De los 10 documentos (tabla I), 8 documentos utilizan la palabra “gestión”; y 3 documentos, además, añaden la palabra “desarrollo”. Por otro lado, 2 documentos no emplean ninguna de estas dos expresiones: en un caso sólo se emplea la palabra “colección” y en el otro se enumeran los procesos de “selección, adquisición y descarte”.


Esta terminología refleja que la denominación gestión de la colección es la más extendida, si bien no se ha perdido del todo el término desarrollo, muy vinculado al concepto, como hemos mencionado en la introducción.


También, se puede destacar que sólo 4 documentos han elegido el término “plan”. El resto se han decidido por “política” (2 documentos), por “programa” (2 documentos), “proceso” (1 documento) y por “criterios” (1 documento). En el empleo de estos términos se aprecia una mayor variedad o dispersión que en los anteriores.


Todos los documentos incluyen apartados para la adquisición y para el expurgo (La Autónoma de Barcelona emplea el término retirada). En relación con las adquisición están las donaciones, que la abordan todas las bibliotecas menos una (Alfonso X El Sabio); en la mayoría como uno de los procedimientos o formas de adquisición (6 documentos), pero en dos (Sevilla y Barcelona) se tratan en apartados diferenciados.


Todos los documentos menos uno (Barcelona) abordan la selección, con frecuencia en el mismo apartado que la adquisición (6 documentos). 


Todos los documentos menos 3 (Barcelona, Málaga, Alfonso X El Sabio) abarcan la evaluación (la Autónoma de Barcelona utiliza un apartado denominado Seguimiento y revisión de los planes de colección que hace referencia más al plan en sí que a la colección). La abordan con más extensión los documentos de la Universidad Politécnica de Cataluña y la Universidad Carlos III, que centran la evaluación en la medición del uso (estableciendo unos indicadores) y partiendo de los criterios definidos para la selección; o el documento de La Rioja que explica la herramienta en File Maker diseñada para obtener información cuantitativa de la colección con el objeto de valorar el uso, la disponibilidad y la adecuación a las necesidades actuales y previsibles de los usuarios. 


Los demás textos son más escuetos: el de la Complutense cita la metodología Conspectus y cómo la aplica; el de Murcia está centrado en el análisis de las estadísticas de uso; y el de Sevilla sólo menciona los principios generales que guían la evaluación.


El presupuesto se trata como un apartado destacado en 7 documentos, bajo diferentes denominaciones: “Política presupuestaria” en 5 documentos (La Rioja, Murcia, Politécnica de Cataluña, Carlos III, Sevilla, en este texto aparece como “Política de gestión económica y presupuestaria”); “Aspectos económicos de las colecciones” en 1 documento (Complutense) y “Financiación” en 1 documento (Autónoma de Barcelona). Los documentos más detallados son los de la Universidad de La Rioja que desarrolla aspectos como el órgano responsable, las partidas presupuestarias, los plazos de aprobación, o los criterios de reparto del presupuesto; la Universidad Carlos III que explicita el personal responsable, los porcentajes y las fases por las que pasa el reparto del presupuesto; la Universidad de Sevilla que precisa con detalle los baremos, porcentajes y fórmulas para la asignación del crédito; o la Universidad Complutense que hace una descripción cualitativa de las directrices generales que marcan el reparto del presupuesto. 


Con menor extensión lo tratan la Universidad de Murcia: presenta unos rasgos generales de la distribución del presupuesto; o la Autónoma de Barcelona: se limita a exponer las diferentes partidas presupuestarias para financiar las adquisiciones. En otros textos las alusiones son más reducidas aún (en el de Málaga dentro del apartado Directrices del plan; en el de la Autónoma de Barcelona en Responsabilidad de la selección y aprobación del gasto).


Los proveedores se abordan en 7 documentos como elemento diferenciado del índice. La expresión más utilizada es “Política de proveedores”: en 6 documentos (La Rioja, Málaga, Murcia, Politécnica de Cataluña, Complutense, Sevilla). La extensión difiere de unos a otros: en La Rioja se desciende a los detalles que marcan la elección de los proveedores para cada tipo de documento; también se dedica un completo apartado para fijar los aspectos que guían la evaluación de proveedores. La Politécnica de Cataluña establece criterios generales y otros criterios más detallados para la revisión periódica de los proveedores según la tipología documental.


La explicación no es tan detallada en los textos de las otras universidades: la Complutense desarrolla 5 aspectos principales que se tendrán en cuenta a la hora de seleccionar a los proveedores; la de Sevilla informa que la adquisición de los materiales documentales se realiza a través de los proveedores homologados en los concursos de suministros realizados periódicamente y enumera los criterios que se tendrán en cuenta en la evaluación de proveedores; la Universidad de Murcia recoge 5 factores para la selección; y la de Málaga 4 criterios. Los mencionan también, todavía con menos protagonismo, los documentos de la Universidad Alfonso X El Sabio y la Autónoma de Barcelona.


La conservación y/o preservación se recoge en 6 documentos, 3 lo hacen de manera conjunta (Carlos III, Murcia y Politécnica de Cataluña, en esta Universidad formando parte del mantenimiento); en 1 documento (Sevilla) la conservación aparece unida a la restauración; en 1 documento (Complutense) únicamente se trata de la preservación; en 1 documento (Málaga) sólo se aborda la conservación.


Los textos de las universidades Carlos III, Sevilla, Murcia y Málaga se limitan a establecer la necesidad de redactar un plan que aborde estos aspectos. Con un mayor desarrollo se incluye en la Universidad Complutense: se basa en los principios de la IFLA (también en la Carlos III) y recoge unas directrices sobre la preservación de documentos en general, otras directrices sobre las colecciones digitales, y unas indicaciones para la seguridad. La Politécnica de Cataluña se detiene en las actuaciones dirigidas a la preservación diferenciando entre las colecciones en soporte físico, fondo antiguo, fondos especiales y materiales digitales.


La frecuencia y generalización de estos temas en los documentos nos indica que son los esenciales en la gestión de la colección, y que con ellos se identifica este concepto en las bibliotecas universitarias españolas.


Estos temas se completan con otros según las bibliotecas, por ejemplo: derechos de autor y de propiedad intelectual (Sevilla, La Rioja, Murcia, Politécnica de Cataluña y Carlos III); desarrollo de la colección (o programas específicos de gestión de la colección) por áreas temáticas (Carlos III, Sevilla); descripción de las colecciones (Politécnica de Cataluña, Autónoma de Barcelona, Murcia); o niveles de la colección (Málaga, Murcia).


Si comparamos la estructura de estos documentos con el esquema propuesto por la ALA (1996) en su Guide… la mayor coincidencia se da en presentar un apartado introductorio con un planteamiento semejante (todas las bibliotecas menos la Alfonso X el Sabio), y en destacar la evaluación. Los únicos documentos que hacen una mención explícita al Conspectus son los de la Biblioteca de la Complutense y de la Politécnica de Cataluña.


Los planes se constituyen en algunos casos como un “documento marco”: es el caso de la Biblioteca de la Universidad Complutense que redacta su plan con el fin de establecer los principios generales y las líneas directrices que guían la gestión de la colección. Recoge los criterios y las directrices básicos para coordinar y llevar a cabo las diferentes actividades de gestión de la colección. También lo plantean así la Biblioteca Autónoma de Barcelona o la Biblioteca de la Universidad Politécnica de Cataluña: 


“El objetivo de este documento es establecer un marco que permita desarrollar una política de gestión de la colección adecuada y coherente en relación con las necesidades de los usuarios de las bibliotecas y los recursos disponibles”.


Para otras bibliotecas los planes tienen como finalidad ser una “guía para los responsables de gestionar la colección”. Este planteamiento está inspirado en las Directrices…de la IFLA (2001): “una breve guía de cómo llevar a cabo una política de colecciones […], pretende ser un instrumento, sobre todo, para los colegas […] que se encargan de las colecciones”.


Así lo concibe la Biblioteca de la Universidad Carlos III de Madrid. En la Biblioteca de la Universidad de Sevilla la guía se concreta en establecer las líneas de actuación y fijar los objetivos y metodologías de trabajo en torno al ámbito de la gestión de la colección. En la Biblioteca de la Universidad de Málaga el plan se diseña como una guía de ayuda para formar una colección basada en el estudio de las necesidades informativas reales de los usuarios, de los planes de estudio y líneas de investigación de la comunidad universitaria. Tiene como función establecer objetivos y principios generales, fijar metodologías de trabajo y velar por la adecuación y coherencia de las colecciones. 


Para la Biblioteca de la Universidad de Murcia la finalidad es “el estudio de la gestión y desarrollo de las colecciones […] sea cual sea su fuente de financiación…”.


Estos propósitos generales se completan con otros, así en el caso de Sevilla o Murcia se concibe para que sirva de información a la comunidad universitaria sobre la misión, objetivos y procedimiento de la biblioteca en este campo, y para asegurar que la política de gestión de la colección se adecua a los objetivos de la biblioteca; o en el caso de la Biblioteca de la Universidad Carlos III de Madrid debe ser uno de los principales instrumentos de comunicación entre los diferentes estamentos universitarios y la biblioteca, y ayudará al cumplimiento de los objetivos del servicio dentro de la universidad.


Tanto la Biblioteca de la Universidad de Sevilla como la de la Universidad Politécnica de Cataluña matizan que estos documentos se tendrán que complementar y desarrollar en otros programas o líneas que recojan las características individuales de cada una de las bibliotecas en las que se organiza la universidad.


La Biblioteca de la Universidad Complutense concibe la gestión de la colección como un conjunto de actividades de gestión llevadas a cabo con unos criterios y directrices que marcan la política de gestión de la colección:


“qué procedimiento es el más adecuado para adquirir cada tipo de documento, qué proporción entre libros, revistas y otros recursos se ajusta mejor a las necesidades, qué soporte es preferible y optimiza la difusión y la consulta, qué grado de duplicación es el razonable, cómo debería equilibrarse el gasto entre la bibliografía básica y el material didáctico para los alumnos, las obras y materiales para la docencia y los recursos para la investigación, qué niveles de alcance son recomendables para cada materia, etc.”.


Para la Biblioteca de la Universidad Politécnica de Cataluña la gestión de la colección hace referencia a las actividades relacionadas con la selección y la adquisición de los documentos, el mantenimiento de la colección y el seguimiento de su uso. 


En términos muy parecidos la definen las demás bibliotecas: así, para la Autónoma de Barcelona esta gestión incluye los criterios generales de “la selección, la adquisición, la preservación, la evaluación y el descarte de los fondos bibliográficos”. Para Málaga la gestión de la colección busca coordinar y facilitar las cuestiones relativas a “la política de selección, adquisición y expurgo de los fondos, control del presupuesto, evaluación del acceso y uso, políticas de preservación y conservación de todo tipo de materiales”. En el caso de Murcia “mantener colecciones equilibradas, mediante políticas de selección, adquisición y expurgo de los fondos, corrigiendo las desviaciones que se produzcan”. O para la Universidad Carlos III, la gestión de la colección es un objetivo prioritario de la Biblioteca y consiste en:


“coordinar y facilitar las cuestiones relativas a la colección de la Biblioteca en lo referente a política de selección, adquisición y expurgo de los fondos (incluida la política de proveedores), control del presupuesto, evaluación del acceso y uso, políticas de preservación y conservación de todo tipo de materiales”.


En algunos documentos se enumeran una serie de objetivos relativos al programa o política de gestión de la colección. Es el caso de las bibliotecas de Sevilla y de la Politécnica de Cataluña que coinciden en estos objetivos:


“-Reflejar la política de la Biblioteca respecto de su colección, teniendo en cuenta las necesidades de sus usuarios y los objetivos institucionales. 


-Establecer las líneas de actuación en torno a la Gestión de la Colección: selección, adquisición, evaluación y expurgo. 


-Indicar las responsabilidades de cada una de las tareas del proceso. 


-Definir las colecciones existentes y planificar su futuro desarrollo. 


-Velar por la adecuación, coherencia y equilibrio de las colecciones en relación con los planes de estudio y las líneas de investigación de la Universidad”.


Estos planteamientos son muy semejantes a los postulados por la ALA (1996) en su Guide…:


“Un programa de gestión y desarrollo de colección contribuye al logro de aquellos objetivos de los procesos de adquisición y suministro de materiales, los integra en colecciones coherentes, gestiona su crecimiento y mantenimiento y descarte. Tal programa es un elemento que forma parte del plan de la biblioteca para satisfacer las necesidades de acceso a las fuentes de información de la comunidad a la que sirve”.


Respecto a los criterios generales de selección de los 12 documentos que los incluyen, 9 documentos coinciden en presentar los criterios en forma de listado y con elementos parecidos. El resto (Barcelona, Complutense, Vigo) se alejan de este modelo con explicaciones más extensas. 


Los criterios según la frecuencia de aparición son:


· Lengua de la publicación: 8 documentos.


· Previsión de uso: 8 documentos.


· Contenido (temático de valor): 8 documentos.


· Adecuación a la colección: 7 documentos.


· Actualización (o fecha de publicación): 7 documentos.


· Prestigio (del autor y/o del editor): 6 documentos.


· Formatos (o soporte): 6 documentos.


· Calidad: 6 documentos.


· Duplicados (evitarlos): 5 documentos.


· Materia (o cobertura temática): 4 documentos.


· Soporte (apoyo a la docencia, al aprendizaje, a la investigación, a las tareas del personal…): 3 documentos.


· Aspectos económicos: precio (2 documentos), disponibilidad de presupuesto (3 documentos), coste de procesamiento o mantenimiento (1 documento).


· Relevancia: 2 documentos.


· Completar una colección: 2 documentos.


· Encuadernación: 2 documentos.


En los 5 documentos que recogen criterios específicos (tabla III) se establecen dos distinciones: 


a) Los textos de Alcalá y Vigo sólo presentan criterios para uno o más tipos de materiales (Alcalá: recursos electrónicos; Vigo: revistas y bases de datos).


b) Los 3 textos restantes mencionan las tipologías documentales en función de los tipos de usuarios miembros de la comunidad universitaria: alumnos (distinguiendo según los distintos niveles) y profesores, aludiendo a la docencia, aprendizaje e investigación. Estos criterios se completan con otros: obras de referencia (3 documentos); prensa (2 documentos); colecciones especiales (1 documento).


Este contenido se expone de manera semejante en todos los documentos a excepción del texto de la Universidad Autónoma de Barcelona, que lo organiza en función de la fuente de financiación y presupuesto.


Los documentos inician la exposición expresando que se trata de una actividad compartida, donde juegan un papel preeminente el personal docente e investigador y los bibliotecarios. A partir de aquí cada documento cuenta con sus propios matices:


· La Biblioteca de la Complutense o la de Murcia subrayan que es una actividad cooperativa donde participa toda la comunidad universitaria en mayor o menor grado.


· La Biblioteca de La Rioja precisa que el personal docente e investigador seleccionará directamente los fondos bibliográficos orientados a la investigación o a la docencia con cargo a cualquier presupuesto destinado a tal efecto y que los bibliotecarios de las secciones de Proceso e Información en sus respectivas áreas temáticas realizarán estudios de evaluación y observarán las necesidades de los usuarios. También, son los responsables de la actualización del fondo de bibliografía básica recomendada y de los fondos orientados a los alumnos con cargo al presupuesto de biblioteca. Precisa que se estudiarán las desideratas.


· La Biblioteca de la Carlos III establece que la responsabilidad es compartida entre los bibliotecarios de Proceso de Información Especializada (PIE), los coordinadores de biblioteca, y los docentes responsables de departamentos o áreas. El bibliotecario de PIE es responsable del desarrollo de sus áreas temáticas y se especializará en la investigación de recursos de información editorial, bibliográfica y datos de necesidades observadas que ayuden a los docentes en la selección.


· La Biblioteca de Sevilla matiza que el grado de participación de la comunidad universitaria en la selección depende del tipo de obra que se adquiera y de su finalidad.


Como se ha mencionado, la Biblioteca de la Autónoma de Barcelona plantea de otro modo las responsabilidades en la selección:


· Adquisiciones consorciadas: aprueba el Vicerrector de investigación a propuesta de la Dirección del Servicio de Bibliotecas.


· Suscripciones centralizadas: aprueba la Comisión de investigación a propuesta de los centros, departamentos y bibliotecas.


· Presupuestos de los centros: aprueba el decano, a propuesta del personal académico del centro y/o de la biblioteca.


· Subvenciones específicas de proyectos de investigación y de convenios: aprueba el responsable del proyecto a propuesta de los miembros del proyecto.


· Presupuesto distribuidos por el Vicerrectorado o los centros de las diferentes bibliotecas: aprueba el jefe o coordinador de Biblioteca a propuesta de la biblioteca y/o del personal académico.


· Presupuesto específico ordinario para adquisiciones bibliográficas: aprueba el jefe y/o coordinador de biblioteca a propuesta de la biblioteca y/o del personal académico.


La forma de presentar los apartados dedicados a las fuentes para la selección es muy parecida en los cuatro documentos que los incluyen y consiste en la elaboración de un listado con la tipología de las fuentes. La mayor coincidencia radica en las llamadas “fuentes básicas” donde se incluyen las recomendaciones de los docentes, las sugerencias de los alumnos, los programas académicos, etc. 


Las clasificaciones para presentar los tipos de fuentes son las siguientes:


Biblioteca de la Universidad de Alcalá: 


· Fuentes básicas: 


- Bibliografía básica y complementaria recomendada por los profesores en cada asignatura para los diferentes estudios. 


- Sugerencias de los alumnos.


- Proyectos de investigación.


- Informes de usos de libros prestados y reservados.


- Datos recogidos de inventario (deterioro, desaparición, etc. de ejemplares).


· Fuentes complementarias: publicidad de editores, proveedores y libreros, repertorios especializados, libros a examen, índices de impacto.


Biblioteca de la Universidad de La Rioja: 


· Catálogos de editores, libreros, etc. 


· Información bibliográfica (elaborada por la biblioteca)


· Información de novedades: los nuevos servicios a través de Internet


· Obras a examen


· Información sobre recursos electrónicos


Biblioteca de la Universidad de Málaga


· Fuentes básicas (propuestas del PDI, programaciones académicas, desideratas de los usuarios).


· Bibliografías (nacionales, comerciales, críticas, etc.).


· Otras fuentes útiles (catálogos: de libreros, de editores, etc.; libros a examen)


Biblioteca de la Universidad de Sevilla:


· Fuentes comerciales (catálogos: de libreros, de editores, de distribuidores, etc.).


· Fuentes bibliográficas (bibliografías nacionales, especializadas, catálogos de bibliotecas).


· Fuentes de carácter crítico (bibliografías críticas).