Los 24 planes con menciones a las colecciones, todos presentan en su estructura líneas estratégicas, a excepción del elaborado por la Biblioteca de Extremadura (utiliza la expresión “Ámbitos de actuación”); 8 planes incluyen más de una línea estratégica con menciones a las colecciones (grupo A: Alicante, Las Palmas de Gran Canaria, Málaga, Islas Baleares; grupo B: Extremadura, Politécnica de Cataluña, Politécnica de Valencia, Zaragoza).

De los 24 planes, sólo 4 incluyen, en las denominaciones de las líneas, referencias al término colecciones (grupo A: Complutense y La Rioja; grupo B: Politécnica de Valencia y Sevilla).

El resto de líneas estratégicas presentan otro tipo de denominaciones, aunque, dentro de ellas, bien en los objetivos o en las acciones (o estrategias), se encuentran las indicaciones referentes a las colecciones. A continuación, se diferencian varios grupos temáticos en los que se pueden organizar las líneas estratégicas del resto de planes estratégicos con menciones a las colecciones:

De la distribución de las anteriores líneas según las bibliotecas de cada grupo, son significativos estos datos: la mayor presencia de bibliotecas del grupo A en las líneas “Docencia, aprendizaje, investigación”, que puede responder a la preparación de las bibliotecas ante el modelo de educación relacionado con el Espacio Europeo de Educación Superior; las bibliotecas del grupo B destacan en las líneas de “Tecnologías, redes”, aspecto en consonancia con la importancia de lo tecnológico en el modelo actual de biblioteca; también que en el grupo denominado “Otros” solo están presentes la bibliotecas del grupo B, pues abordan aspectos más recientes, relacionados con la adaptación de los espacios a los nuevos usos y al nuevo modelo de biblioteca universitaria.

Los 24 planes con menciones a las colecciones tienen todos en su estructura objetivos estratégicos, menos el plan de la Biblioteca de Islas Baleares. De ellos, el que no hace mención directa a las colecciones es el de la Biblioteca de Cantabria. Las bibliotecas de Alicante, Autónoma de Madrid, Salamanca y Santiago de Compostela utilizan la expresión “recursos de información” en lugar de colecciones.

Los objetivos estratégicos con alusiones a las colecciones en los 23 planes estratégicos, atendiendo a su contenido, se pueden agrupar en estas categorías:

Respecto a la temática de los objetivos los datos anteriores muestran que hay semejanza entre los dos grupos de bibliotecas, pues, en cada categoría están presentes bibliotecas de los dos grupos de manera proporcional: aunque en cantidad destacan las del grupo B, hay que tener en cuenta que el número de bibliotecas que forman este grupo es mayor (grupo A: 8 bibliotecas y grupo B: 16 bibliotecas).

De los 24 planes con menciones a las colecciones, 17 incluyen en su estructura acciones o estrategias, todas ellas relacionadas con aspectos de las colecciones. Las 6 bibliotecas que no las incluyen son: Málaga y Santiago de Compostela (grupo A); Gerona, Murcia, Politécnica de Cataluña y Sevilla (grupo B).

Las acciones o estrategias, al ser las medidas más detalladas dentro de los planes estratégicos, ilustran muy bien las medidas y actuaciones que las bibliotecas se han planteado para las colecciones, por ello deben ser objeto de un análisis más detallado. En las tablas I y II se recogen estas acciones diferenciando entre las que hacen referencia a la colección impresa (tabla I) y las que lo hace a la colección electrónica (tabla II). En ambos casos se han distribuido por categorías temáticas que indican tareas propias de la gestión o desarrollo de colecciones. Para cada una de las acciones o estrategias se indica la biblioteca a la que corresponde.

Los datos referentes a la colección física indican un total de 62 acciones o estrategias. Destacan las referidas a la “Selección / Adquisición” (16 medidas: grupo A, 13 y grupo B, 3); “Catalogación / Catálogos” (9 medidas: grupo A, 6 y grupo B, 3); “Colecciones históricas / Digitalización” (7 medidas: grupo A, 3 y grupo B, 4); “Gestión” (6 medidas: grupo A, 4 y grupo B, 2); y “Promoción” (6 medidas: grupo A, 4 y grupo B, 2).

Atendiendo a los grupos de bibliotecas establecidos, los datos señalan claramente que en los planes del grupo A, el número de acciones o estrategias es mayor que en el grupo B (teniendo en cuenta que está formado por la mitad de bibliotecas que el grupo B). Tan sólo en las acciones de “Expurgo” y de “Colecciones Históricas / digitalización” ganan las del grupo B, pero sólo en una cifra.

Los datos sobre la colección digital manifiestan 34 acciones. Las mejor representadas están relacionadas con la “Selección / Adquisición” (14 medidas: grupo A, 10 y grupo B, 4); y “Catalogación / Catálogos” (12 medidas: grupo A, 7 y grupo B, 5). También, en la colección digital el grupo A destaca en la cantidad de acciones y estrategias, solo en las relacionadas con “Promoción”, el grupo B saca ventaja (2 acciones frente a 1).

Los datos referentes a las acciones relacionadas con “Selección / Adquisición” reflejan que la adquisición de recursos de información es una de las actividades principales de las bibliotecas universitarias españolas, dato coincidente con el de otros estudios (Herrera, 2014), y se comprueba que lo es tanto para la colección física como para la digital. La incorporación de colección digital ha influido en los procedimientos de adquisición, pues, al contrario de lo que sucede con la colección física, ahora es frecuente incorporar documentos que la biblioteca no va a guardar en sus locales, pues con frecuencia lo que adquiere es:

Estos nuevos condicionantes en la adquisición de la colección electrónica quedan bien ilustrados en algunas de las acciones definidas en los planes analizados, por ejemplo: “Elaborar un documento de especificaciones técnicas para la contratación de recursos” (Alicante); “Emplear como criterio de valoración en la adquisición de recursos, que sean metabuscables y consultables dentro y fuera del Campus” (Alicante); “Gestión mediante concurso de todos los recursos electrónicos” (Autónoma de Madrid); “Estudiar y negociar las licencias de uso de los productos electrónicos” (Las Palmas), etc.

En las acciones relacionadas con la adquisición de la colección física se refleja el interés por adaptarse a uno de los objetivos prioritarios de la biblioteca universitaria, solventar las necesidades docentes y de investigación: “Evaluar la disponibilidad de bibliografía recomendada en todas las titulaciones” (Alicante); “Establecer una política de colecciones que garantice la total cobertura de la bibliografía recomendada” (Islas Baleares); “Incrementar progresivamente la colección de interés para la investigación” (Las Palmas). Estas acciones están en consonancia con el concepto actual de la biblioteca universitaria como espacio de apoyo al aprendizaje y la investigación:

En los datos sobre “Catalogación / Catálogos” se aprecia el panorama de cambio al que asisten las bibliotecas desde el auge tecnológico, siendo la catalogación y los catálogos uno de los ámbitos en los que el trabajo bibliotecario ha supuesto una mayor transformación. La forma de gestionar, estructurar y representar la información se ha modificado de manera importante, y tareas como la digitalización generalizada de los catálogos ha desplazado buena parte de la actividad bibliotecaria hacia aspectos tecnológicos (Spottti L.F. y otros, 2012). Un ejemplo claro es el que aporta el plan de la Biblioteca de Cantabria con la acción “Implantación de un entorno sobre todo digital: aprovechamiento de colecciones básicas electrónicas, de colecciones propias originales y valiosas mediante digitalización, etc.”

De tal modo que se asiste a una nueva era de la catalogación que ha implicado el plantearse cuestionamientos fundamentales sobre cómo reestructurar las relaciones con los elementos de los datos contenidos en los recursos de información (Rodríguez, 2013). En este contexto hay que situar la actual adaptación para crear registros acordes a la RDA, medida que tiene por objetivo alinearse con la comunidad internacional que ya en su mayoría cataloga siguiendo estas normas, el nuevo código de catalogación que ha sustituido a AACR2, diseñado fundamentalmente para orientarse hacia el mundo digital. Su función es describir y dar acceso a los recursos, favorece la interacción de las bibliotecas con otras instituciones afines (museos, archivos, etc.), mediante el empleo de un modelo flexible para la representación y captura de metadatos, en un entorno tecnológico cambiante. Un claro ejemplo de ello es la el plan de la Biblioteca de la Universidad Politécnica de Valencia que se propone “La adopción de la RDA y la incorporación a las iniciativas de descripción basadas en el modelo BIBFRAME”, o la Biblioteca de la Complutense: “Aplicar los nuevos principios internacionales de descripción y análisis documental y las actualizaciones del formato MARC 21”.

El universo bibliográfico, en los últimos años, es en gran parte digital y este incremento paulatino de las obras electrónicas se integra en los catálogos electrónicos de la biblioteca, ya sea en el mismo sistema de gestión de las colecciones impresas o bien en plataformas de los editores. A todo esto hay que sumar que es un hecho que la información digital está muy extendida entre la comunidad académica. Por todo ello:

Las referencias a las “Colecciones históricas / Digitalización” ilustran cómo parte de las bibliotecas universitarias analizadas están inmersas en completar la digitalización de sus fondos históricos. Desde la llegada de los medios digitales y, especialmente, desde la aparición de las tecnologías de la información y la comunicación, la digitalización del patrimonio bibliográfico y documental “físico” se ha presentado como la mejor alternativa de difusión, compatible al mismo tiempo con la conservación de los materiales originales (Valentín, 2018).

En las bibliotecas universitarias seleccionadas para este estudio se incluye un grupo de las que destacan por sus importantes colecciones de fondo antiguo (Complutense, Granada, Salamanca, Barcelona y Las Palmas) para las que los proyectos de digitalización constituyen “un paso importante para la preservación de este fondo, pero sobre todo para su difusión, ya que permiten al usuario la visualización del texto completo” (Hernández, 2018).

Estas bibliotecas llevan tiempo apostando por los planes de digitalización de sus colecciones especiales pues suponen:

Como uno de los objetivos de los proyectos de digitalización de estos fondos es conseguir su adecuada difusión, respetando la integridad de las obras originales, hoy se tiende a “su integración en los repositorios institucionales o bibliotecas digitales proporcionando una garantía de visibilidad y gestión de la colección” (Millás, 2018) y así lo están haciendo las bibliotecas mencionadas (Herrera, 2015).

Las acciones para la “Promoción” están presentes en la gestión de las bibliotecas y son fundamentales para difundir y aumentar el uso de las colecciones y recursos. Son la garantía para “alejar a las bibliotecas de una realidad: la infrautilización o el uso inadecuado de los servicios y productos” (Fernández Marcial, 2004). En las bibliotecas universitarias es importante debido a que están sometidas a continuos cambios, pues en la comunidad universitaria los flujos informativos se caracterizan por cierta complejidad “gran variedad de productos informativos, multitud de servicios de cara al usuario, distintas categorías de usuarios y por tanto distintas necesidades informativas” (Mañas,1999) a lo que se añade que los alumnos con frecuencia llegan a la universidad con un pésimo conocimiento de los servicios, recursos y posibilidades informativas. Por ello la biblioteca debe promocionar y dar a conocer sus colecciones y servicios mediante un proceso de promoción eficaz, “eligiendo el mensaje, soporte y canal adecuados en función del receptor y según las características del segmento con el que estemos trabajando” (Mañas, 1999).

Las acciones de “Conservación” destacan también en las bibliotecas analizadas que cuentan con fondo antiguo, para el que es necesario que las bibliotecas velen por su conservación mediante una serie de medidas que detengan el deterioro y prolonguen la vida de los documentos interviniendo directamente en sus características físicas o químicas y siempre adaptadas a las características y necesidades específicas del centro y todo ello se debe concretar en un programa o plan de conservación (Cano, 2014).

Las medidas de “Preservación” son más propias de las colecciones digitales pues las bibliotecas conforme tienden a su nueva organización en forma de bibliotecas digitales, van tomando las medidas para preservar y distribuir tanto las colecciones que estuvieron originalmente en soportes tradicionales y que están siendo digitalizadas, como las colecciones producidas originalmente en soportes digitales (Voutssas, 2011).

Hoy en día es necesario en las bibliotecas definir políticas de preservación a largo plazo, aunque es cierto que este tipo de medidas se enfrentan a problemas todavía no resueltos, utilizando estrategias que en la actualidad están siendo probadas y que requieren de más investigación (Carrazana, 2014).

Algunos de los datos obtenidos también permiten establecer una comparación con los datos aportados en los trabajos de Saunders (2015 y 2016) sobre bibliotecas anglosajonas -ya mencionado en el marco conceptual-. En concreto para las siguientes cuestiones:

Como colofón del análisis de datos, a partir de los resultados obtenidos sobre objetivos y acciones de los 24 documentos estratégicos analizados, se pueden ordenar las bibliotecas en función del mayor o menor número de medidas fijadas para las colecciones (tabla III), destacando, en primer lugar, la Biblioteca de Alicante; en segundo lugar, la de Las Palmas de Gran Canaria; y en tercer lugar, la Biblioteca de la Universidad Complutense.