En el artículo se analizan las características de quince portales de archivos españoles. El objetivo de la investigación es evaluar hasta qué punto son exhaustivos con respecto a la información y recursos que ofrecen, la facilidad de uso, la orientación a los usuarios y la interoperabilidad. La investigación se enmarca en el ámbito de la difusión del patrimonio cultural en Europa. Entre otras conclusiones el estudio revela la necesidad de mejorar los portales, con el fin de convertirlos en herramientas útiles para visibilizar y hacer accesible el patrimonio archivístico español a cualquier tipo de usuario. Se evidencia también la necesidad de un compromiso más firme de las instituciones de las que dependen para desarrollarlos y, en general, aprovechar el potencial de Internet para difundir dicho patrimonio y aumentar la transparencia.
In this paper, the characteristics of fifteen portals of Spanish archives are analyzed. The main goal of the research is to assess their exhaustivity in terms of the information and resources offered, the ease of use, users orientation and interoperability. This research is carried out within the context of the dissemination of cultural heritage in Europe. Among other conclusions, the study reveals a need of improvement in the portals, in order to turn them into more useful tools for making the Spanish archival heritage accessible to any type of user. There is also noted a need for a stronger commitment from de institutions involved on their development and, in general terms, to take advantage of the potential of the Internet to disseminate this heritage and increase the transparency.
En este artículo se presentan los resultados de un estudio de los portales de archivos de las Comunidades Autónomas españolas, que dan acceso, en mayor o menor medida, a su patrimonio documental; y del Portal de Archivos Españoles (PARES), que da acceso a los fondos estatales. A efectos de este artículo, usamos el término portal tal y como se describe en el Portal de Archivos Europeos, esto es, un instrumento que proporciona acceso conjunto a los fondos y documentos de las instituciones archivísticas (Bredenberg y Jagodzinski,
El trabajo ofrece una panorámica de la situación actual de los portales y una reflexión sobre los aspectos estratégicos a mejorar. Para el análisis se han tomado en cuenta tres puntos de vista presentes en el debate actual sobre la difusión del patrimonio documental: la transparencia, la interoperabilidad y la orientación a los usuarios.
La transparencia aboga por acercar la información pública a todos los ciudadanos. En España existe legislación sobre la transparencia y acceso a la información pública desde 2014 (España. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno). Además, los ciudadanos son cada vez más exigentes al demandar un acceso sencillo y comprensible a la información. Se trata pues de que toda la información de los archivos esté disponible de forma completa y además en formatos abiertos para que los usuarios la puedan reutilizar de acuerdo a sus propios intereses. En este sentido, ¿puede afirmarse que los portales de archivos de las Comunidades Autónomas ofrecen inventarios completos y reutilizables?
La segunda perspectiva de análisis es la cooperación y el acceso conjunto al patrimonio, en este caso, europeo. Europa aboga por la interoperabilidad tal y como se reconoce en la
La tercera perspectiva se refiere a las posibilidades de explotación de los portales por parte de los usuarios. Por un lado, los portales tienen que satisfacer las expectativas de una gran variedad de personas, que consultan los documentos de archivo con intereses muy diversos. Por otro, los usuarios quieren ser autónomos e independientes en las consultas, por lo que necesitan unos instrumentos de descripción que sean comprensibles y sencillos de usar. Finalmente, las innovaciones tecnológicas exigen que los portales estén preparados para interactuar con los usuarios en un diálogo dinámico, en el que dichos usuarios puedan ser también protagonistas, incluso de la descripción. ¿Hasta qué punto los instrumentos de descripción y servicios y productos en la web son comprensibles para esta variedad de usuarios?
Internet ha incrementado la cantidad de documentos de archivo e instrumentos de descripción disponibles en red, pero es discutible que esta circunstancia haya contribuido a que sean más accesibles. Durante la primera década del siglo XXI se ha producido un avance importante en la normalización. De este modo se han desarrollado los estándares de descripción archivística: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF e ISDIAH, así como los esquemas de metadatos: Encoded Archival Description (EAD), Encoded Archival Context (EAC), Encoded Archival Guide (EAG) para la interoperabilidad. No obstante, no existe ningún estándar, ni internacional ni nacional, sobre la elaboración de los instrumentos de descripción que defina la terminología, la presentación de las unidades de descripción, los elementos que deben contener, la disposición de estos e incluso la finalidad. El único documento que indica cómo elaborar una guía para la preparación y presentación de las descripciones de archivo de acuerdo con las normas ISAD(G) es un informe del Consejo Internacional de Archivos (CIA/ICA) de
Las aproximaciones teóricas a la recuperación de la información archivística promueven la necesidad de utilizar las prestaciones de las tecnologías de la información para renovar los instrumentos de descripción. Abogan además por diseñar instrumentos de descripción orientados a los usuarios (Gordon Daines y Nimer,
La disponibilidad de los instrumentos de descripción en la web ha ampliado el espectro de usuarios. Muchos de ellos no tienen conocimientos de cómo se elaboran los instrumentos de descripción en los archivos y tampoco saben interpretarlos. Duff (
En España, Diego Navarro Bonilla (
En esta línea, el modelo Records in Context (RiC-CM) en el que actualmente está trabajando el Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD), del Consejo Internacional de Archivos, propone un modelo más centrado en el usuario en que la “única premisa válida será responder a las necesidades que se planteen los usuarios de los archivos” (Requejo Zalama,
La interoperabilidad también tiene una presencia destacada en la bibliografía. En la actualidad, son especialmente significativas las propuestas relacionadas con
El trabajo de Gracy (
Desde el punto de vista de la recuperación de información, el artículo “Gestión de fondos de archivos con datos enlazados y consultas federadas” (Hidalgo-Delgado y otros,
La literatura científica también se ha ocupado de la evaluación de los instrumentos de descripción en línea. Para el contexto hispanoamericano destaca el estudio de Más Bleda y Chaín Navarro (
Más ambicioso es el artículo de Faba Pérez y Sanz Caballero (
Los estudios sobre análisis de la calidad en los portales de archivos concluyen, justamente, en la falta de calidad, sobre todo desde la perspectiva de los usuarios. Esta es una de las conclusiones del estudio de usuarios realizado por Feliciati y Alfier (
Como decíamos, el objetivo principal es analizar y evaluar las características de los portales de archivos públicos de las Comunidades Autónomas españolas y de PARES en base a tres ópticas: la transparencia, la interoperabilidad y la orientación a los usuarios. De este objetivo se derivan cuatro preguntas de investigación:
¿Cuál es el grado de desarrollo de los portales en relación a la completitud de los instrumentos de descripción publicados, su estandarización y el acceso a los documentos digitalizados?
¿Están diseñados para todo tipo de usuarios o, por el contrario, sólo son comprensibles para un público experto?
¿Qué nivel de interacción mantienen con los usuarios?
¿Aprovechan las innovaciones tecnológicas tales como
El Estado español dispone de dieciocho sistemas archivísticos: el estatal y el de las diecisiete Comunidades Autónomas. En virtud de la
En este trabajo se han analizado las Comunidades Autónomas que disponen de un portal de archivos que, en mayor o menor medida, tiene la voluntad de dar acceso a los instrumentos de descripción de los archivos del sistema. El resultado es el análisis de los catorce portales siguientes: Archivos de Asturias; Arquivos de Galicia; Archivo General de la Región de Murcia; Archivos Municipales-Portal del Gobierno de la Rioja; ARTXBIC: Euskadiko Artxibo Historikoa; Arxius en línea [Generalitat de Catalunya]; DARA: Documentos y Archivos de Aragón; Navarra Archivos; Portal de Archivos de Andalucía; Portal de Archivos de Castilla y León; Portal de Archivos de Extremadura; Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid; Portal de Archivos y Bibliotecas [de Castilla-La Mancha];
Quedan fuera de este estudio aquellas Comunidades Autónomas que no disponen de un portal, esto es, el Gobierno de Canarias, Islas Baleares y Cantabria. En el caso de esta última, existe una web denominada Portal de Archivos de Cantabria, que contiene un directorio de archivos cántabros con enlaces a sus respectivas páginas, pero no dispone de la base de datos de los documentos. Tampoco se incluyen las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla.
La herramienta para la recogida de la información ha sido una plantilla confeccionada
La plantilla resultante tiene sesenta indicadores, agrupados en siete epígrafes:
Datos generales: elementos identificativos, archivos que incluye, cobertura temporal de los fondos e información sobre el propio portal.
Instrumentos de descripción: número y tipo de instrumentos publicados, entidades de descripción (productores, documentos, instituciones), niveles (fondo, serie, unidad documental), grado de completitud y uso de estándares.
Acceso a los documentos digitales: volumen y tipologías de documentos, prestaciones de lectura, tratamiento y obtención de las imágenes.
Sistema de consulta: tipos y opciones de búsqueda.
Presentación y exportación de los resultados: gestión de los resultados, posibilidades de descarga y formatos de visualización y exportación.
Servicios de valor añadido y atención a los usuarios: canales de comunicación y métodos de evaluación de la satisfacción, presencia y características de guías temáticas y de investigación, colecciones digitales, exposiciones virtuales y servicios didácticos en la web.
Interoperabilidad con el Portal Europeo de Archivos y Europeana.
Para cada uno de los indicadores se ha usado un sistema de valoración del 0 al 3, basado en los que se aplican en los estudios citados anteriormente: 0= indicador inexistente; 1=nivel bajo; 2=correcto aunque admite mejoras; 3=excelente. También hay indicadores no puntuables, simplemente informativos, referidos a los aspectos generales (p.e. nombre de la institución a la que pertenecen o la URL). Este sistema de puntuación es una herramienta interna de trabajo de las autoras. En el artículo no se incluyen tablas con las puntuaciones pormenorizadas para cada indicador y portal, puesto que la intención del artículo no es hacer un ranking sino conocer qué parámetros están más desarrollados y cuáles son susceptibles de mejoras para conseguir portales transparentes, interoperables y orientados a los usuarios. Por eso, ofrecemos gráficas con datos agregados que muestran la valoración mediana de los portales respecto a diversos indicadores.
El análisis se ha realizado a partir de la información incluida en los propios portales, desde julio de 2016 hasta febrero de 2017. Cabe destacar que PARES tiene una versión Beta, aparecida en diciembre de 2016, que si bien mantiene las características de los instrumentos de descripción, ha introducido mejoras significativas en el sistema de consulta y presentación de los resultados.
A continuación resumimos el panorama general que revelan los datos. Agrupamos los resultados en siete bloques: autodescripción; instrumentos de descripción; acceso a los documentos digitales; sistemas de consulta; presentación de los resultados y exportación de los resultados; servicios de valor añadido y atención a los usuarios; interoperabilidad.
¿Cómo se autodenominan las webs analizadas? Aunque
Al acceder al sitio, los usuarios ¿obtienen información completa y comprensible sobre el alcance del mismo? Con la salvedad de cuatro portales, el resto no ofrece información suficiente acerca de cuántos y qué archivos son accesibles. En la mayoría de ocasiones esta información sólo se obtiene a partir de los filtros de búsqueda por archivos y fondos, en el caso de que los haya. No queda clara la titularidad de los archivos ni si los que constan son todos o sólo una parte del sistema archivístico de la Comunidad Autónoma. Asimismo no se indica el periodo de cobertura temporal de los documentos, ni cuántos son consultables, ni las tipologías, ni el número de documentos digitales que pueden encontrarse. A esta confusión se añade que, salvo alguna excepción, tampoco consta la forma y la periodicidad de la actualización de las descripciones.
La navegación en los sitios no siempre es fácil puesto que faltan menús, sumarios y/o mapas de la web claros y completos. Además se detectan nodos rotos y mensajes de error en las aplicaciones. A la dificultad para el usuario de saber exactamente dónde se encuentra en cada momento y cómo volver a la página/menú principal (a veces resulta, simplemente, imposible) se suma la lentitud general de acceso a la información.
La
De forma más pormenorizada podemos afirmar que los instrumentos de descripción son desiguales. Así, tres portales (Andalucía, Castilla-León, Extremadura) no tienen el inventario de los documentos y sólo publican la descripción a nivel de fondo. Por el contrario, en Navarra se proporciona una ficha detallada de las unidades documentales, pero los fondos y las series no están descritos. En el resto de casos encontramos un inventario de acuerdo con las reglas multinivel, aunque la exhaustividad y completitud de dichas descripciones es diferente entre webs e incluso irregular entre los fondos de un mismo portal. Por ejemplo en Castilla-La Mancha las unidades documentales incluyen sólo los campos esenciales de la descripción normalizada (código, nivel de descripción, título y fecha). Otros, como DARA, Madrid, Murcia, ARTXBIC, Arxius en línia o PARES ofrecen, en general, descripciones más completas, aunque con variaciones en función del fondo.
En todo caso, ningún portal incluye la información sobre la cantidad de instrumentos de descripción puestos a disposición de los usuarios ni el nivel de profundidad. En este sentido el usuario no conoce con exactitud el universo que está consultando. En el caso de Galicia advierten expresamente que el nivel de profundidad puede variar en función de los fondos.
Por lo que respecta a la normalización puede afirmarse que todos usan la norma ISAD(G), excepto Navarra y los inventarios de los archivos municipales de La Rioja. No obstante, en pocos casos informan explícitamente qué estándares utilizan. En la mayoría, la descripción de los fondos incluye la descripción del productor. Sólo PARES, Madrid y Galicia incorporan un registro de autoridades normalizado con ISAAR(CPF); en los tres casos hay enlaces dinámicos que permiten vincular fondos y registros de autoridades.
Nueve portales incorporan un directorio o censo guía en el sistema de consulta. De estos, cinco usan el estándar ISDIAH para describir los centros, aunque a diferente nivel de profundidad; además, enlazan la descripción de los centros con la descripción de los fondos. Los otros cuatro siguen pautas de normalización pero no atienden al estándar internacional.
¿Disponen los inventarios de lenguajes controlados? Podríamos decir que el estadio es incipiente. En algunos se lleva a cabo algún tipo de control del vocabulario; en este sentido cabe destacar DARA, Madrid, SAVEX, ARTXBIC, y PARES, los cuáles en la versión beta de PARES 2.0 han introducido el uso de tesauros controlados.
Once portales dan acceso a documentos digitales, sin embargo no es frecuente que expliquen el número total de estos, ni qué fondos están digitalizados, y/o el porcentaje que representan en relación al número global de documentos. En este sentido, una excepción en positivo es Murcia, que incorpora información técnica sobre el proceso de digitalización del proyecto Carmesí, así como la explicación de las fases y las incorporaciones anuales.
Los tipos de documentos digitalizados más habituales son textos, fotografías, planos y mapas. En la ficha descriptiva de los documentos suele indicarse si están digitalizados.
El formato más habitual es jpeg. Respecto a las marcas de agua, no parece existir un único criterio en cuanto a su inclusión dentro de un mismo portal. En Madrid, en los documentos procedentes del Archivo Regional sí que aparece su marca; en cambio, en los del Archivo Histórico de Protocolos, no aparece en todos. En otros portales como DARA y PARES su uso es generalizado pero se sitúan en la parte inferior derecha de la imagen.
Algunos interfaces permiten al usuario ajustar tamaños de las imágenes, aumentar/disminuir el brillo, rotar, zoom y, en sólo dos casos, cambiar la polaridad. Los usuarios no disponen de más de un formato de visualización del mismo documento. Todos los portales que contienen documentos digitalizados permiten descargar las imágenes. En algunos casos, la imagen incorpora la ficha descriptiva en la propia página.
La
En general existe un sistema unificado de consulta, salvo en Castilla-La Mancha, Extremadura y Asturias; en este último caso hay una base de datos para la búsqueda de los archivos municipales y otra para el Archivo Histórico de Asturias. El resto tienen un sistema de interrogación único más o menos desarrollado, que incorpora búsqueda simple, avanzada y navegación por el cuadro de clasificación.
Dada la complejidad de los documentos de archivo y el sistema de descripción multinivel, la navegación a través del cuadro de clasificación resulta de especial importancia. En el caso de los portales estudiados, cinco no lo permiten (Castilla-León, Castilla-La Mancha, Andalucía, Navarra y ARTXBIC).
El número de opciones que encontramos en la interfaz avanzada es variable. Amén de la búsqueda por palabra clave en algunos casos hallamos la posibilidad de realizar búsquedas acotadas a los índices siguientes: productor, fechas, topónimos, onomásticos y materias.
La cantidad y tipología de filtros que se pueden aplicar a la lista de resultados también es diferente. Es muy usual poder filtrar por archivo, o incluso por tipología de fondo o por un fondo en concreto. En algunos se incluyen buscadores específicos para colecciones o fondos destacados; es el caso de ARTXBIC (los Registros Sacramentales y la Colección Salazar y Castro). En Galicia, además, se puede buscar en los inventarios de cada archivo de forma individual (los denominados micrositios).
Los filtros relativos al nivel de descripción son especialmente importantes en un sistema de búsqueda para archivos; en este sentido, el usuario debería poder limitar la búsqueda por todos los niveles que proporciona el análisis que se haya realizado: si se trata de fondo, serie o unidad documental. No hay un comportamiento homogéneo en los portales: en algunos, la lista de resultados muestra documentación de cualquier nivel, y admite filtros para limitar el nivel requerido; en otros, el resultado muestra los documentos agrupados por fondos y series; en otras propuestas el usuario puede optar por una base de datos general de documentos, que permite la búsqueda de las unidades documentales, por una base de datos de fondos y colecciones.
No todos los portales permiten el almacenamiento y reutilización de las búsquedas. La versión beta de PARES 2.0 ha mejorado mucho este aspecto al incorporar una agenda del investigador con nuevas funciones.
¿Qué plataforma tecnológica usan los portales? Dos aportan esa información de forma clara: Madrid (ICA-AtoM) y Galicia (Albalá - Repositorio OAI-PMH); en el resto no aparece (parecen ser programas propios).
Por último, es necesario destacar que nueve portales disponen de algún tutorial más o menos completo sobre las opciones de búsqueda y presentación de los resultados.
En síntesis, y analizando los resultados de la
De los quince portales estudiados, sólo dos tienen interfaces en más de un idioma: Galicia, (gallego, castellano y portugués) y ARTXBIC (castellano, euskera e inglés). En otros leemos que están preparados para diversos idiomas, pero aún no están activos. En el caso de Madrid, a pesar de que el portal proporciona una interfaz en inglés y francés amén del castellano, si las descripciones de los documentos no se han hecho en los tres idiomas, las búsquedas no dan resultados.
Ocho portales presentan la lista de resultados ordenada por archivo y fondo de forma explícita y clara; dentro de cada fondo, los documentos se ordenan por cuadro de clasificación y fecha. En el resto de casos la ordenación de los resultados por defecto no está indicada. Sólo cinco permiten cambiar el criterio de ordenación por defecto y escoger entre diferentes posibilidades; las más habituales son fecha, título y código de referencia. Galicia y SAVEX son los que incorporan mayor número de criterios.
En todos los portales que dan acceso al inventario se incluye información de contexto, de forma que cada unidad documental está vinculada al fondo, productor e institución a los que pertenece. Los formatos de visualización de los inventarios no son homogéneos: conviven visualizaciones etiquetadas según los elementos de la ISAD(G) con inventarios en forma de tabla. En Galicia se pueden escoger tres formatos: ISAD(G), EAD y Dublin Core RDF.
En algunos casos los usuarios pueden imprimir la lista de resultados en pdf, bien descargándola en su ordenador o enviándola por correo electrónico. La bajada puede hacerse directamente o mediante registro previo. Se pueden generar listados en formato ISAD(G) o abreviado, como por ejemplo en DARA o SAVEX. En PARES se puede enviar por correo electrónico un enlace a los documentos seleccionados a partir de la opción
Las posibilidades de exportación también son variables: desde aquellos que no contemplan esta posibilidad, hasta otros que permiten diversas: como DARA (Dublin Core, Marcxml, Europeana Semantic Elements -ESE- y Europeana Data Model -EDM-), Galicia (Dublin Core, Encoded Archival Description -EAD- y Linked Open Data/EDM 5.2.6) o Madrid (Dublin Core y EAD). En Murcia: OAI-DC, ESE y Marc 21.
Ningún portal incorpora presentación gráfica de los resultados a partir de mapas interactivos o líneas del tiempo. SAVEX, Galicia y DARA permiten visualizaciones en mosaico.
Madrid y SAVEX permiten guardar las consultas realizadas y mantener un histórico en nuevas conexiones. PARES deja guardarlos en la
La
Si bien la información de contexto está generalizada en la mayoría de portales (de ahí la puntuación superior a 2), las posibilidades de ordenación de los resultados a partir de diversos criterios, la disponibilidad de la interfaz en más de un idioma, la variedad de los formatos de visualización y la posibilidad de descargar los inventarios en formatos reutilizable, suspenden.
Los portales ofrecen diversos instrumentos para orientar a investigadores y usuarios, en general, en la búsqueda de información sobre temas concretos. Dada la diversidad de denominaciones que reciben, las agrupamos aquí bajo el nombre de “guías de investigación”.
De los quince portales analizados, tres incorporan al menos una guía de investigación: DARA (Jerónimo Zurita; Documentos Medievales Aragoneses -DOMA-); Castilla-León (Recursos para la investigación genealógica; Niños robados); PARES, que las denomina monográficos (El Bicentenario de las independencias iberoamericanas; Movimientos migratorios iberoamericanos; Víctimas de la guerra civil; Guerra de la Independencia; Catastro de Ensenada; Archivo fotográfico de la delegación de propaganda de Madrid durante la guerra civil, etc.). Algunos de los monográficos de PARES incluyen recursos didácticos.
Otros servicios presentes en portales europeos, tales como exposiciones virtuales o recursos didácticos, son escasos. Destacamos el caso de Castilla-León, que incorpora exposiciones y algunas actividades educativas
En general, podemos decir que hay poca interacción con los usuarios. La mayoría de portales se limitan a proporcionar los datos de contacto del archivo por si estos desean llamarlos por teléfono o mediante correo electrónico.
Algunos portales incorporan formularios web. Galicia, Murcia, SAVEX y ARTXBIC tienen sólo un modelo para cualquier gestión. Castilla-León, Extremadura, Madrid o PARES ofrecen diversos (incidencias, preguntas, sugerencias...). Un problema general es que el destinatario de dichos formularios suele estar oculto y, de hecho, el usuario no sabe si está contactando con la comunidad o con el portal. En ningún caso se pueden hacer consultas sobre las búsquedas en tiempo real a través de correo electrónico, teléfono o chats sincronizados. Sólo Madrid incorpora un apartado de preguntas frecuentes (FAQ).
Al menos de forma explícita los usuarios no pueden sugerir el ingreso de documentos en los archivos. En PARES hay un método para que los usuarios contribuyan a la descripción de los documentos, al menos en alguno de los monográficos, como, por ejemplo, en el Archivo fotográfico de la Delegación de Propaganda de Madrid durante la Guerra civil.
Sólo PARES tiene cuenta en Twitter y Facebook, lo que no es óbice para que muchos de los centros individuales o los órganos gestores de los sistemas archivísticos si tengan presencia en estas redes sociales.
La
De los portales analizados sólo PARES tiene presencia clara en el Portal Europeo de Archivos, Hispana y Europeana. Además, los portales de Aragón y Galicia publican los inventarios en formatos recolectables por los principales servicios de agregación. Ambos están consignados en el directorio de Hispana como contribuidores pero, de momento, no parece que haya documentos. Los portales enunciados también permiten lanzar la búsqueda que se está haciendo a los portales Europeana y/o Portal Europeo de Archivos.
En la
Teniendo en cuenta el sistema de puntuación explicado en la metodología, observamos que en ningún epígrafe la media de los portales alcanza el 2 (que equivale a “correcto, aunque admite mejoras”).
La
No obstante, hay una gran diferencia entre portales. Así, mientras que algunos obtienen buena puntuación en casi todos los epígrafes, otros tienen grandes deficiencias. La
Todo lo expuesto anteriormente nos permite responder a las preguntas formuladas en la introducción.
El grado de desarrollo de los portales es muy dispar en relación a la completitud de los instrumentos de descripción publicados y al acceso a los documentos digitalizados.
Salvo contadas excepciones, los portales no son suficientemente explícitos respecto a los fondos a los que dan acceso, ni sobre la cantidad de documentos digitalizados. Por otra parte, el usuario tampoco sabe si está consultando todos los archivos del sistema archivístico de la Comunidad Autónoma o solo una parte. No hemos podido contabilizar el porcentaje de documentos digitales, respecto al total de documentos descritos, puesto que los portales no suministran esa cifra; sí podemos afirmar, no obstante, que están están muy lejos de conseguir un nivel de digitalización completo. Otro aspecto a comentar es la inclusión de las marcas de agua en los documentos, en muchas ocasiones demasiado visibles, a pesar de que hablamos de patrimonio documental público.
El uso de estándares descriptivos es considerablemente elevado (es el parámetro que alcanza la media más alta), aunque no se informa al usuario de las normas que se usan; éste tampoco sabe con exactitud con qué instrumentos de descripción cuenta. Se ofrecen descripciones estáticas y poco dinámicas, que no enlazan con registros de autoridades de productores ni con lenguajes de indización (materias, topónimos y onomásticos).
En las descripciones de fondos y documentos conviven muchos niveles y criterios de profundidad, incluso dentro de un mismo portal. Así, el desarrollo de determinados instrumentos es diferente en función de los archivos incluidos; da la impresión de que no hay uniformidad de criterios entre los elementos que conforman un mismo sitio.
Como rasgo general podríamos decir que los responsables de los portales hacen énfasis en la elaboración de instrumentos de descripción normalizados con ISAD(G) y mucho menos en la preparación de catálogos en línea. Los sistemas de consulta son muy heterogéneos y el comportamiento de los portales en la búsqueda de la información y en la presentación de resultados es muy dispar. Hay portales que ofrecen un inventario colectivo para todos los archivos del sistema; por el contrario, otros simplemente contienen los instrumentos de descripción de algunos archivos, aunque tengan la voluntad de constituir un inventario unificado. En buena parte de los portales se permite la navegación jerárquica, pero las opciones de búsqueda por palabra clave están menos desarrolladas. La lista de resultados que ofrecen como respuesta a una consulta también es muy diferente. Algunos muestran una relación de documentos de cualquier nivel, ordenados alfabéticamente, con la consiguiente dificultad para conocer los fondos a los que pertenecen. En otros los documentos se presentan agrupados por fondos y series. Esta multiplicidad es un inconveniente para los usuarios, puesto que tienen que aprender en cada caso el funcionamiento del portal.
En términos generales podemos afirmar que los portales resultan difícilmente comprensibles para usuarios no expertos. Prueba de ello es, por ejemplo, la terminología empleada, notablemente especializada y no normalizada incluso dentro de un mismo sitio. Los sistemas de búsqueda no acostumbran a ser amigables y las opciones de búsqueda por palabra clave están poco desarrolladas. Faltan tutoriales por niveles de pericia o perfil.
El nivel de interacción con los usuarios es muy bajo. La interactividad usuario-portal en tiempo real o no existe o es muy limitada. La carta de servicios añadidos es exigua.
Los portales hacen un uso insuficiente de innovaciones tecnológicas tales como
No cabe duda de que los portales de archivos autonómicos y del Estado son una herramienta excelente para ofrecer un acceso conjunto al patrimonio de cada territorio. No obstante, para que dichos portales cumplan con los requisitos de transparencia, cooperación y orientación a los usuarios, deberían emprender notables mejoras.
Si bien los archivos españoles han realizado un importante trabajo en la elaboración de instrumentos de descripción estandarizados y su publicación en Internet, falta introducir cambios para conseguir unos inventarios más dinámicos, comprensibles y orientados a los usuarios. Los resultados de este artículo confirman, para el caso español, lo que otros han expuesto para los casos americano e italiano (Feliciati y Alfier,
De hecho, los organismos internacionales de normalización también han primado el desarrollo de estándares descriptivos frente a los aspectos de presentación y recuperación de los instrumentos de descripción. En este sentido, el modelo RiC que se está desarrollando es una buena oportunidad para incorporar métodos y prácticas que permitan homogeneizar los formatos de los inventarios e incorporar los intereses de los usuarios. Hasta ahora, las descripciones archivísticas han sido más pensadas para explicar los documentos de archivo que para recuperarlos. Esto implica que para interpretar dichos instrumentos se necesitan unos conocimientos que los usuarios no tienen por qué tener. Pero puesto que ambas perspectivas no son excluyentes, el reto de la descripción es incorporar la óptica de los usuarios, utilizando una terminología accesible y simplificando y homogeneizando los inventarios.
En este sentido, es interesante reflexionar sobre el papel de los portales y definir los objetivos que deben cumplir así como los servicios que deben incorporar. A tenor de las innovaciones tecnológicas y de las expectativas de los usuarios, el reto de los portales de archivos es convertirse en salas de consulta virtual. Los archiveros deberían trasladar el inestimable papel de mediación que llevan a cabo en las salas de consulta al entorno telemático. No obstante, para ello es necesario que los portales sean más explicativos, que incorporen prestaciones en los sistemas de recuperación para que las búsquedas sean sencillas e intuitivas, y, especialmente, que añadan métodos de interacción con los usuarios como, por ejemplo, chats sincronizados o atención telefónica.
La conversión de los portales en salas de consulta virtuales permite aumentar la visibilidad de los archivos y de los fondos para atender a todo tipo de usuarios y facilitar su reutilización. La reutilización es clave para dar a conocer los archivos, aumentar los usuarios, ganar prestigio, en definitiva, contribuir a su sostenibilidad. Los archivos no pueden ser percibidos por la sociedad como entes ajenos a ella, interesantes sólo para algunas categorías de personas, condenados al olvido o, en el mejor de los casos, reducidos a un papel erudito. En el momento evolutivo actual, con la mitad de la población mundial accediendo a la web diariamente, con buscadores generalistas cuya filosofía es digitalizar masivamente la información y ponerla en la red, con usuarios que esperan que
Es ineludible explorar nuevas vías de difusión y explotación. Por eso es indispensable incorporar a los archivos equipos interdisciplinarios que realicen estudios de usuarios. Es necesario averiguar qué conocen los ciudadanos de los archivos, qué percepción tienen de estos (reputación) y sus necesidades de consulta. Todo esto permitiría desarrollar estrategias para visibilizar los archivos en la sociedad y mejorar los sistemas de consulta y explotación de la información, atendiendo a los intereses de todas las tipologías de usuarios.
Igualmente, es importante crear redes de archivos para afrontar mejor los grandes proyectos conjuntos, desde los aspectos metodológicos y técnicos de la digitalización, el desarrollo de estándares, la difusión o la conectividad, para conseguir portales que cumplan altos estándares de calidad. En este sentido es imprescindible un debate profesional a nivel internacional para estandarizar y homogeneizar los sistemas de consulta y la presentación de resultados, simplificarlos y adecuarlos a los usuarios. De hecho, la transparencia no solo se ejerce permitiendo el acceso a los documentos públicos sino también haciendo inteligibles los inventarios.
Además, sin la homogeneización y la estandarización no se puede conseguir una interoperabilidad real. Este debate debe producirse también en cada sistema archivístico. No cabe duda de que los portales de archivos autonómicos y del Estado son una herramienta excelente para ofrecer un acceso conjunto al patrimonio de cada territorio. No obstante, para que dichos portales puedan afrontar este reto deben desarrollar sistemas interoperables entre los archivos que forman el propio sistema. Solo de esta forma estarán preparados para aumentar su presencia en el Portal de Archivos Europeos y participar del debate internacional. Por el momento únicamente PARES participa en dicho portal, así que es imprescindible que las Comunidades Autónomas avancen en este camino y contribuyan a la formación del patrimonio documental europeo.
Evidentemente, nada de esto es posible sin que las administraciones del estado y autonómicas se impliquen realmente en el tema de los archivos, con dotaciones presupuestarias acordes al nivel de ambición que se quiera conseguir.
Esta investigación se ha realizado en el marco del proyecto EPICAT: Cartas familiares de Cataluña (siglos XVI-XIX): inventario, estudio y difusión, referencia HAR2016-76560-P financiado por el Ministerio de Economía y Competitividad, 2017-2020.
This work was suported by the Project EPICAT: Family Letters in Catalonia (XVIth-XIX Centuries): Inventory, study and diffusion (HAR2016-76560-P) funded by Ministerio de Economía y Competitividad, 2017-2020.
Ver la lista completa en el Portal de Transparencia. Gobierno de España:
En el momento de la redacción de este artículo, julio de 2017, no funciona.