se conserva una correspondencia administrativa, con información muy variada, que trata de todos los asuntos de gobierno y política científica de la institución, formada por oficios y minutas con sellos y registros de validación. Por otra parte, existe además otra correspondencia con un marcado carácter personal, relacionado con la labor propia de la investigación y conservación de la colección entomológica, cuya información es muy variada y de elevado interés para la historia de las actividades puramente científicas, intercambio de publicaciones, movimiento de ejemplares etc.

El bloque documental identificado como administración y gestión económica es el que apareció más desordenado, con gran número de fotocopias formando parte de los expedientes. Se comprobó que su contenido era diverso: gestión de las relaciones externas con otros organismos, informes de proyectos de investigación, expedientes económicos de su financiación, libros de contabilidad, gestión del patrimonio mueble e inmueble, gestión de los recursos humanos, etc. En ocasiones aparecían mezclados documentos de carácter científico, como los cuadernos del laboratorio de Entomología, diarios de actividades, etc.

En cuanto a su instalación, la documentación se conservaba en cajas de plástico, con agrupaciones de documentos en carpetas de diversos formatos y, en ocasiones incluso sin ellas (Figura 1); en general, se constató la presencia de un gran número de elementos metálicos, grapas, clips, etc. que fueron eliminados.

Figura 1. Estado en que se encontró la documentación del fondo del Instituto Español de Entomología [Descargar tamaño completo]

3.2. Organización de las series y acceso del fondo a través del catálogo de archivos y bibliotecas del CSIC

La serie documental permite abordar la aparente complicada estructura administrativa de un centro, al traducir y hacer accesibles las funciones, competencias y actividades de la institución reflejadas en los documentos conservados. En nuestro caso, la tarea de identificación de las series se ha visto determinada por las características del fondo ya comentadas, su carácter irregular e incompleto. El volumen de documentación varía de unas series a otras, circunstancia que no ha impedido reflejar en el cuadro de clasificación una estructura general más cercana a la verosimilitud administrativa que cabría encontrar en el archivo histórico de la institución.

Se han descrito un total de 31 series documentales. En todo momento se ha intentado ofrecer una descripción coherente y adecuada a su nivel, tratando de adaptar los recursos disponibles al volumen de trabajo y al siempre determinante factor tiempo. Los niveles inferiores de descripción elegidos se han adaptado a las peculiaridades y necesidades de cada serie, siendo mayoritario el nivel de unidad documental compuesta (expediente) y en ocasiones el de unidad de instalación (caja). Se han respetado los criterios de ordenación (cronológica, onomástica, alfabética o por materias) establecidos originariamente. En aquellos casos en los que se ha encontrado una evidente alteración del orden original, debido al paso del tiempo o a otros problemas de conservación, se ha tratado de reconstruir.

Cada una de las series ha sido descrita en un registro que ofrece los datos básicos: ordenación, data, contenido, signaturas, etc. Todos los registros de serie contienen un campo que le relaciona con el fondo y cada uno de los registros de niveles inferiores está relacionado, de la misma forma, con su correspondiente serie. Este campo dentro de los registros descriptivos del catálogo de archivos es el que permite establecer la descripción multinivel que marca la ISAD (G).

Al analizar el contenido de algunas de las series propuestas llama la atención su desigual pervivencia a lo largo del tiempo de vida del instituto. Quizá en algunos casos esto se deba a los problemas de conservación y transferencias detectados, pero también hay que destacar la impronta personal que han dejado los diferentes responsables de la institución, que adaptaron los recursos de personal disponibles y los diferentes estilos de trabajo a las circunstancias de cada momento.

Si bien el primer objetivo del tratamiento del fondo ha sido proporcionar una visión lógica del conjunto, la labor descriptiva no puede darse aún por finalizada. En este sentido, el proyecto es susceptible de ampliarse si así se valora en un futuro. Las series descritas conforme al cuadro de clasificación normalizado para centros del CSIC pueden ser consultadas en el catálogo de archivos del CSIC (Aleph) desde el registro descriptivo del fondo[16] (Anexo 3).

Entre las actividades que quedan reflejadas en la documentación descrita se distinguen unas funciones generales y otras específicas. Las funciones generales son las que van a quedar plasmadas en la documentación producida tanto por los órganos de gobierno, que se materializan en la correspondencia de los directores y secretarios, y en las actas de sesiones de sus órganos colegiados (Juntas de centro). También se han considerado funciones generales las producidas por los servicios de administración, como por ejemplo es la gestión de los recursos económicos, reflejada en la serie “Expedientes de gastos”, la serie de “Nóminas”, gracias a la cual se puede analizar la evolución de los recursos humanos o la serie “Expedientes informativos”. En las funciones generales también se incluyen las relaciones institucionales, que en general, tratan de la relación entre el IEE y los órganos centrales de dirección del CSIC, de los que depende para el desarrollo de las funciones que tiene encomendadas (serie “Correspondencia administrativa” que se compone de las comunicaciones recibidas y enviadas por el instituto que pasan por registro y llevan su correspondiente validación oficial), y los recursos patrimoniales (de memorias, convenios de colaboración, proyectos de obras, expedientes de adquisición de material, inventarios) que se recogen en las series “Memorias”, “Convenios de colaboración”, “Proyectos de obras”, “Expedientes de adquisición de material”, “Inventarios”, etc. Estas series aportan datos de interés para el análisis de actividades no sólo de tipo administrativo, sino también científico.

Entre las funciones de tipo específico se encuentra la actividad relacionada con la gestión de la colección entomológica y las relaciones profesionales de colaboración e intercambio científico representan fundamentalmente las funciones específicas de la institución y pueden analizarse a través de la riquísima serie de “Correspondencia científica” que mantiene orden y estructura durante casi treinta años seguidos (1941-1967), y a través de la cual pueden ser estudiadas las relaciones profesionales de colaboración e intercambio científico. Los avatares en la investigación de esta área disciplinar también pueden ser analizados consultando las series “Estudios e informes técnicos” y la de “Proyectos de investigación”. También son interesantes los “Diarios de actividades” (Figura 2) del laboratorio de Entomología anteriores a la creación del IEE, los “Expedientes de congresos”, “Informes técnicos” o los “Proyectos de investigación”. La gestión editorial de las revistas del instituto EOS y GRAELLSIA se puede estudiar a través de los “Expedientes de edición”. Las actividades culturales y de difusión del instituto se reflejan fundamentalmente en los “Expedientes de gestión de la exposición permanente”, en la correspondencia del registro de entrada y salida y en la serie exposiciones y divulgación cultural. Este fondo incluye por el momento sólo la documentación textual del instituto. Resta por incorporar la abundante documentación gráfica que se conserva, compuesta en su mayoría por dibujos científicos.

Figura 2. Diarios de actividades, cuadernos de laboratorio, libros de registro del fondo del Instituto Español de Entomología [Descargar tamaño completo]

3.3. Principales series documentales

Se describen a continuación dos de las series más relevantes del fondo. La serie de “Correspondencia científica” se corresponde con el periodo que ocupa la dirección del instituto de Gonzalo Ceballos, desde su creación en 1941 hasta 1967, año de su fallecimiento. Son sus productores, por tanto, el director y los dos secretarios. Destaca la participación muy activa de estos últimos, Eduardo Zarco y Morales Agacino, quienes en relación directa con el director atendieron todos los asuntos de la dirección científica: consultas sobre el contenido de la colección entomológica del instituto, identificación de ejemplares, intercambios con otras instituciones en relación a viajes de muestreo, congresos y publicaciones. En su tipología documental la serie se compone de las comunicaciones recibidas y enviadas: abundan las cartas, tarjetas postales, telegramas, y las minutas enviadas desde el instituto. En ocasiones se conservan los documentos adjuntos a la correspondencia: informes, memorias, etc.

Para la descripción de esta serie se ha tenido en cuenta el orden en que fue conservada. Sorprende su disposición y custodia en un único orden alfabético de corresponsales, continuado durante casi 26 años, aunque con el paso del tiempo el orden se volvió irregular, difícil de reconstruir e inadecuado para un archivo definitivo. Sucede que unas veces el orden alfabético se refiere a las personas y otras a las instituciones, acusándose muchas incidencias tanto de apellidos como de nomenclatura. Por falta de tiempo y dado su elevado volumen (16 unidades de instalación), se optó por agrupar individualmente e incorporar al catálogo únicamente aquellas correspondencias cuyo volumen fuera representativo, utilizando para ello los descriptores de personas e instituciones. Este recurso descriptivo no altera el orden original al tiempo que hace más accesible su consulta y permite en un futuro ampliar el catálogo que en la actualidad cuenta con más de doscientos registros de esta serie.

En cuanto a su contenido, como se ha señalado, recoge las principales actividades del instituto, su relación con otras instituciones e investigadores y la gestión de la colección entomológica, sobre todo intercambios, préstamos y donaciones. La temática tratada va desde campañas de muestreo al intercambio de ejemplares de insectos pasando por todos los diversos temas de colaboración científica en general y colaboración institucional. También se tratan asuntos relativos a las publicaciones de trabajos y al intercambio de información científica. Son abundantes los intercambios postales con otros países, entre otros Alemania, Austria, Gran Bretaña, Bélgica, Rusia, Chipre, Canadá, Finlandia y Portugal. Es, por tanto, recurrente el uso de otros idiomas, aunque, dado que el instituto contaba con un servicio de traducción, la mayoría de los documentos, sobre todo en lengua alemana e inglesa, conservan su versión en español.

No se considera necesario ofrecer la larga lista de científicos que integran esta correspondencia, pero sí destacar algunos nombres. Por una parte los entomólogos colaboradores del instituto que repartidos por diversos lugares establecen una relación fluida y fructífera, entre ellos: Anselmo Pardo (Melilla), Joaquín Matéu (Barcelona), Francisco Español (Barcelona) y Luis Báguena. Este último merece una mención aparte ya que se cuenta con más de doscientas cartas suyas que ofrecen una amplia visión de su extensa trayectoria y de la estrecha colaboración que tuvo con el instituto, tanto destinado en Guinea, Honduras o Valencia o trabajando en la sede de Madrid. Como entomólogo español sin la categoría de colaborador se puede mencionar a Ignacio Docavo.

Entre los entomólogos extranjeros con abundante correspondencia con el IEE destaca el ruso Boris Uvarov, los austriacos Max Beier, Wilhelm Goetsch y Stephan von Breuning, el finlandés Keith McE. Kevan y el portugués Antonio Barros Machado.

Ejemplo de relación institucional destaca la correspondencia con Gregorio Marañón en su calidad de Director del Instituto de Cultura Hispánica.

A partir de la dirección de Ramón Agenjo, y después de Salvador V. Peris, el carácter de la correspondencia cambia, constituyendo la serie denominada “Correspondencia de Dirección” y que incluye también la correspondiente a la secretaría de Dolores Selga, mantenida esta aparte. Su carácter es testimonio de las funciones de dirección y administración del instituto y su contenido incluye la gestión de actividades como relaciones institucionales, investigaciones, tesis, informes, convenios, cooperación, asuntos de personal y publicaciones del instituto. La dirección y la secretaría de estos dos periodos mantienen una correspondencia separada, pero se considera que tanto por su temática como por su función institucional, constituyen la misma serie.

La segunda serie que se desea destacar es la de “Edición de las revistas EOS y GRAELLSIA”, actividad relevante en casi todos los institutos del CSIC. Las dos revistas que el IEE gestionó fueron EOS y GRAELLSIA (Figura 3). La primera comenzó a editarse en tiempos de la JAE, en el año 1925. La segunda, GRAELLSIA, fue fundada en 1943 por Gonzalo Ceballos (Martín Albaladejo y otros, 2014Martín Albaladejo, C.; Camacho, A.I.; Ramos, M.A.; Nieves-Aldrey, J.L.; Fernández, J. (2014). GRAELLSIA 70 años después: la era digital. Graellsia, 70 (2), p. e014, http://dx.doi.org/10.3989/graellsia.2014.v70.123.).

Figura 3. Portadas de las revistas EOS y GRAELLSIA [Descargar tamaño completo]

Dada la falta de recursos y de personal especializado, la gestión y edición de las revistas EOS y GRAELLSIA fue asumida como una función más del director y el secretario. La serie se compone de las comunicaciones recibidas y enviadas por el instituto en relación a la actividad editorial. Por el momento sólo está recogida esta actividad en relación a la dirección de Ceballos.

Los tipos documentales más abundantes son las cartas y las minutas y entre los asuntos tratados se encuentran antecedentes sobre el envío, intercambio y solicitud de volúmenes o separatas, envío de artículos para corrección de pruebas de imprenta, gestión con distribuidores y otros editores, etc. Una serie complementaria a esta sería la “Correspondencia científica”, dado que en ocasiones puede haber antecedentes relativos a la gestión editorial.

Tanto la serie de “Correspondencia científica” como la de “Edición de las revistas EOS y GRAELLSIA”, se ha ordenado y organizado propiciando la elaboración de registros donde se ha recogido el asunto en el campo título y los oportunos índices onomásticos y de institución que facilitan la consulta.

4. CONCLUSIONES Top

Sin duda lo más novedoso de este proyecto archivístico es que ha servido de “proyecto piloto” para aplicar el nuevo Cuadro de Clasificación de Fondos de Centros del CSIC 1940-1980, una iniciativa que ha partido de la Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación dentro del programa de identificación del Plan de Actuación de Archivos del CSIC (2012). Se ha trabajado en la organización y descripción de un volumen de 99 unidades de instalación que suponen más de 35.000 documentos. Se ha realizado además, un trabajo de acondicionamiento físico de los documentos y resignaturización, utilizando para ello el material normalizado del Archivo Histórico del MNCN.

En este fondo han sido identificadas 31 series cuyos expedientes y agrupaciones han quedado descritos, hasta el momento, en 610 registros, accesibles a través del catálogo de archivos de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC.

Con este proyecto se pone en valor la importancia que tienen las series documentales en la descripción archivística, aspecto que no está implantado de forma sistematizada en todos los fondos de archivo del CSIC y que servirá para comenzar a desbrozar ese “bosque documental” con el que siempre nos encontramos a la hora de organizar la memoria histórica escrita de este complejo organismo de investigación que es el CSIC.

La labor realizada no podría entenderse sin la colaboración entre archiveros y científicos, una cooperación que ha sido tan útil y que sobre todo ha conducido a establecer objetivos concretos, factibles y prácticos, valorar la consecución de resultados a corto plazo y ha permitido alejarse de la dispersión que suele tentar cuando es amplio el volumen documental a tratar. El diálogo y la cercanía continua ha enriquecido el proyecto, los expertos en Entomología han ayudado a entender las funciones específicas de la institución, con las dificultades añadidas de conservar, acrecentar y disponer de manera sistemática un volumen ingente de esos pequeños seres que son los insectos. Por otra parte los investigadores se han beneficiado de inmediato del trabajo realizado. Además de hacer saber cuáles eran sus prioridades e intereses desde el mismo momento en que comenzó la catalogación documental, ésta podía ser consultada y por tanto utilizada como materia prima para la historia de la ciencia, tarea que se ha materializado en la publicación de varios artículos de investigación con información obtenida del fondo archivístico del IEE y otros más que están en preparación.

El proyecto se ha desarrollado acorde al principio de procedencia y orden original, utilizando para la descripción la norma ISAD(G). Las fases más importantes se han articulado partiendo del estudio de la institución productora, el análisis de la documentación existente y sus necesidades descriptivas y el estudio de las principales series conservadas. Los instrumentos de descripción resultantes, el catálogo accesible a través de Internet y el cuadro de clasificación desarrollado, dan la posibilidad de conocer de forma detallada la organización, competencias y funcionamiento de esta institución.

En definitiva, el proyecto descriptivo ha servido para contextualizar el acervo documental del IEE de acuerdo a las actividades generales propias de cualquier centro de investigación de este periodo de la historia del CSIC. La identificación y descripción de series ofrece al historiador de la ciencia una herramienta adecuada para decidir líneas de investigación sobre un aspecto determinado susceptible de ser estudiado.

Es de desear que la descripción del fondo se concluya en su totalidad, incorporando la documentación iconográfica del instituto y descendiendo a niveles de descripción inferiores en aquellas series que por su importancia lo requieran. De esta forma se completará el acceso a los documentos, ampliándose el conocimiento que tenemos actualmente del IEE. Así, los objetivos marcados han sido llevados a término pues la documentación es hoy más accesible y se encuentra disponible para ser utilizada por todos los usuarios interesados, a la vez que se ha construido una estructura de ordenación y descripción flexible, que ayudar a acometer trabajos futuros.

5. AGRADECIMIENTOSTop

Agradecemos al personal del Archivo del MNCN su dedicación a los fondos, especialmente a Manuel Parejo Paulino, por la inestimable ayuda que siempre nos prestó. A los alumnos de la Universidad Autónoma de Madrid, Ana Díaz Sal y Diego Márquez Ganuza y de la Universidad de Alcalá de Henares, Beatriz Balcells Gutiérrez, su colaboración y buena disposición en las tareas encomendadas. A Raquel Ibáñez González del CCHS, por su buena disposición para las consultas en las que nos ha atendido. Damos igualmente las gracias al personal de Biblioteca del MNCN por su apoyo y buen hacer en todas las consultas que les hemos realizado. A María Sánchez Luque la lectura crítica del manuscrito.

Este trabajo se enmarca dentro del proyecto de investigación titulado El Instituto Español de Entomología, CSIC (1941-1985): una etapa en la historia de una ciencia (ref. HAR2011-28621) que incluye entre sus objetivos la puesta en valor del fondo documental de esta institución. La realización de este estudio se efectuó entre febrero y agosto de 2013.

We are grateful to the staff of the Archives of MNCN for their commitment to the collection, specially to Manuel Parejo Paulino for the invaluable help he continuously provided. To the students Ana Díaz Sal and Diego Márquez Ganuza (Universidad Autónoma de Madrid) and Beatriz Balcells Gutiérrez (University of Alcalá de Henares) for their cooperation and willingness to carry out the tasks assigned. To Raquel Gonzalez Ibanez CCHS, her their willingness for consultations in which she has treated us. To the MNCN Library staff for their support and excellent work in all queries we have made them. We would also like to thank María Sánchez Luque, for her critical reading of the article.

This work is part of the research project entitled The Spanish Institute of Entomology, CSIC (1941-1985): a stage in the history of science (Ref. HAR2011-28621) which includes among its objectives the enhancement of documentary background of this institution. The realization of this study was conducted between February and August 2013.

6. NOTAS Top

7. REFERENCIASTop

ANEXO 1. BIBLIOGRAFÍATop

ANEXO 2. CÓDIGOS DE FUNCIONESTop

ANEXO 3. CUADRO DE CLASIFICACIÓNTop