La emergencia e implementación de las tecnologías de la información y de la comunicación a lo largo de las últimas décadas ha comportado un crecimiento exponencial y revolucionario de archivos y contenidos multimedia de todo orden y condición (Codina y Palma, 2001; Caridad y otros, 2011). Empresas y productoras del propio sector audiovisual, pero también fundaciones, asociaciones, archivos e instituciones públicas, así como empresas y corporaciones privadas de amplio espectro se han visto abocadas de forma creciente a gestionar activos digitales de naturaleza audiovisual y multimedia, muchos de ellos con indudable interés patrimonial (UNESCO, 2011; López-Yepes, 2015), que deben ser digitalizados para su preservación y mejor comunicación (Agirreazaldegi-Berriozabal, 2007; Kurz y otros, 2014). En el caso de España, ha sido precisamente la gestión documental del amplio volumen de archivos audiovisuales generado durante más de dos décadas por televisiones autonómicas y nacionales (Alfonso-Noguerón, 2009; Estrada-Nora-González y otros, 2009) lo que ha permitido conformar a estas mismas televisiones a lo largo del último lustro una amplia oferta de contenidos a la carta a través de Internet (Jiménez y otros, 2003; Anton y Guallar, 2014).

La necesidad e importancia de satisfacer adecuadamente la gestión documental de este caudal creciente de activos multimedia en las organizaciones contemporáneas ha promovido la aparición y desarrollo de a) nuevos modos de trabajo y nuevos profesionales especializados en la gestión de documentos audiovisuales digitales. (Aguilar-Gutiérrez y López-De-Solís, 2010), y b) una larga serie de gestores de activos de medios (Media Asset Manager, en adelante MAM), dedicados al almacenamiento, clasificación, organización, optimización, mantenimiento y preservación de todo tipo de elementos audiovisuales y multimedia (Codina, 2000b y VSN, 2015).

Aunque existen otros nombres para referirse a los programas dedicados a la gestión de imágenes en movimiento y activos multimedia en general, tales como Enterprise Content Management (ECM), Digital Media Management (DMM), o Digital Asset Warehousing (DAW), en la presente investigación nos decantamos y empleamos la categoría MAM (Media Asset Management), una subcategoría del más generalista DAM (Digital Asset Management). En relación con los gestores de bases de datos generalistas, los DAM y los MAM hacen más fácil y centralizado el flujo de trabajo, permitiendo un ahorro significativo de tiempo por la integración de éstos en el flujo de trabajo de las propias organizaciones que los emplean (Jiménez, 2003), convirtiéndose por ello en una herramienta fundamental y necesaria en los procesos contemporáneos de gestión documental avanzada.

Estos programas soportan habitualmente una serie de formatos que pueden ser tanto analógicos como digitales. En tanto que Sistemas de Recuperación de Información (SRI), el flujo de trabajo que realizan es el siguiente: primero capturan, digitalizan los formatos y los abren para poder realizar el análisis documental, es decir, la descripción, síntesis, indexación y catalogación de los activos audiovisuales básicamente a través de metadatos. Están llegando a ellos también las ontologías y las tecnologías derivadas de la web semántica (Viana y Alves, 2010; Kurz y otros, 2014) para mejorar la recuperación de la información como ocurre con el resto de SRI. Incorporan un potente motor de búsqueda para poder recuperar esos documentos de forma rápida, y más allá de las tareas asociadas al ámbito de la gestión documental, es deseable su integración con un potente editor de vídeo (algunos de ellos utilizan soluciones de edición de vídeo externas).

La ventaja fundamental que proporcionan con respecto a los gestores de datos genéricos es que a largo plazo nos permitirán ahorrar tiempo y dinero (Jiménez, 2003). Los MAM hacen más fácil y centralizado el flujo de trabajo, reducen el tiempo de búsqueda y encuentran documentos con mayor facilidad. Además editan materiales con rapidez, consiguen de una manera eficiente guardar dichos activos en los formatos correspondientes para la difusión de los mismos, consiguiendo así un ahorro significativo del tiempo en que los productos de dicha organización resultan finalmente accesibles.

Otra ventaja específica de los MAM es el control que tienen los usuarios de las distintas versiones que puede haber de un documento dentro del proceso de edición del mismo (Lnorris, 2015). También se deriva de aquí el control adecuado que deben facilitar de los permisos que tienen distintos grupos de usuarios para acceder a ciertos documentos, que pueden variar desde, por ejemplo, no poder acceder, hasta sólo visualizar o llegar incluso a poder editar el activo. Los accesos y cambios en las versiones quedan registrados automáticamente y visibles para los responsables de la organización.

Para las instituciones pequeñas como centros de documentación, archivos, bibliotecas, museos, el uso y aprovechamiendo de un MAM facilita y optimiza a) la capacidad de capturar y salvaguardar documentación analógica que podría estar perdiéndose en estos momentos por la degradación de los materiales que la sustentan, b) el adecuado procesamiento, tratamiento y gestión digital de éstos, así como c) la recuperación de información para los usuarios de forma remota (Lizarralde, 2009), porque permiten describir habitualmente tanto el documento globalmente como las distintas partes del mismo, ya que el usuario puede no buscar el documento completo (por ejemplo un largometraje), sino una parte del mismo (escena o secuencia de éste). La apuesta por uno u otro MAM no resulta fácil para estas instituciones, que deben analizar y valorar adecuadamente su elección en función de una larga serie de variables como el tipo de fondos documentales que posean, el volumen de activos a gestionar, su capacidad económica para acceder a soluciones propietarias, o su mayor idoneidad por soluciones libres (Tansley y otros, 2005).

El presente artículo tiene como objetivos realizar el análisis y la evaluación de una selección de sistemas de gestión documental de medios de plena significación en la actualidad, tanto para organizaciones que trabajan a diario con activos de naturaleza audiovisual y multimedia, como para aquellas instituciones dedicadas prioritariamente a la preservación, archivo y conservación de éstos, con el fin de ofrecer como resultado la discusión de las ventajas que nos proporciona cada uno de ellos, sus características distintivas, así como la evaluación de su perfil y adecuación organizacional.

De acuerdo con la problemática y los objetivos planteados, hemos realizado en primer lugar una revisión intensiva de fuentes documentales, bibliográficas y tecnológicas sobre los diversos gestores de activos de medios existentes en la actualidad, con el fin de permitirnos seleccionar un grupo reducido de éstos, sobre los que hemos desarrollado a continuación el análisis y evaluación posterior: 1) Tedial Media IT, 2) Avid IMAM (Interplay Media Asset Manager), 3) CatDV, 4) Documentum EMC/OpenText, y 5) Dédalo.

Tedial Media IT, hasta hace unos años conocido como Tarsys, es un MAM que tiene sus inicios en el departamento de Arquitectura de los Computadores de la Universidad de Málaga (Marcos, 2004). La idea derivó en un proyecto que pronto traspasó el ámbito universitario dando lugar a la empresa Tedial. La empresa está especializada en el almacenamiento jerárquico, Business Process Management, AST (gestor de librerías robotizadas), transcodificación y distribución de contenidos audiovisuales y multimedia (Tedial, 2016a). Tedial Media IT es utilizado por más de 50 referencias de alto nivel en más de doce países, entre ellos: RTVE, RTVA Canal Sur, Radio Televisión Valenciana (Alfonso-Noguerón, 2009), Forta, ESPN, GolTV, Televisa, La Sexta, etc. (Tedial, 2016b), siendo la empresa española más potente de este sector. Básicamente ofrecen dos versiones, una para grandes empresas y otra más asequible donde los clientes acceden a la documentación de forma remota. En el caso de RTVE, la propia empresa destacaba recientemente su adopción de esta solución por su “carácter pionero e innovador que proporciona una ventaja competitiva por su capacidad de integración global, uno de los puntos fuertes de la tecnología de Tedial” (RTVE, 2017).

AVID Interplay Media Asset Manager es el mejor ejemplo de MAM que proviene del mundo de la edición de video. La empresa AVID fue pionera hace más de 25 años por la edición de video no lineal (Avid, 2016a), y en el año 2010 adquirió Blue Order, empresa dedicada a la gestión multimedia a la que renombró como IMAM (Interplay Media Asset Manager), ofreciendo una solución que gestiona el ciclo de vida completo de los activos (Avid IMAM, 2010). Son clientes de Avid IMAM, entre otros Nine Network Australia, Fuse TV, SVT, Discovery Channel, TVC Moscow Media Archive, Estonian Public Television, el Grupo M6 francés, DHX Media, futures lab Macquarie University (Avid, 2016b). Se comercializa con distintos precios según el número de licencias, capacidad de almacenamiento, servicios de instalación, y/o años de soporte. Precisamente, Anne Loi, vicepresidenta ejecutiva de operaciones globales de DHX Media, destacaba tras llegar recientemente a un acuerdo a largo plazo con Avid: “Nuestro acuerdo con Avid nos permitirá lograr una mayor eficiencia y ahorro de costes durante el plazo del acuerdo en comparación al que podríamos tener con proveedores independientes distintos para cada decisión que debamos tomar” (GlobeNewswire, 2017).

CatDV es un MAM premiado ampliamente (The Vidy Award 2010, Creative COW Magazine o Queen’s Award for Enterprise), con un precio y prestaciones orientadas a un segmento de organizaciones distintas a las de Tedial Media IT o Avid IMAM. Propiedad de Square Box System (Square Box, 2016a) su característica distintiva es su versatilidad y adaptabilidad a distintos tipos de usuarios, tal y como evidencia la diversidad de clientes que hacen uso de éste como editoriales, festivales, museos, Cirque du Soleil, televisiones, ópera, retransmisiones deportivas, universidades, o empresas de derechos humanos entre otras (Square Box, 2016b). Ofrece desde soluciones de edición estándar de bajo costo o de edición profesional, hasta edición workgroup para compañías pequeñas, y de edición empresarial para corporaciones audiovisuales (Square Box, 2016c). Dennis Lisonbee, uno de los miembros fundadores del departamento de medios digitales de la Utah Valley University, destaca sobre su adopción de CatDV: “Al tratarse de una de las soluciones MAM más ampliamente implementadas de la industria de los medios de comunicación, que soporta algunos de los flujos de trabajo multimedia más sofisticados del mundo, sabíamos que sería lo suficientemente robusto como para manejar incluso nuestros proyectos de video más grandes. Al mismo tiempo, CatDV es fácil de aprender y desplegar y ofrece un costo de propiedad extremadamente bajo, lo que lo convierte en un componente ideal de nuestro currículum de capacitación” (Lisonbee, 2017).

Documentum EMC, ahora Documentum OpenText, es actualmente el líder mundial en el sector DAM (Digital Asset Manager) como producto orientado a grandes organizaciones de EMC Corporation (EMC, 2016a), una multinacional que cotiza en bolsa e integra el NASDAQ, fue adquirida primero por Dell en 2015 y más recientemente por OpenText en 2016. Hemos escogido este producto como ejemplo de lo que hace (y lo que no hace) un DAM, y como contrapunto a programas gratuitos o de pequeña escala. Aunque resulta sin duda un muy buen gestor documental, siendo como es un DAM no integra en la plataforma ningún elemento para la digitalización del material audivisual analógico, ni posee un editor de vídeos integrado. Son clientes suyos la Agencia Espacial Europea, o grandes multinacionales farmacéuticas, aseguradoras, del mundo de la energía o del ámbito público como el condado de Los Ángeles o el ayuntamiento de Madrid, entre otras (EMC, 2016b). Sus lanzamientos y nuevas versiones generan amplia expectación tanto profesional como académica (Manafy, 2002). Precisamente, Mercedes Lozano, Jefa de Servicio Portales y Contenidos de Informática del Ayuntamiento de Madrid, hace hincapié en que Documentum EMC les permite optimizar sus gastos y ser pioneros en su ámbito: “Somos pioneros dentro del sector público en España en ofrecer a la ciudadanía servicios electrónicos, y basarlos en un modelo de plataforma cloud como el de OpenText, que permite optimizar los costes de gestión de la web manteniendo su total disponibilidad” (ElEconomista.es, 2016).

Finalmente, Dédalo, el último de los cinco MAM seleccionados, ejemplifica los MAM de uso libre. Dédalo nació originalmente de la colaboración de la empresa Render y del Museu Valencià d’Etnologia, y en el año 2009 sus responsables tomaron la decisión de crear una plataforma de desarrollo y liberar el programa con licencia GPL (General Public License). Como solución de código abierto, Dédalo está en uso en instituciones públicas como el Museu de Prehistòria de València, el Museu de la Paraula, la Colección de fondos del Museu Valencia d’Etnologia, o el Memorial Democràtic (Banco audiovisual de la Memoria Democrática), entre otros (Dédalo, 2015a). Dédalo es tanto una aplicación web, como un gestor tanto de texto como de imágenes y de material audiovisual, con una estructura de trabajo multiusuario, multitesauro, multiidioma y multiproyecto (Dédalo, 2015b). Para su análisis y evaluación hemos considerado la versión básica de éste, la del programa con licencia GPL. En opinión de Pascuala Morote (Universitat de València) y de María José Labrador (Universidad Politècnica de València), las principales novedades o aportaciones del sistema Dédalo respecto a otros programas de gestión del Patrimonio Inmaterial son las siguientes: “Dédalo es un sistema de libre distribución; gestiona el material audiovisual de manera eficiente. Es capaz de encontrar un fragmento de 30” relacionado con un tema dentro de una entrevista de 90’ y servirlo instantáneamente. Gestiona el contenido de manera no destructiva, conservando los cambios que se realizan dentro de los datos y no permite la destrucción accidental” (Morote y Labrador, 2013).

En nuestra selección hemos querido mostrar el variado ecosistema de gestores documentales audiovisuales y multimedia existentes en la actualidad. Así, hemos buscado mostrar soluciones de software que a) han sido creadas por empresas que desde un primer momento se han dedicado a este campo (Tedial Media IT y CatDV), b) han sido creadas por empresas que comenzaron con la edición de video y que posteriormente han desarrollado también este tipo de soluciones (Avid IMAM), c) que han sido ideadas originalmente como gestores de contenidos digitales o Digital Asset Managers pero con capacidades como MAM (Documentum EM), así como d) herramientas de trabajo de uso abierto para la creación de una gestión documental colaborativa (Dédalo). Asimismo, hemos considerado igualmente para la elección final su prestigio alcanzado, premios recibidos y clientes que posee, e igualmente hemos descartado incluir en nuestra selección todos aquellos programas que no poseían algunas de las características consideradas imprescindibles.

A continuación, hemos procedido a sistematizar las características generales y por módulos que debiera tener un gestor de activos de medios a partir tanto de las descripciones y análisis previos de Jiménez (2003), Claman (2007) y VSN (2015), como mediante la consulta de monografías, informes técnicos, e información disponible sobre software MAM (data sheet, white paper, resúmenes del producto) en páginas web especializadas, así como en las versiones electrónicas de la prensa especializada en la materia.

El resultado de nuestra revisión y sistematización nos ha permitido obtener una ficha de análisis y evaluación de 24 elementos a satisfacer por un MAM organizados en cinco secciones específicas: i) Características generales; ii) Módulo de ingesta; iii) Módulo de análisis documental; iv) Módulo de búsqueda y recuperación de información; y v) Módulo de edición (tabla I).

Una vez sistematizados los elementos de análisis y evaluación que debe reunir y poseer preferentemente un MAM para ser capaz de llevar a cabo su función de forma plenamente satisfactoria, hemos procedido a su contraste y comprobación en cada uno de los cinco sistemas para la gestión documental de activos multimedia en organizaciones seleccionados, lo que nos ha permitido determinar la satisfacción o no, así como los valores alcanzados por los elementos en evaluación en cada uno de éstos. En nuestro proceso de evaluación hemos tenido en cuenta igualmente la opinión de los propios fabricantes de estos productos que han respondido a nuestras consultas por correo electrónico y/o por vía telefónica.

Hemos considerado sistemas de evaluación que gradúan la evaluación, como los de Anton y Guallar (2014) o Guallar y otros (2012) donde 0 es inexistencia de cumplimiento del ítem, 1 nivel bajo de cumplimiento del ítem, 2 nivel medio y 3 nivel alto, así como otras escalas de puntuación mixtas como la de Codina (2006). Finalmente, hemos optado por un análisis binario de evaluación Sí/No de estos programas, otorgándole al Sí un valor de 1 y al No un valor de 0, lo que nos ha permitido ofrecer resultados cuantitativos satisfactorios a) de cada uno de los módulos evaluados, b) de cada uno de los cinco MAM, así como c) un análisis final global de los cinco MAM en conjunto.

Presentamos a continuación los resultados desglosados en cinco subapartados, correspondientes respectivamente a cada uno de los cinco módulos de análisis de cada uno de los MAM seleccionados. Ofrecemos para ello una tabla resumen del comportamiento y de las respuestas obtenidas por cada uno de los programas con respecto a los ítems analizados, así como una descripción y valoración de los resultados obtenidos.

Los cinco MAM objeto de la presente revisión, análisis y evaluación ejemplifican la amplia diversidad de alternativas en este mercado. Cada una de las soluciones existentes está orientada generalmente hacia un sector empresarial u organizacional específico. Su habitual arquitectura modular y escalabilidad configuran un rico ecosistema de soluciones entre las que elegir. Dependiendo de si la organización interesada en adoptarlos requiere cubrir con ellos una amplia variedad de flujos de trabajo o bien sólo una parte de los mismos, de las funcionalidades específicas que se persiga satisfacer, así como del coste dispuesto a sufragar, la elección debe conducir a una u otra de las opciones existentes. En resumen, no hay ningún MAM que sea el mejor en todo o el mejor para todos los usuarios. Más bien cada producto es adecuado para un sector o usuario determinado.

Tal y como los resultados de la presente investigación evidencian, los cinco MAM analizados resultan sin duda satisfactorios y adecuados en líneas generales en relación con el conjunto de características/funcionalidades evaluadas, aun cuando el rango de resultados alcanzados subraya y remarca tanto la identidad propia de cada uno de ellos, como el enfoque y segmento organizacional al que van dirigidos prioritariamente cada uno.

El análisis y evaluación de las características generales nos ha permitido concluir la satisfacción general de éstas en Tedial Media IT, en Documentum, y en Avid IMAM, tres soluciones que muestran así una corrección global excelente. Por contra, consideramos deficiente tato la capacidad de coordinación y actualización modular, como la elección de idiomas que ofrece CatDV. En el caso de Dédalo constatamos mejorable su distribución de contenidos, así como el control de accesos y trabajo en grupo.

Con respecto al módulo de ingesta de activos, de nuevo Tedial Media IT y Avid IMAM destacan con el mayor número de formatos audiovisuales de origen soportados, seguidos de cerca por CatDV y por Documentum. Dédalo se muestra en cambio más limitado en cuanto a formatos soportados. Asimismo, con respecto a otras funcionalidades afines a la digitalización como la posibilidad de ingesta por lotes o en paralelo, de catalogación en directo, de creación de segmentos durante la ingesta, de importación y/o modificación de códigos de tiempo originales, constatamos como ni Documentum ni Dédalo disponen propiamente de un módulo de digitalización, disponiendo de éste y resultando globalmente adecuado tanto Avid IMAM como Tedial Media IT, y en menor medida, CatDV. Como DAM que es, Documentum destaca en el manejo de otros activos. Dédalo no consigue destacar en ningún ítem del módulo.

Respecto al módulo de análisis documental, los únicos MAM de entre los evaluados que satisfacen el conjunto de epígrafes analizados han resultado nuevamente tanto Avid IMAM como Tedial Media IT. Por contra, CatDV no integra tesauros en el propio programa, ni tampoco lo hace Documentum. Éste último, junto a Dédalo, no incorporan la posibilidad de transcripción a texto escrito de los archivos de audio, una funcionalidad de interés en los MAM. Igualmente, en Dédalo, hemos constatado su capacidad insuficiente de indización con estándares de metadatos, así como la indización automática de los activos.

El módulo de búsqueda y recuperación de información ha sido el único de los evaluados en el que todos los MAM han resuelto satisfactoriamente todos los epígrafes analizados. Todos ellos tienen una de sus señas de identidad básicas precisamente en este módulo, permitiendo por igual tareas avanzadas como la previsualización de los resultados, la elección de operadores de búsquedas, u otras afines.

Finalmente, con respecto al último de los módulos analizados, el de edición de los activos audiovisuales y multimedia gestionados, sólo Tedial Media IT y Avid IMAM han demostrado disponer de módulos de edición suficientemente avanzados. CatDV, con un módulo de edición de video escaso, o Documentum y Dédalo, sin tales funcionalidades integradas, adolecen en este campo.

A la vista de los resultados obtenidos por cada uno de los programas analizados podemos concluir que programas como Tedial Media IT o Avid IMAM resultan soluciones adecuadas para organizaciones como cadenas de televisión, corporaciones audiovisuales, o empresas de cierto tamaño con numerosos activos en su haber, que necesitan de una gestión integral de los mismos por parte de toda la empresa y de un programa que facilite el trabajo colaborativo en la producción cinematográfica o en el mundo del Rich Media. Ambas soluciones, Tedial Media IT y Avid IMAM resultan sin duda capaces de poner en servicio archivos históricos con miles de horas de video en la web, así como gestionar el flujo de trabajo de grandes productoras, deportes en directo, o de postproducción audiovisual y multimedia.

En el caso de empresas y profesionales de ámbitos más generalistas, que necesiten además de un programa con un precio contenido, CatDV se muestra una solución globalmente más adecuada, capaz de gestionar sus activos audiovisuales y multimedia de forma satisfactoria. El target organizacional de CatDV lo forman así más propiamente profesionales autónomos, empresas de tamaño medio como agencias publicitarias, festivales de música, museos, equipos de futbol, o pequeños canales de televisión, entre otros.

Documentum ha demostrado su excelencia como DAM dirigido a grandes multinacionales o grandes organizaciones públicas que poseen documentos audiovisuales y otro gran número de documentos de otro tipo como textuales o de imágenes fijas, aunque también sus limitaciones como MAM. Documentum resulta un producto muy atractivo para organizaciones de gran tamaño por su facilidad de uso y por gestionar documentos con un control de permisos profesional avanzado muy satisfactorio, aun cuando no disponga de funcionalidades de edición de los activos que gestiona.

Finalmente, Dédalo se ha demostrado el MAM analizado con mayores carencias en relación al resto. Por su naturaleza de software libre de acceso abierto y gratuito, lo consideramos una solución adecuada para empresas emergentes o instituciones culturales con bajo presupuesto, que toman partido y apuestan por las tecnologías 2.0, la búsqueda y elección de soluciones Open Source, así como por el trabajo en red. Si soluciona los problemas detectados, la consideramos sin duda una opción de gran potencialidad en el futuro para un espectro plural de agentes e instituciones culturales.