En el entorno cambiante en el que se encuentra la biblioteca académica, debido especialmente a los cambios tecnológicos, así como a los nuevos planes de estudio y las nuevas técnicas de investigación, los bibliotecarios están obligados a actualizar de continuo su formación.

Wright (2010) afirma que los gestores de bibliotecas deben actuar como sus colegas en el sector comercial: es necesario anticiparse al futuro y preparar las instituciones para las necesidades que vayan surgiendo. En consecuencia, la innovación de operaciones y la innovación estratégica son absolutamente necesarias. Esto es quizá más cierto en los últimos años, en que el modo de trabajar en las bibliotecas ha sufrido profundos cambios.

Una característica de la transformación operada en el entorno bibliotecario, fuertemente influido por la revolución tecnológica, es que no se trata de algo ocasional que, tras un breve periodo de agitación, recupera de nuevo la estabilidad. Más bien se podría decir que lo que se convierte en permanente es la inestabilidad debida a la continua renovación tecnológica. Nos encontramos ante un panorama en continuo movimiento que contrasta fuertemente con la persistencia de procedimientos y técnicas bibliotecarias durante siglos. Hay que tener en cuenta, además, el factor de globalización, que hará necesaria una innovación constante y concede una importancia cada vez mayor a las redes sociales y profesionales (Wright, 2010).

La innovación, que se ha hecho necesaria para sobrevivir, raramente se produce cuando se continúa realizando el trabajo de la misma forma. Es necesario arriesgarse, dar pasos adelante, aunque parezca que no se consigue nada. Mantenerse al día lleva a la innovación y esta al deseo de expresarse a través de la literatura profesional o de presentaciones en congresos (Bell, 2003). Los diversos modos de mantenerse al día sugieren nuevas ideas que, junto con el conocimiento profundo de la institución, ayudan a mantener siempre un alto nivel de innovación, que pueda cubrir las expectativas de nuestros usuarios y, lo que es mejor, superarlas.

Además de estudiar la literatura profesional, Wright (2010) indica otros modos de entender mejor el futuro.

Planeando distintos escenarios.

Acudiendo a conferencias, jornadas.

A través de Internet, permaneciendo al día de las innovaciones que se presentan en las redes sociales y profesionales.

Visitando otros países y observando qué es lo que se está llevando a cabo.

Con estos sistemas, los líderes pueden desarrollar sensores que les ayuden a detectar aquellas novedades que van a provocar cambios que se mantendrán en el tiempo: en eso consiste la innovación.

El proyecto que aquí se describe tiene que ver con el último de los aspectos indicados por Wright y también con lo que afirma Bell, referido a las personas: fomentar la creatividad y la innovación en quienes trabajan en una biblioteca es uno de los retos que debe afrontar el gestor de bibliotecas, como medio para lograr una mayor satisfacción personal en los bibliotecarios, que es la mejor garantía de un trabajo de calidad.

En los últimos años se ha profundizado en las características que diferencian entre sí a las generaciones. A las últimas generaciones que se han incorporado a la vida laboral se las ha denominado Generación X (Ulrich, 2003) (los nacidos entre 1965 y 1983) y Generación Y (los nacidos entre 1984 y 1990). Estas dos generaciones, aunque muy cercanas en el tiempo, presentan diferencias apreciables en lo que respecta a vivencias, expectativas, así como en su actitud frente al trabajo. Los componentes de la Generación X son escépticos, equilibrados y lideran desde la competencia en el trabajo. Por el contrario, los jóvenes del siglo XXI, o la generación del Milenio, como también se los ha denominado, son esperanzados, decididos y lideran desde el colectivismo. No preguntan: actúan. Trabajan por objetivos y en el trabajo buscan que se les valore (García Lombardía y otros, 2008).

Es cierto que establecer una división exige delimitar un periodo de tiempo, pero en realidad, pertenecer a una generación u otra no depende tanto de la edad como de la mentalidad. Aprendizaje, desarrollo y acceso a la información forman parte de las nuevas condiciones de trabajo que ofrecen una mayor flexibilidad a los empleados (Sayers, 2007; Wright, 2010), entre los que hoy día no prevalece una mentalidad de continuidad, debido a que poseen un dominio alto de los idiomas, manejan con soltura la informática y se caracterizan por una gran movilidad que les lleva a no plantearse como objetivo la estabilidad.

Para seleccionar y retener personas con talento de estas generaciones, Sayers (2007) propone varias estrategias:

Valorar al individuo: conciliación de la vida laboral con la vida familiar, adecuado incentivo económico, respeto y valoración tanto de su persona como de sus ideas por parte de los colegas.

Proveer de un acceso lo más amplio posible a oportunidades de desarrollo profesional. La formación debe ser relevante, interactiva, personalizada y entretenida.

Dar amplio acceso a los mentores. Necesitan orientación de colegas.

En España la estabilidad en el trabajo se percibe como un valor, lo que hace que la movilidad no sea tan frecuente; precisamente por eso, es muy importante fomentar la motivación en el trabajo. Facilitar estancias en bibliotecas extranjeras de países con un desarrollo bibliotecario más avanzado, como es el caso de los Estados Unidos y el Reino Unido, es un modo de favorecer estas tres estrategias, además de contribuir a mejorar el propio centro de trabajo.

Por otro lado, teniendo en cuenta que hoy día uno de los objetivos que las instituciones universitarias se proponen es la internacionalización, proyectos de este tipo contribuyen no solo a mejorar los conocimientos, sino también a conocer los proyectos desarrollados en bibliotecas extranjeras, muchas de las cuales son visitadas también por los profesores de la propia institución. De este modo, al mismo tiempo que se fomenta el desarrollo profesional de los bibliotecarios y se mejora su autoestima, se ofrece un servicio más eficaz al personal docente e investigador. Se facilita así un interesante punto de contacto con esos usuarios, con los que no siempre es fácil conectar, pues es habitual que los profesores desconozcan los servicios que la biblioteca puede ofrecer, así como la ayuda que les pueden prestar los bibliotecarios, como ha mostrado un estudio reciente sobre la relación entre profesores universitarios y bibliotecarios en algunas bibliotecas del Reino Unido (García Bajo, 2009).

La encuesta realizada a las ocho personas que han participado en este programa constaba de nueve preguntas, seis de ellas referidas a la experiencia del bibliotecario: cuál fue el principal reto profesional al que se enfrentaron; si las tareas que realizaron se centraron en el puesto de trabajo o también pudieron conocer otras áreas bibliotecarias; en qué aspectos la estancia complementó su desarrollo profesional; qué innovaciones ha propuesto en la biblioteca después de la estancia; si considera que el proyecto debe continuar y, por último, se solicitaba su valoración personal. Las tres preguntas restantes se referían a la institución receptora y se preguntaba si había existido un intercambio posterior, si la respuesta en la institución fue positiva, tanto en la solicitud como durante la estancia, y si mantiene algún contacto con el personal de la institución en la que estuvo.

En la tabla I se indica, de modo esquemático, el lugar donde se realizaron las estancias, el contacto que las hizo posible, el motivo de la elección de la biblioteca, el trabajo que desarrollaban en nuestra Biblioteca los bibliotecarios que participaron en estancias en el extranjero, así como la tarea principal y las complementarias que llevaron a cabo en la biblioteca receptora. Además es destacable que tres de los bibliotecarios tuvieron la oportunidad de asistir a clases de biblioteconomía en la universidad en la que realizaron su estancia.

En lo que respecta al principal reto profesional al que se enfrentaron, se aprecia una evolución desde las primeras estancias. Los objetivos de las estancias se concretan cada vez un poco más, fruto de la experiencia que se va adquiriendo con el tiempo. En las primeras estancias, las metas eran más bien generales: evaluar mejoras en nuestra biblioteca, conociendo el funcionamiento de la biblioteca receptora, o conocer una cultura y un modo de trabajar diferentes. En las estancias posteriores, los objetivos fueron más concretos y se seleccionaron bibliotecas que tuvieran programas de los que ya disponíamos o que pensábamos adquirir, bien para conocer cómo se habían adaptado esos programas, para mejorar modos de funcionamiento o para valorar si realmente merecía la pena su adquisición. Esto ocurrió con la estancia en Warwick, que disponía del programa de gestión bibliotecaria “Innopac-Millennium” y de sus programas de gestión de recursos electrónicos, y también con la estancia en Nottingham Trent, donde había una persona experta en SFX-Metalib. En estos casos, los bibliotecarios que ya trabajaban en estos programas aportaron desarrollos que no estaban operativos en las bibliotecas receptoras. En otras ocasiones, se pretendía conocer algunos servicios que se deseaba desarrollar. Así ocurrió particularmente en las estancias en Bath, en la Health Science Library de la University of North Carolina y en la University of Washington en Seattle, donde se estudiaron a fondo las tareas y funciones que desarrollaban los bibliotecarios temáticos (subject librarians). En la estancia en Sheffield Hallam University el interés estaba centrado en conocer el modelo de los Learning Resource Centres, que en España se han denominado CRAI (Centros de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación) y que, como consecuencia de la introducción de las TIC’s y el nuevo modelo de enseñanza promovido por el Espacio Europeo de Educación Superior (EEES), han favorecido que la biblioteca se convierta en el centro de los recursos educativos básicos de la universidad (Martínez, 2004). En cierto modo, el CRAI es una fusión de biblioteca y servicios de información e incluye una amplia dotación de ordenadores, así como de materiales multimedia y educacionales (Serrano-Vicente, 2007). Aunque ya se estaba implantando este modelo CRAI en la Biblioteca de Ciencias de la UN, deseábamos conocer más de cerca los nuevos desarrollos implementados en bibliotecas universitarias del Reino Unido.

En las entrevistas, todos los participantes en el programa afirman que la estancia ha supuesto una mejora en su desarrollo profesional, que les ha permitido conocer nuevos modos de trabajar y les ha proporcionado una visión global del trabajo en una biblioteca. Entre los aspectos en los que coinciden muchos de los testimonios, destaca la integración de los bibliotecarios como parte del cuerpo docente de las Facultades (los bibliotecarios temáticos colaboran impartiendo clases de alfabetización informacional y en ocasiones participan en las reuniones de los departamentos como un profesor más), la estrecha colaboración entre bibliotecarios y profesores en el diseño de programas formativos, la cooperación en el desarrollo de la colección y en la gestión del presupuesto, etc. Asimismo, les ha resultado muy útil observar el modo de trabajar en equipo y la eficacia de las reuniones, que se ajustan al tiempo establecido y al orden del día previsto, se desarrollan a un ritmo rápido y, por lo general, son muy resolutivas y eficaces.

Desde el punto de vista técnico, algunos detallan aspectos de su trabajo específico, que mejoraron después de las estancias. En particular, las mejoras que se adoptaron en la Biblioteca de la UN fueron:

a) Página web de la Biblioteca:

Uso de RSS para las nuevas adquisiciones de la Biblioteca.

Actualización del boletín de novedades semanal, en la plataforma NetVibes, con información relevante para los usuarios.

Uso y estudio de software gratuito para ofertar mayor información: Delicious (enlaces de interés), Youtube (tutoriales formativos), iGoogle (para sindicación de contenidos), aplicaciones en redes sociales (Facebook, Twitter, etc.), Google Calendar (para ofertar las sesiones formativas).

Personalización por perfiles de la nueva web para facilitar el acceso a la información de la Biblioteca, con contenidos específicos según el tipo de usuario: acreditación para profesores e investigadores, enlaces a las salas de trabajo en grupo para los alumnos, etc.

b) CRAI. La Biblioteca de Ciencias ha sido pionera en la UN en la adaptación de sus instalaciones al modelo denominado CRAI. El resultado ha sido muy bien valorado por parte de todos. Tras el planteamiento inicial, se han incrementado el número de salas de trabajo en grupo (de 11 a 13) y el número de impresoras asociadas a los equipos informáticos (de 2 a 3).

c) Estudio para proyectos de digitalización y conservación del material de la Hemeroteca.

d) Inventarios y control de la colección. Adaptación de sistemas de inventariado a partir del programa MS Access y de ficheros de revisión del programa de gestión bibliotecaria Innopac-Millennium, que ha permitido realizar con considerable ahorro de tiempo y esfuerzo el inventario en algunas de las bibliotecas que no disponen de sistema de radiofrecuencia (RFID). El procedimiento se expuso en marzo de 2011 en la IX Asamblea del Grupo Español de Usuarios de Innovative Interfaces (GEUIN), celebrada en la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla (Aznar y González, 2011).

e) Servicios al usuario. Se ha procurado mejorar la atención al usuario a través de algunos cambios estructurales y organizativos:

Reubicación física de mostradores de información y referencia, que ha supuesto un aumento en la visibilidad de la biblioteca, la afluencia de usuarios y su satisfacción final.

Estudio y análisis de aplicaciones de chat, para la labor de referencia (aún no puestas en funcionamiento).

f) Bibliotecarios temáticos. Muchas de las tareas y funciones que se desarrollan y estudian para su implementación en el desarrollo diario, se basan en las ideas y experiencias de los bibliotecarios que realizaron estas estancias. Más concretamente, las mejoras tienen relación con los siguientes aspectos:

Desarrollo de la colección. Se han establecido una serie de funciones, para que, en colaboración con el departamento de adquisiciones, el bibliotecario temático se implique en las labores de localización, análisis y evaluación de nuevos materiales para su incorporación a la colección de la biblioteca.

Guías temáticas. Se ha evaluado positivamente y está en proceso ya implementado el software gratuito para la creación de guías temáticas web: SubjectPlus (similar a LibGuides).

Tutoriales. El proyecto de creación de tutoriales ha adquirido un gran impulso a partir de las sugerencias de los bibliotecarios que estuvieron en bibliotecas extranjeras. Se ha utilizado el programa BBFlashback para su realización y la plataforma de YouTube para la difusión. También se están incorporando otras herramientas como es el caso de SlideShare para las presentaciones de productos o servicios.

Realización y estudio de proyectos encaminados a una mejor atención personal al usuario, tanto en el asesoramiento para los procesos de acreditación del profesorado, como para la elaboración de artículos o trabajos académicos, dirigido este último, principalmente, a los alumnos de grado y doctorado.

En las primeras estancias, que se realizaron en 2003-2004, quizá había más diferencia entre las bibliotecas visitadas y la propia. Por eso, las mejoras propuestas se orientaron hacia el entorno digital. Todas ellas se han ido poniendo en funcionamiento a lo largo de estos años. En las respuestas de los bibliotecarios que han llevado a cabo estancias en años posteriores, se aprecia que la distancia entre los recursos y servicios de las bibliotecas visitadas y la propia es menor. Así, varios de ellos han realizado trabajos especializados, que han supuesto una aportación para la biblioteca visitada. Por ejemplo, en la estancia de Warwick se contribuyó al diseño del OPAC (tarea que ayudó al rediseño del catálogo de la UN), en Nottingham Trent, se realizó un trabajo muy especializado: las tareas diarias del gestor de recursos electrónicos SFX-Metalib y VERDE (de la empresa ExLibris). Y también en la Universidad de Washington se implementó la herramienta Lib X, ya instalada en la UN, para realizar búsquedas en el catálogo desde el navegador (Aznar y González, 2009), así como el proyecto de un boletín de novedades basado en Netvibes (Aznar y Navarro, 2009). El resto de bibliotecarios también cooperaron con su trabajo en cada una de las bibliotecas y realizaron además una presentación sobre la biblioteca de la UN.

En dos de los casos, la estancia dio lugar a publicaciones (Zapiráin Sagaseta, 2006; Aznar y Jost, 2011). Este último fue un artículo escrito conjuntamente por David Aznar y su tutor en la biblioteca de la Facultad de Derecho de la Universidad de Washington, publicado en la revista de la American Association of Law Libraries. El artículo relata la experiencia de la estancia, tanto desde el punto de vista de quien realiza la estancia como del tutor de la institución receptora.

Por otra parte, algunos bibliotecarios expresan su decepción porque no todas las ideas que han traído han podido ponerse en práctica, por falta de personal o recursos, aunque no pierden la esperanza de que puedan aplicarse en el futuro.

Los bibliotecarios que han participado en el programa coinciden en que el proyecto debe continuar, porque supone un adecuado instrumento de formación para el personal, y permite conocer e importar modelos de trabajo. Tres de ellos indican que deberían concretarse más los objetivos y metas para cada estancia, y dos, añaden que de todas las estancias deberían derivarse aplicaciones prácticas. Además, dos personas sugieren que se podría acudir a bibliotecas europeas para conocer cómo se han adaptado al EEES, o a bibliotecas universitarias españolas para observar de cerca experiencias interesantes, quizá en estancias más cortas o mediante visitas puntuales.

Respecto a la definición de objetivos, se ha ido mejorando con el tiempo. En uno de los casos, la estancia no obtuvo los resultados esperados, debido a que la persona con la que se había contactado en la biblioteca extranjera dejó de trabajar en ese lugar. Por esa razón, no hubo la atención personalizada esperada, y se advirtieron algunas otras carencias. Esto muestra que el interés y la implicación de la persona de contacto son decisivos para el éxito de la estancia.

En todas las ocasiones se ofreció la posibilidad de un intercambio, que solo se llevó a cabo en una ocasión, debido fundamentalmente a dificultades con el idioma.

La respuesta de la entidad receptora fue positiva en todos los casos. Los bibliotecarios aprecian la acogida cordial que recibieron. Asimismo, valoran el trato recibido que les asimilaba al personal de la propia institución: se les ofreció un puesto en una oficina con acceso a ordenador, tarjeta identificativa que permitía el acceso a los edificios; en ocasiones, incluso se les proporcionó una dirección de correo electrónico de la universidad, y siempre hubo una persona responsable de su estancia. También indican que todos siguieron el plan previsto de trabajo, que incluía un recorrido por los distintos departamentos, donde les describieron sus procedimientos de trabajo y se mostraron disponibles para contestar cualquier tipo de dudas. Se les facilitó además visitas a otras bibliotecas universitarias, así como la asistencia a jornadas o congresos celebrados durante su estancia. En las instituciones en las que existía una Facultad de Biblioteconomía, pudieron asistir a las clases y elegir las asignaturas que más les interesaron. Así ocurrió en tres de los casos, dos en la Universidad de North Carolina y otro en la Universidad de Washington.

El 75% de los bibliotecarios que han realizado las estancias sigue manteniendo contacto en mayor o menor medida con la institución. Esto permite consultar algunos asuntos o pedir informaciones cuando es necesario.

En cuanto a la valoración personal, todos consideran que es una experiencia muy positiva y recomendable para todas las personas que trabajan en la biblioteca, incluso para el equipo directivo. Es una oportunidad para aprender cómo se organizan en bibliotecas de países de culturas distintas, con un estadio de desarrollo bibliotecario más avanzado, y comprobar qué están haciendo y cómo se enfrentan a los mismos problemas o dificultades a los que nosotros nos enfrentamos.