En este apartado se presentan los resultados y discusión de los datos obtenidos del análisis de diez planes de gestión de la colección, once normativas y documentos específicos sobre la adquisición y quince sobre las donaciones. Para ello se siguen los siete apartados expuestos en el punto anterior.
Los apartados uno al cinco y el sexto hacen referencia a los planes de gestión de la colección y a las normativas o documentos específicos sobre la adquisición. El apartado seis, además, incluye los datos extraídos de los documentos específicos sobre donaciones.
De los diez planes de gestión de la colección, en cuatro (Carlos III, La Rioja, Málaga y Sevilla) se aborda la adquisición junto a la selección dentro de una misma política, aunque diferenciando ambos procesos. Todos los planes coinciden en incluir como contenido destacado dentro de la adquisición, las formas o modalidades de adquisición. Esta información se completa con otras como:
· Política de proveedores (La Rioja y Murcia).
· Tipos de documentos (Sevilla y Murcia).
· Criterios específicos para la compra de monografías (Barcelona).
· Acuerdos de cooperación (Murcia).
· Áreas prioritarias de adquisición (Sevilla).
De las once bibliotecas que abordan la adquisición en documentos específicos, cinco bibliotecas (Alicante, Burgos, Ávila, Huelva y Politécnica de Cartagena) presentan los documentos redactados en forma de articulado. En dos bibliotecas (Extremadura y La Laguna) la adquisición se incluye en manuales de procedimiento o de procesos. La Biblioteca de Cantabria presenta la información sobre la adquisición en un apartado de la página web (descripción del servicio, procedimientos de compra, etc.). El resto de los textos están compuestos por diferentes capítulos o apartados (Castilla-La Mancha, Pablo Olavide y Pontificia de Comillas).
La Universidad de Alicante y la Politécnica de Cartagena, además, han elaborado normativas para la suscripción de bases de datos y publicaciones periódicas.
En los once documentos mencionados los contenidos se explicitan de forma escueta con textos de extensión reducida que se limitan a indicar:
· Distribución del presupuesto (Alicante).
· Tramitación y presentación de peticiones (Huelva).
· Instrucciones prácticas sobre la distribución del presupuesto y las propuestas de adquisiciones (Pablo Olavide y Politécnica de Cartagena).
· Descripción de la constitución de la colección y criterios generales para la adquisición bibliográfica (Burgos y Católica de Ávila).
· Descripción del “servicio” de adquisiciones (Cantabria).
Y también, de forma más desarrollada, como en los documentos de Castilla La Mancha -que además de los temas anteriores incluye la política de donaciones e intercambio, los servicios de las secciones de adquisiciones y las bajas en inventario-; o los de Extremadura y La Laguna, en ambos casos, centrados en la descripción técnica y práctica de los procedimientos.
El concepto de adquisición aparece recogido en dos planes generales de gestión de la colección (Barcelona y Murcia), y en cuatro documentos sobre la adquisición (Burgos, Extremadura, Huelva y Politécnica de Cartagena). En estas definiciones observamos cómo se incide en el carácter de “tramitación” y “gestión” por medio de “tareas” y “rutinas” con el fin de “incorporar” el material seleccionado:
“Consiste en la tramitación de las obras seleccionadas mediante tareas y rutinas para incorporarlas a la colección por el procedimiento más adecuado. Su objeto es conseguir los materiales en la cantidad y calidad deseada al menor coste y tiempo, es decir lograr la eficiencia” (Universidad de Murcia)
La Universidad de Barcelona se aparta un poco de ese planteamiento al concebir la adquisición como una medida para cubrir las necesidades bibliográficas de la docencia y la investigación, en función de tres categorías de documentos.
La Biblioteca de la Universidad de Málaga hace la siguiente matización:
“Actualmente, cabría hablar de ‘incorporación’ de documentos a la colección, pues la aparición de documentos digitales ha alterado el procedimiento clásico de adquisición de documentos”.
También, es frecuente que la adquisición no se defina y aparezca planteada directamente en las formas o modalidades de adquisición (Autónoma de Barcelona, Carlos III, La Rioja, Politécnica de Cataluña, Sevilla y Castilla La Mancha).
No cabe duda que la adquisición, como afirma Moreno (
Las formas o modalidades de adquisición se mencionan en nueve planes generales de gestión de la colección (
En la compra, algunos documentos diferencian varias modalidades, y hay textos que citan otras modalidades de adquisición junto a las anteriores.
La tendencia más novedosa es, sin duda, la de incluir los recursos en Internet de acceso gratuito como los repositorios institucionales para incrementar la colección. Se debe contar con ellos debido a que se utilizan cada vez más para difundir información científica en Internet e incluir en ellos, normalmente con acceso libre, “los documentos digitales o digitalizados que forman los fondos y colecciones relacionados con una unidad de información” (Llueca,
La mención expresa a los recursos electrónicos se hace en tres universidades (Complutense, Málaga y Murcia) –sin tener en cuenta la normativas para la suscripción de bases de datos y publicaciones periódicas de la Universidad de Alicante y la Politécnica de Cartagena–, y esto choca con el hecho de que hoy es difícil encontrar una biblioteca que tenga sólo materiales impresos (Yeow-Fei,
Estas consideraciones inducen a afirmar que la Universidad de Málaga es la que presenta un listado más claro, completo y actualizado de formas o modalidades de adquisición.
Los planes generales de gestión de la colección de las universidades de Barcelona, Carlos III y Complutense, son los únicos que incluyen criterios a tener en cuenta en la adquisición.
La Universidad de Barcelona presenta unos criterios cuantitativos:
· Bibliografía recomendada básica de obras y manuales para el alumnado de primer y segundo ciclo:
- Menos de 100 alumnos: 2 ejemplares.
- De 100 a 299 alumnos: de 3 a 4 ejemplares.
- De 300 a 499 alumnos: de 4 a 6 ejemplares.
- De 500 a 599 alumnos: de 6 a 10 ejemplares.
- Más de 600 alumnos: de 7 a 12 ejemplares.
· Bibliografía recomendada complementaria
- 2 ejemplares, máximo (si la obra es en catalán, en castellano o en la lengua de las asignaturas, caso de Filología).
- 1 ejemplar en el caso de otros idiomas.
· Obras para tercer ciclo, profesorado y personal investigador
- 1 ejemplar de los libros solicitados por el personal docente o investigador de la misma universidad
· Obras de referencia
- Generales: se intentará tener la última edición.
- Específicas: se dará preferencia a la actualización de este tipo de obras de referencia respecto a las generales.
- Siempre que se pueda se comprará la versión electrónica en red.
La Universidad Carlos III ha fijado este baremo para los manuales:
· Menos de 100 alumnos: 2 ejemplares.
· Más de 100 alumnos: 3 ó 4 ejemplares.
· Más de 300 alumnos: 4 a 6 ejemplares.
· Más de 500 alumnos: 5 a 8 ejemplares.
· Más de 600 alumnos: 6 a 10 ejemplares.
· Más de 700 alumnos: 7 a 12 ejemplares.
· 800 alumnos: 12 ejemplares.
La Universidad Complutense de Madrid señala que la Biblioteca debe adquirir materiales documentales de todas y cada una de las disciplinas de las que se imparten enseñanzas, teniendo en cuenta que estén presentes esta variedad de documentos:
· Bibliografía básica.
· Colecciones de investigación.
· Obras de referencia.
· Otras colecciones (según la disponibilidad económica).
También establece condiciones sobre:
· Lengua de los documentos.
· Tipología y formatos.
· Duplicación.
· Criterios típicos.
Los criterios cuantitativos son de utilidad para guiar la adquisición, sobre todo, cuando se está empezando de cero la formación de una colección o hay que incrementarla por la incorporación de nuevas titulaciones. Se deben complementar con criterios cualitativos en los que deben jugar un papel fundamental los docentes e investigadores que trabajan en la universidad donde se ubica la biblioteca, por ejemplo, que los responsables de las adquisiciones conozcan con antelación suficiente las bibliografías que van a recomendar en sus asignaturas.
El presupuesto se aborda en trece textos (seis planes generales de gestión de la colección y siete documentos específicos sobre la adquisición). Los contenidos se centran en el reparto del presupuesto (siete documentos) y en las partidas presupuestarias o procedencia de los recursos (cinco documentos).
El tema del presupuesto se destaca como apartado principal del índice en cinco planes generales de gestión de la colección, normalmente bajo la denominación de “Política presupuestaria” (Carlos III, Murcia, La Rioja y Politécnica de Cataluña).
Los documentos que le dedican una mayor extensión son el de la Universidad de La Rioja (órganos responsables de la política de adquisiciones y presupuestaria; partidas presupuestarias; plazos de aprobación del presupuesto y de reparto del mismo; bases de ejecución del presupuesto; políticas de remanentes; recomendaciones a los departamentos propuestas para la ejecución del presupuesto de bibliografía; criterios de reparto del presupuesto de adquisición de fondos; procedimientos de gestión de presupuestos de las adquisiciones bibliográficas); el de la Universidad Complutense (financiación de las colecciones en relación al presupuesto general de la Universidad; las diferentes partidas presupuestarias que intervienen); y el de la Universidad de Castilla La Mancha (nueve normas para la “asignación de presupuestos de adquisición centralizada de materiales bibliográficos”).
Cuando son variadas las fuentes presupuestarias para adquirir fondos documentales en una misma universidad, es fundamental que exista una eficaz coordinación para evitar las duplicaciones y solapamientos innecesarios en las adquisiciones, se deben arbitrar mecanismos para evitar ese peligro, por ejemplo, que todos los fondos, independientemente de su fuente de financiación, sean inventariados y catalogados por la biblioteca, y que cualquier adquisición duplicada sea convenientemente justificada.
Las donaciones se incluyen en nueve planes de gestión de la colección del siguiente modo: cuatro textos recogen una definición de las donaciones (Carlos III, La Rioja, Complutense y Murcia). En ocho textos se matizan las donaciones con unas condiciones generales (Autónoma de Barcelona, Carlos III, Complutense, Sevilla y Murcia) o criterios y recomendaciones más detallados (Barcelona y Politécnica de Cataluña). En cuatro textos se establecen tipos de donaciones (Barcelona, Carlos III, Complutense y La Rioja). El texto de la Universidad Carlos III se detiene en exponer el procedimiento a seguir para las grandes donaciones, también el de La Rioja. El texto de Málaga solo las cita como uno más de los procedimientos de adquisición. El texto de la Universidad Alfonso X El Sabio no las menciona.
De los once textos dedicados a la adquisición, ocho hacen referencia a las donaciones. De ellos, tres (Burgos, Cantabria y La Laguna), solamente las mencionan. Los textos que les dedican una mayor atención son el de Castilla-La Mancha, con el capítulo “Política de donaciones e intercambio”; el de Extremadura, que incluye dentro del apartado general “Desarrollo del proceso” un subapartado para la “Incorporación de monografías por donación e intercambio” para abordar la gestión de donaciones (problemas de gestión que plantean, procedencias de las donaciones), y la gestión de duplicados procedentes de la donación; y el texto de la Universidad Pablo Olavide con varias orientaciones y criterios para que sirvan de ayuda en esta tarea. Los demás textos son el de la Universidad de Ávila, que las nombra como una forma de adquisición y les dedica un artículo donde se marcan algunas condiciones, al igual que sucede con la Universidad de Comillas.
Los documentos específicos dedicados a las donaciones son quince
Es lógico este tratamiento diferenciado de las donaciones, pues hay que considerarlas como una forma alternativa de adquisición y por consiguiente “el procedimiento de selección podrá ser diferente” (Fuentes,
El concepto de donaciones aparece definido en siete textos (cuatro planes generales de de gestión de la colección: Carlos III, Complutense, La Rioja y Murcia; y tres documentos específicos sobre donaciones: Las Palmas de Gran Canaria, Rey Juan Carlos y Valladolid).
Las definiciones coinciden en indicar la gratuidad del procedimiento aunque matizando que implica una serie de costes referidos a la gestión y proceso técnico:
“Es una forma de adquisición gratuita en la Biblioteca pero el proceso del material para su puesta a disposición del público implica una serie de costes en recursos humanos y problemas de almacenamiento, por lo tanto se hace necesario establecer unas condiciones mínimas para la aceptación de donaciones” (Universidad Carlos III).
Los documentos de la Universidad Complutense y de la Universidad de Valladolid recogen la misma definición:
“Es la cesión gratuita de un documento o conjunto de documentos y una forma de adquisición gratuita en las bibliotecas. Sin embargo, el proceso técnico de las obras donadas para su puesta a disposición del público implica una serie de costes (personal, presupuesto, espacios) y la integración de estas obras en las bibliotecas puede conducir a un crecimiento descontrolado de la colección, por lo que es necesario establecer unas condiciones para la aceptación de donaciones”.
Esta gratuidad hace que algunos autores tiendan a agrupar las donaciones y el canje en el mismo sector dentro de la estructura organizativa, debido a que no suponen importantes gastos (Aguado,
En estas definiciones el contenido de las donaciones suele ser una oferta de materiales que se hace a la biblioteca para incrementar los fondos, pero también se debería hacer mención a la posibilidad de recibir una oferta de dinero destinado al mismo fin (Aguado,
Los criterios se incluyen en quince documentos. Si se analizan, se observa cierta variedad en cuanto a la redacción y contenido (
· Obras en buen estado (doce documentos).
· Obras no duplicadas, salvo excepciones (ocho documentos).
· Obras adecuadas y de interés para la enseñanza que se imparte (siete documentos).
· Obras adecuadas y de interés para la investigación (seis documentos).
· Libros antiguos o de valor cultural y bibliográfico (cinco documentos).
· Obra propias de las materias o especialización de la biblioteca (tres documentos).
Los criterios que presentan los textos de Barcelona y Lleida son idénticos, al igual que los de Granada y Extremadura por un lado, y los de Navarra e Internacional de Cataluña por otro.
Los libros antiguos solo se mencionan en los textos de cinco universidades (Extremadura, Granada, Internacional de Cataluña, Jaén y Navarra) que los incluyen como uno de los criterios.
El interés por que se apliquen unos determinados criterios refleja la inquietud de que toda donación implica un costo para la biblioteca desde que se acepta hasta que se pone a disposición de los usuarios y por ello, no se pude aceptar cualquier cosa, y sobre todo, algo que nunca hubiera sido objeto de una compra por no estar relacionado con los objetivos de la biblioteca.
Sin embargo, se echa en falta un mayor detenimiento respecto a la evaluación de la disponibilidad de recursos para financiar los gastos técnicos y de personal. A este aspecto La IFLA en sus directrices
· Adquisición (preparación para el traslado, etc.).
· Procesamiento.
· Organización del acceso.
· Preservación.
· Ubicación-almacenamiento.
El procedimiento para llevar a cabo una donación se explicita en dieciséis documentos. Los pasos básicos más frecuentes son los que siguen:
· El donante se debe poner en contacto con la biblioteca (siete documentos).
· El donante debe aportar información sobre el contenido de la donación (once documentos).
· La toma de decisión: aceptación o rechazo (ocho documentos).
· La biblioteca debe elaborar un informe (sobre el interés de la donación y manifestarse favorable o desfavorable) (cinco documentos).
· La entrega por parte del donante de un catálogo u otros instrumentos de descripción bibliográfica que tenga disponibles, de los documentos a donar (dos documentos).
· Las donaciones aceptadas pasan a ser propiedad de la biblioteca (cinco documentos).
· El envío de una carta de agradecimiento al donante (cuatro documentos).
En algunos textos se precisa que previamente el donante debe comprobar en el catálogo de la biblioteca si tiene esos documentos (cinco documentos). Varios textos incluyen algunas indicaciones referentes a la posterioridad de la incorporación de las donaciones como propiedad de la biblioteca (cuatro documentos).
En relación con la toma de decisión sobre la aceptación o rechazo de la donación, la IFLA en sus directrices
· Propiedad.
· Materiales con información delicada.
· Procedencia.
· Motivo de la donación.
· Adecuación de los materiales ofrecidos.
· Condiciones especiales.
La fijación de un procedimiento es necesaria para conseguir que la donación sea útil, legal e impida problemas para la biblioteca, pero también se debe procurar que sea un procedimiento sencillo y ágil para evitar el rechazo de los donantes.
Las donaciones aparecen tipificadas en nueve documentos (
· Donaciones solicitadas.
· Donaciones no solicitadas (también denominadas espontáneas, u ofertadas).
El texto
· Donaciones no solicitadas sin información del donador.
· Donaciones no solicitadas con información del donador.
· Donaciones no solicitadas ofrecidas a, pero no depositadas en la biblioteca.
De cada una aporta indicaciones para su gestión.
De la
La Universidad Complutense, para las donaciones de especial relevancia, establece un procedimiento a seguir basado en: negociaciones preliminares, negociaciones formales, elaboración de informes (interno, externo y jurídico) y difusión de las donaciones.
El hecho de que los textos establezcan estas distinciones tiene su sentido, pues las donaciones solicitadas implican una selección previa, y por lo tanto, es fácil suponer que cuentan con un mayor interés para la biblioteca respecto a las no solicitadas, que al tener su origen en la iniciativa de quien hace la donación exigen a posterior un mayor esfuerzo para aplicar todo el procedimiento que lleva a decidir si es conveniente o no su aceptación.
De los diez planes generales de gestión de la colección los proveedores están recogidos en todos menos en uno (Barcelona). En los documentos sobre la adquisición se incluyen en dos (Extremadura y La Laguna); en otro (Pablo Olavide) sólo se mencionan.
Dentro de los planes generales, la Universidad Alfonso X el Sabio y la Universidad Autónoma de Barcelona presentan menciones breves. Los siete restantes desarrollan el contenido dedicando epígrafes diferenciados bajo la denominación “Política de proveedores” (Carlos III, Complutense de Madrid, La Rioja, Murcia, Politécnica de Cataluña y Sevilla) o simplemente “Proveedores” (Málaga).
En los textos sobre la adquisición, el de la Universidad de Extremadura expone el principio general que siguen para la selección de proveedores y el de La Laguna recoge el envío de cartas a los proveedores como uno de los procesos que se detallan en el Manual.
Los siete planes generales de gestión de la colección que desarrollan la política de proveedores abordan una serie de criterios para tener en cuenta en relación con los proveedores (
Los criterios más frecuentes son los siguientes:
· Servicios de valor añadido (seis documentos).
· Precio (o descuentos) (seis documentos).
· Servicio (calidad y variedad: atención cliente, web, materiales a examen, títulos en soporte electrónico, información novedades, etc.) (cinco documentos).
· Tiempo de entrega o rapidez (cinco documentos).
· Especialidad (especializados en el tema, idioma, tipo de material) (cinco documentos).
· Nivel de cumplimiento (tres documentos).
· Diversidad de proveedores y no exclusividad (dos documentos).
Se observa el protagonismo y la ayuda que suponen los medios digitales para la tramitación. También, que en las bibliotecas universitarias la cuestión de la evaluación de los proveedores es importante al ser bibliotecas de grandes o medianas dimensiones que implican un volumen importante de adquisiciones.
Se aprecia cómo los servicios de valor añadido y el precio son los principales criterios, es decir, las bibliotecas universitarias aconsejan conseguir proveedores que ofrezcan precios razonables en relación con la calidad de los productos y los servicios que presentan, pues no es aconsejable contar con proveedores de precios reducidos si no es buena la calidad.
También, puede ser útil contar con una base de datos de proveedores, algo que no se menciona en los textos.
Se intuye que llevar a la práctica una buena política de proveedores puede ser un factor determinante en la gestión de la colección.
En cuanto a los criterios para la selección/evaluación coinciden con los que suelen recomendar la literatura especializada.