En este artículo se presentan los resultados de un estudio de los portales de archivos de las Comunidades Autónomas españolas, que dan acceso, en mayor o menor medida, a su patrimonio documental; y del Portal de Archivos Españoles (PARES), que da acceso a los fondos estatales. A efectos de este artículo, usamos el término portal tal y como se describe en el Portal de Archivos Europeos, esto es, un instrumento que proporciona acceso conjunto a los fondos y documentos de las instituciones archivísticas (Bredenberg y Jagodzinski, 2014).

El trabajo ofrece una panorámica de la situación actual de los portales y una reflexión sobre los aspectos estratégicos a mejorar. Para el análisis se han tomado en cuenta tres puntos de vista presentes en el debate actual sobre la difusión del patrimonio documental: la transparencia, la interoperabilidad y la orientación a los usuarios.

La transparencia aboga por acercar la información pública a todos los ciudadanos. En España existe legislación sobre la transparencia y acceso a la información pública desde 2014 (España. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno). Además, los ciudadanos son cada vez más exigentes al demandar un acceso sencillo y comprensible a la información. Se trata pues de que toda la información de los archivos esté disponible de forma completa y además en formatos abiertos para que los usuarios la puedan reutilizar de acuerdo a sus propios intereses. En este sentido, ¿puede afirmarse que los portales de archivos de las Comunidades Autónomas ofrecen inventarios completos y reutilizables?

La segunda perspectiva de análisis es la cooperación y el acceso conjunto al patrimonio, en este caso, europeo. Europa aboga por la interoperabilidad tal y como se reconoce en la European Interoperability Strategy (2010) desarrollada por la Comisión Europea para interactuar entre las administraciones públicas. Desde las instituciones europeas existe una voluntad de crear portales únicos de acceso al patrimonio cultural. En este sentido destaca la existencia desde el 2012 del Portal Europeo de Archivos, financiado inicialmente por la Comisión Europea y, en la actualidad, bajo la tutela de Archival Portal Foundation, que proporciona un acceso conjunto en Internet a los archivos europeos (Bredenberg y Jagodzinski, 2014). También debe mencionarse Europeana, cuyo proyecto abarca los objetos digitales de archivos, bibliotecas, museos y colecciones audiovisuales. ¿Qué presencia tienen los archivos españoles en estos portales? ¿Están preparados para que el portal europeo pueda recolectar las descripciones de los instrumentos de descripción en España? ¿El concepto del Linked data se ha introducido en los archivos?

La tercera perspectiva se refiere a las posibilidades de explotación de los portales por parte de los usuarios. Por un lado, los portales tienen que satisfacer las expectativas de una gran variedad de personas, que consultan los documentos de archivo con intereses muy diversos. Por otro, los usuarios quieren ser autónomos e independientes en las consultas, por lo que necesitan unos instrumentos de descripción que sean comprensibles y sencillos de usar. Finalmente, las innovaciones tecnológicas exigen que los portales estén preparados para interactuar con los usuarios en un diálogo dinámico, en el que dichos usuarios puedan ser también protagonistas, incluso de la descripción. ¿Hasta qué punto los instrumentos de descripción y servicios y productos en la web son comprensibles para esta variedad de usuarios?

Internet ha incrementado la cantidad de documentos de archivo e instrumentos de descripción disponibles en red, pero es discutible que esta circunstancia haya contribuido a que sean más accesibles. Durante la primera década del siglo XXI se ha producido un avance importante en la normalización. De este modo se han desarrollado los estándares de descripción archivística: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF e ISDIAH, así como los esquemas de metadatos: Encoded Archival Description (EAD), Encoded Archival Context (EAC), Encoded Archival Guide (EAG) para la interoperabilidad. No obstante, no existe ningún estándar, ni internacional ni nacional, sobre la elaboración de los instrumentos de descripción que defina la terminología, la presentación de las unidades de descripción, los elementos que deben contener, la disposición de estos e incluso la finalidad. El único documento que indica cómo elaborar una guía para la preparación y presentación de las descripciones de archivo de acuerdo con las normas ISAD(G) es un informe del Consejo Internacional de Archivos (CIA/ICA) de 2001, titulado Report of the Sub-committee on Finding Aids for the preparation and presentation of finding aids, que adolece de ser demasiado general y ya anticuado. La falta de estandarización y la diversidad de formatos de presentación de los resultados constituyen una barrera para el acceso (Yeo, 2010).

Las aproximaciones teóricas a la recuperación de la información archivística promueven la necesidad de utilizar las prestaciones de las tecnologías de la información para renovar los instrumentos de descripción. Abogan además por diseñar instrumentos de descripción orientados a los usuarios (Gordon Daines y Nimer, 2011; Alfier y Feliciati, 2013). Una parte de la literatura científica se ha focalizado en evaluar dichos instrumentos de descripción desde la perspectiva de los usuarios, a partir de los métodos estudiados en los sistemas y servicios de información de las bibliotecas. En este ámbito, uno de los primeros en enfatizar la evaluación desde la perspectiva de los usuarios es el ya clásico libro de Bawden (1990), User-oriented evaluation of information systems and services. En el ámbito de archivos podemos destacar los tres estudios siguientes: Daniels y Yakel (2010) presentaron un experimento que analizaba las estrategias de búsqueda realizadas por usuarios de archivos para analizar la funcionalidad de las búsquedas booleanas y las búsquedas por índices; el objetivo era aplicar los resultados al diseño de las interfaces de los instrumentos de descripción. En 2010, Chapman publicaba un análisis empírico de cómo interactúan los usuarios con los instrumentos de descripción y Feliciati y Alfier (2014b), publicaban las premisas para un modelo de calidad de archivos en línea, centrado en los usuarios.

La disponibilidad de los instrumentos de descripción en la web ha ampliado el espectro de usuarios. Muchos de ellos no tienen conocimientos de cómo se elaboran los instrumentos de descripción en los archivos y tampoco saben interpretarlos. Duff (2010) señala que si bien el interés de los archiveros por los servicios de referencia ha sido tradicionalmente muy limitado, existe una corriente que aboga por una actitud proactiva para dar a conocer los documentos de los archivos a los usuarios habituales y a los nuevos.

En España, Diego Navarro Bonilla (2001) exponía la necesidad de poner en valor los servicios de referencia en los archivos, así como delimitar las áreas de trabajo y realizar estudios de usuarios, con el objetivo de pensar nuevas maneras de difundir la información. Desde entonces poco se ha escrito en España sobre estudios de usuarios e instrumentos de descripción orientados a estos más allá de los textos que analizan experiencias concretas. En este sentido, cabe destacar los diferentes artículos que se han publicado sobre PARES (Sánchez Mairena, 2010; García-González y Chaín Navarro, 2010; Ruiz Astiz, 2013) que resaltan el éxito de la plataforma en la difusión del patrimonio documental entre un público amplio. También se puede reseñar el artículo sobre Arxius en línea de la Generalitat de Catalunya (Magrinyà y otros, 2014) donde además de aportar cifras sobre la evolución del portal, se apuesta por el desarrollo futuro de un portal de archivos catalán (que aún no está en marcha). De hecho, la nueva concepción de los instrumentos de descripción trata de superar la concepción tradicional en la que se asume que el público de los archivos es minoritario y especializado.

En esta línea, el modelo Records in Context (RiC-CM) en el que actualmente está trabajando el Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD), del Consejo Internacional de Archivos, propone un modelo más centrado en el usuario en que la “única premisa válida será responder a las necesidades que se planteen los usuarios de los archivos” (Requejo Zalama, 2015). En este sentido el objetivo es construir un instrumento más dinámico con el fin de hacer más visible el patrimonio documental. El modelo propone una evolución del concepto de descripción multinivel a la descripción multidimensional -en lugar de una descripción jerárquica nos encontramos con una descripción en red- (EGAD, 2016), lo que necesariamente comporta el desarrollo de interfaces de usuario más sofisticadas que traten el acceso multidimensional a los documentos.

La interoperabilidad también tiene una presencia destacada en la bibliografía. En la actualidad, son especialmente significativas las propuestas relacionadas con linked open data (LOD) para compartir descripciones archivísticas, vincular las descripciones con fuentes externas y realizar búsquedas enlazadas. En este sentido es necesario mencionar las propuestas de uso de lenguaje de las ontologías OWL (Sánchez Alonso y otros, 2008), o de esquemas XML (Gartner, 2014) para la representación de los estándares de descripción archivística, que permitan la interoperabilidad semántica.

El trabajo de Gracy (2015) explora la posibilidad de utilizar las tecnologías LOD para crear vínculos con fuentes externas y normalizar puntos de acceso archivísticos. El análisis de la compatibilidad de las estructuras de datos permite a la autora concluir que es necesario incrementar la especificidad de las etiquetas EAD para ser más efectivos. El trabajo de Eito-Brun (2016) describe la implementación de un protocolo Search/Retrieve URL (SRU) para acceder de forma remota a repositorios de registros de autoridad en EAC/CPF desde diferentes esquemas de metadatos y así mejorar las descripciones.

Desde el punto de vista de la recuperación de información, el artículo “Gestión de fondos de archivos con datos enlazados y consultas federadas” (Hidalgo-Delgado y otros, 2016) explica el desarrollo de una plataforma experimental para utilizar datos enlazados y realizar búsquedas federadas a partir de las tecnologías Open Archive Initiative-Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH).

La literatura científica también se ha ocupado de la evaluación de los instrumentos de descripción en línea. Para el contexto hispanoamericano destaca el estudio de Más Bleda y Chaín Navarro (2009) que analiza las prestaciones de los instrumentos de consulta presentes en los archivos nacionales a partir de un conjunto de elementos y prestaciones que deberían contener. Los resultados de la investigación indican que sólo ocho archivos de los dieciocho estudiados proporcionan algún instrumento de consulta. Giménez-Chornet (2011) analizó tres aspectos de los instrumentos de descripción en la web: el funcionamiento de las búsquedas por productor, la interrogación a través de la indexación y la interoperabilidad web. Resaltaba a partir del análisis de casos las posibilidades de mejorar dichos instrumentos con el uso de las tecnologías web 3.0.

Más ambicioso es el artículo de Faba Pérez y Sanz Caballero (2014), que propone un modelo para evaluar las prestaciones de las páginas web de los archivos. Las autoras centran el estudio de caso en 287 archivos españoles. El objetivo es evaluar la calidad de las páginas web y relacionarlas con el PIB de cada Comunidad Autónoma española. Su conclusión es que no existe una relación proporcional entre el nivel económico de la región y su posición en el ranking de calidad. Por ejemplo, una de las regiones con uno de los PIB per cápita superior, Cataluña, sólo tiene un 2,7% de sus archivos en la zona 1 del ranking.

Los estudios sobre análisis de la calidad en los portales de archivos concluyen, justamente, en la falta de calidad, sobre todo desde la perspectiva de los usuarios. Esta es una de las conclusiones del estudio de usuarios realizado por Feliciati y Alfier (2014a) entre 80 usuarios de un portal italiano. En esta obra se ofrece además un método para crear un modelo de evaluación de la calidad centrado en los usuarios que analiza cuatro aspectos: terminología, estructura jerárquica, herramientas de búsqueda y visualización de los contenidos.

Como decíamos, el objetivo principal es analizar y evaluar las características de los portales de archivos públicos de las Comunidades Autónomas españolas y de PARES en base a tres ópticas: la transparencia, la interoperabilidad y la orientación a los usuarios. De este objetivo se derivan cuatro preguntas de investigación:

El Estado español dispone de dieciocho sistemas archivísticos: el estatal y el de las diecisiete Comunidades Autónomas. En virtud de la Constitución española y de los diferentes estatutos, se atribuye a las comunidades la competencia exclusiva en materia de archivos, excepto los de titularidad estatal. Corresponde pues a éstas el desarrollo legislativo y determinar cómo y con qué instrumentos impulsar una política archivística coordinada y coherente que asegure la gestión, la conservación y la difusión de su patrimonio. Aunque la legislación y la normativa sobre archivos de las Comunidades Autónomas no es homogénea, en todas ellas se contempla, de forma explícita o implícita, la obligación de describir correctamente los fondos del patrimonio documental y de hacerlos accesibles a los usuarios. Asimismo, en virtud del último despliegue normativo relacionado con la administración electrónica (España. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos; Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica) se añade la obligación de que los documentos y los expedientes electrónicos incorporen desde su creación metadatos que permitan el control y la interoperabilidad entre administraciones. Las leyes de transparencia (además de la ley estatal, la mayor parte de comunidades han aprobado ya sus leyes respectivas)1 han reforzado la obligación legal de hacer accesible la información pública en formatos reutilizables.

En este trabajo se han analizado las Comunidades Autónomas que disponen de un portal de archivos que, en mayor o menor medida, tiene la voluntad de dar acceso a los instrumentos de descripción de los archivos del sistema. El resultado es el análisis de los catorce portales siguientes: Archivos de Asturias; Arquivos de Galicia; Archivo General de la Región de Murcia; Archivos Municipales-Portal del Gobierno de la Rioja; ARTXBIC: Euskadiko Artxibo Historikoa; Arxius en línea [Generalitat de Catalunya]; DARA: Documentos y Archivos de Aragón; Navarra Archivos; Portal de Archivos de Andalucía; Portal de Archivos de Castilla y León; Portal de Archivos de Extremadura; Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid; Portal de Archivos y Bibliotecas [de Castilla-La Mancha];2 SAVEX: Sistema Arxivístic Valencià en Xarxa. A esta lista se añade PARES, el proyecto del Ministerio de Cultura que tiene como objetivo difundir los fondos digitalizados de los archivos estatales.

Quedan fuera de este estudio aquellas Comunidades Autónomas que no disponen de un portal, esto es, el Gobierno de Canarias, Islas Baleares y Cantabria. En el caso de esta última, existe una web denominada Portal de Archivos de Cantabria, que contiene un directorio de archivos cántabros con enlaces a sus respectivas páginas, pero no dispone de la base de datos de los documentos. Tampoco se incluyen las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla.

La herramienta para la recogida de la información ha sido una plantilla confeccionada ad hoc por las autoras. Para establecer el listado de indicadores a incluir se han tenido en cuenta aportaciones de diversos orígenes: el trabajo de García-González y Chain-Navarro (2010) que examinaron el proyecto PARES a partir de un modelo de análisis propio construido con aportaciones previas; dicho modelo define seis indicadores: gestión de funciones, descripción del contenido, facilidad y claridad de las ayudas, lenguajes de interrogación, capacidad de recuperación y recuperación de las imágenes. Se han estudiado también las aportaciones de Giménez-Chornet (2011), que analiza los sistemas de recuperación de la información y en el análisis de casos atendiendo a las búsquedas por producto, a partir de los campos de la descripción normalizada y por índices, así como a la interoperabilidad web (web semántica); Faba Pérez y Sanz Caballero (2014), que elaboraron una plantilla con cien elementos para evaluar páginas web de 287 archivos españoles. Igualmente se ha consultado bibliografía sobre evaluación de catálogos de bibliotecas (Más Bleda y Chaín Navarro, 2009) y sobre hemerotecas de prensa digital (Guallar y otros, 2012; Linares y otros, 2016).

La plantilla resultante tiene sesenta indicadores, agrupados en siete epígrafes:

Para cada uno de los indicadores se ha usado un sistema de valoración del 0 al 3, basado en los que se aplican en los estudios citados anteriormente: 0= indicador inexistente; 1=nivel bajo; 2=correcto aunque admite mejoras; 3=excelente. También hay indicadores no puntuables, simplemente informativos, referidos a los aspectos generales (p.e. nombre de la institución a la que pertenecen o la URL). Este sistema de puntuación es una herramienta interna de trabajo de las autoras. En el artículo no se incluyen tablas con las puntuaciones pormenorizadas para cada indicador y portal, puesto que la intención del artículo no es hacer un ranking sino conocer qué parámetros están más desarrollados y cuáles son susceptibles de mejoras para conseguir portales transparentes, interoperables y orientados a los usuarios. Por eso, ofrecemos gráficas con datos agregados que muestran la valoración mediana de los portales respecto a diversos indicadores.

El análisis se ha realizado a partir de la información incluida en los propios portales, desde julio de 2016 hasta febrero de 2017. Cabe destacar que PARES tiene una versión Beta, aparecida en diciembre de 2016, que si bien mantiene las características de los instrumentos de descripción, ha introducido mejoras significativas en el sistema de consulta y presentación de los resultados.

A continuación resumimos el panorama general que revelan los datos. Agrupamos los resultados en siete bloques: autodescripción; instrumentos de descripción; acceso a los documentos digitales; sistemas de consulta; presentación de los resultados y exportación de los resultados; servicios de valor añadido y atención a los usuarios; interoperabilidad.

No cabe duda de que los portales de archivos autonómicos y del Estado son una herramienta excelente para ofrecer un acceso conjunto al patrimonio de cada territorio. No obstante, para que dichos portales cumplan con los requisitos de transparencia, cooperación y orientación a los usuarios, deberían emprender notables mejoras.

Si bien los archivos españoles han realizado un importante trabajo en la elaboración de instrumentos de descripción estandarizados y su publicación en Internet, falta introducir cambios para conseguir unos inventarios más dinámicos, comprensibles y orientados a los usuarios. Los resultados de este artículo confirman, para el caso español, lo que otros han expuesto para los casos americano e italiano (Feliciati y Alfier, 2014a): queda un largo trecho por recorrer para que los instrumentos sean comprensibles a los usuarios y estos puedan ser autónomos en las búsquedas telemáticas.

De hecho, los organismos internacionales de normalización también han primado el desarrollo de estándares descriptivos frente a los aspectos de presentación y recuperación de los instrumentos de descripción. En este sentido, el modelo RiC que se está desarrollando es una buena oportunidad para incorporar métodos y prácticas que permitan homogeneizar los formatos de los inventarios e incorporar los intereses de los usuarios. Hasta ahora, las descripciones archivísticas han sido más pensadas para explicar los documentos de archivo que para recuperarlos. Esto implica que para interpretar dichos instrumentos se necesitan unos conocimientos que los usuarios no tienen por qué tener. Pero puesto que ambas perspectivas no son excluyentes, el reto de la descripción es incorporar la óptica de los usuarios, utilizando una terminología accesible y simplificando y homogeneizando los inventarios.

En este sentido, es interesante reflexionar sobre el papel de los portales y definir los objetivos que deben cumplir así como los servicios que deben incorporar. A tenor de las innovaciones tecnológicas y de las expectativas de los usuarios, el reto de los portales de archivos es convertirse en salas de consulta virtual. Los archiveros deberían trasladar el inestimable papel de mediación que llevan a cabo en las salas de consulta al entorno telemático. No obstante, para ello es necesario que los portales sean más explicativos, que incorporen prestaciones en los sistemas de recuperación para que las búsquedas sean sencillas e intuitivas, y, especialmente, que añadan métodos de interacción con los usuarios como, por ejemplo, chats sincronizados o atención telefónica.

La conversión de los portales en salas de consulta virtuales permite aumentar la visibilidad de los archivos y de los fondos para atender a todo tipo de usuarios y facilitar su reutilización. La reutilización es clave para dar a conocer los archivos, aumentar los usuarios, ganar prestigio, en definitiva, contribuir a su sostenibilidad. Los archivos no pueden ser percibidos por la sociedad como entes ajenos a ella, interesantes sólo para algunas categorías de personas, condenados al olvido o, en el mejor de los casos, reducidos a un papel erudito. En el momento evolutivo actual, con la mitad de la población mundial accediendo a la web diariamente, con buscadores generalistas cuya filosofía es digitalizar masivamente la información y ponerla en la red, con usuarios que esperan que todo esté en Internet, el ostracismo no es la mejor vía. Por supuesto que debe haber límites, pero empieza a ser hora que los archivos también asalten las redes.

Es ineludible explorar nuevas vías de difusión y explotación. Por eso es indispensable incorporar a los archivos equipos interdisciplinarios que realicen estudios de usuarios. Es necesario averiguar qué conocen los ciudadanos de los archivos, qué percepción tienen de estos (reputación) y sus necesidades de consulta. Todo esto permitiría desarrollar estrategias para visibilizar los archivos en la sociedad y mejorar los sistemas de consulta y explotación de la información, atendiendo a los intereses de todas las tipologías de usuarios.

Igualmente, es importante crear redes de archivos para afrontar mejor los grandes proyectos conjuntos, desde los aspectos metodológicos y técnicos de la digitalización, el desarrollo de estándares, la difusión o la conectividad, para conseguir portales que cumplan altos estándares de calidad. En este sentido es imprescindible un debate profesional a nivel internacional para estandarizar y homogeneizar los sistemas de consulta y la presentación de resultados, simplificarlos y adecuarlos a los usuarios. De hecho, la transparencia no solo se ejerce permitiendo el acceso a los documentos públicos sino también haciendo inteligibles los inventarios.

Además, sin la homogeneización y la estandarización no se puede conseguir una interoperabilidad real. Este debate debe producirse también en cada sistema archivístico. No cabe duda de que los portales de archivos autonómicos y del Estado son una herramienta excelente para ofrecer un acceso conjunto al patrimonio de cada territorio. No obstante, para que dichos portales puedan afrontar este reto deben desarrollar sistemas interoperables entre los archivos que forman el propio sistema. Solo de esta forma estarán preparados para aumentar su presencia en el Portal de Archivos Europeos y participar del debate internacional. Por el momento únicamente PARES participa en dicho portal, así que es imprescindible que las Comunidades Autónomas avancen en este camino y contribuyan a la formación del patrimonio documental europeo.

Evidentemente, nada de esto es posible sin que las administraciones del estado y autonómicas se impliquen realmente en el tema de los archivos, con dotaciones presupuestarias acordes al nivel de ambición que se quiera conseguir.