La evaluación de la colección se menciona en 8 planes de la gestión de la colección (la Universidad Autónoma de Barcelona utiliza un apartado denominado
Los textos que abordan con más extensión la evaluación de la colección corresponden a la Universidad Politécnica de Cataluña y a la Universidad Carlos III, que centran la evaluación en la medición del uso (estableciendo unos indicadores) y partiendo de los criterios definidos para la selección; también el documento de La Rioja que explica la herramienta en File Maker diseñada para obtener información cuantitativa de la colección con el objeto de valorar el uso, la disponibilidad y la adecuación a las necesidades actuales y previsibles de los usuarios.
Los demás textos son más escuetos: el de la Complutense cita la metodología Conspectus y expone cómo la aplica; el de Jaén está centrado en el análisis de las estadísticas de uso; el de Murcia explica el método que utilizan para cada tipo de documento y el de Sevilla sólo menciona los principios generales que guían la evaluación.
El texto que se detiene en definir la evaluación de la colección es el la Universidad Politécnica de Cataluña, para ello reproduce la definición de la ALA (
Los documentos correspondientes a las universidades Complutense, La Rioja y Politécnica de Cataluña fijan una serie de objetivos para la evaluación de la colección. Son los siguientes:
Universidad Politécnica de Cataluña:
“Conèixer el grau d’adequació de la col·lecció a les necessitats dels usuaris per establir actuacions que la millorin.
Optimitzar la despesa de les biblioteques de la UPC en col·leccions bibliogràfiques.
Conèixer l’ús que es fa de les col·leccions existents.
Potenciar l’ús de les col·leccions de les biblioteques de la UPC.
Millorar el procés general d’avaluació de l’SBD.
Millorar el servei ofert als usuaris de les biblioteques de la UPC.
Vetllar per la sostenibilitat temporal de les col·leccions de les biblioteques de la UPC”.
Universidad Complutense:
“Obtener un mapa de las colecciones y de las políticas concretas para su desarrollo, haciendo posible medir las fortalezas y debilidades de los fondos existentes e identificando los puntos en los que se deben concentrar los esfuerzos. Al mismo tiempo, se pretende conseguir no sólo la imagen de la colección de una biblioteca concreta y su proyección, sino también un marco completo de las colecciones de la BUC, que permitiría la coordinación de las adquisiciones, racionalizando los costes, eliminando la duplicación innecesaria y aumentando la eficiencia de la gestión y de los servicios ofrecidos a la comunidad universitaria. Al mismo tiempo posibilitará, en su caso, las actividades cooperativas en materia de adquisiciones”.
Universidad de La Rioja:
“Valorar el uso, la disponibilidad y la adecuación a las necesidades actuales y previsibles de los usuarios”.
Si se tienen en cuenta los textos:
Las razones para la evaluación coinciden con el concepto de objetivos para la evaluación, o al menos se puede equiparar a él. Por ello, no es frecuente que los textos dediquen un apartado con esta denominación. Una excepción es la Universidad Carlos III que justifica la necesidad de la evaluación de la colección con estas razones:
“Las instituciones evalúan sus servicios como principio de organización. La evaluación permite conocer el grado de desempeño del servicio y justificar su existencia. Ayuda a definir metas y tomar decisiones. Permite obtener recursos para la consecución de dichos objetivos y optimizar la distribución de dichos recursos. Nos ayuda a identificar la fuente de los problemas en un marco en el que los usuarios tienen un nivel de exigencia mayor ante las ofertas del mercado”.
Los métodos de evaluación están presentes en 7 documentos. Las alusiones son breves y genéricas en 3 documentos (Jaén, Murcia y Sevilla). Los textos de las universidades de Jaén y Murcia solo indican que basan la evaluación en los datos estadísticos que aportan los sistemas de gestión de bibliotecas. El texto de la Universidad Sevilla se limita a señalar que “se establecerá un plan específico de evaluación”.
Los 4 documentos restantes precisan los métodos con más detalle: la Universidad Complutense explica cómo utiliza la metodología “Conspectus”. Los documentos de las universidades Carlos III, La Rioja y Politécnica de Cataluña coinciden en fijar indicadores cuantitativos sobre el uso de la colección y sobre la composición y características de la colección.
Solo 2 textos aluden a los métodos cualitativos (Universidad Carlos III: “opinión de expertos en las materias y consulta a fuentes especializadas”; Universidad de La Rioja: no los especifica).
Por lo tanto, la medición del uso es la principal estrategia marcada para la evaluación de la colección, mientras que las alusiones a los métodos centrados en analizar las características de la colección tienen escasa presencia. Esta metodología está recomendada en la Guía de la ALA (
Los textos de las universidades Carlos III, La Rioja y Murcia concretan la evaluación para otros tipos de documentos diferentes a las monografías:
Universidad Carlos III: Publicaciones seriadas:
Universidad de La Rioja:
Universidad de Murcia:
Este apartado se dedica a mostrar los resultados del segundo aspecto de la gestión de la colección del que trata este artículo: el expurgo.
Un primer dato a tener en cuenta es que los 11 planes generales de gestión de la colección dedican apartados para el expurgo (la Universidad Autónoma de Barcelona emplea el término
La Universidad de Jaén es la única que recoge el expurgo en su plan general y cuenta también con una normativa específica.
Para facilitar la comprensión de la variedad de información que presentan estos textos en relación al expurgo, a continuación, se realiza una síntesis teniendo en cuenta los 9 contenidos más frecuentes sobre el expurgo que recogen los documentos analizados.
El concepto (o definición) de expurgo lo incluyen 8 documentos (4 planes y 4 normativas). En 4 textos, se incide en la vinculación del expurgo con la evaluación, lo presentan como una “operación técnica de evaluación crítica de la colección” (Complutense, Jaén y Valladolid) o de “análisis crítico” (Rey Juan Carlos):
“Es una operación técnica de evaluación crítica de la colección, que puede llevar a la retirada de la biblioteca de documentos que cumplen una serie de condiciones establecidas por la misma, con objeto de ofrecer al usuario una colección organizada, cohesionada y coherente con sus necesidades” (Universidad Complutense).
Otros documentos priman la acción de favorecer la accesibilidad (Alfonso X El Sabio y Sevilla):
“Constituye una operación que la Biblioteca periódicamente debe realizar para favorecer la accesibilidad e incluso la conservación de la colección” (Alfonso X El Sabio).
Algunas universidades conciben el expurgo vinculado a otros aspectos de la gestión de la colección como el desarrollo y mantenimiento (Sevilla) o la selección (Jaén):
“Operación complementaria a la selección y consecuencia directa de la evaluación, que nos permitirá tener una colección relevante, accesible, atractiva y útil para los usuarios” (Universidad de Jaén).
También, se destacan cuestiones como el hecho de ser una operación periódica (Alfonso X El Sabio y Complutense) o el no confundir el expurgo con la retirada (Jaén y Valladolid):
“La operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a apartar determinados documentos de la colección bibliográfica, de forma temporal o definitiva, con el fin de mejorar la gestión de ésta, ajustándola a los fines de la institución a la que sirve. El expurgo es una tarea integrada dentro de la gestión de la colección y no hay que confundir expurgo con retirada” (Universidad de Valladolid).
La Guía de la ALA (
Evaluación del material monográfico para su retención o descarte: material que debe ser sustituido, material que se usa escasamente, el material más relevante para la misión de la biblioteca.
Traslados.
Revisión de material seriado: debido a las restricciones en los presupuestos este tipo de documentos se evalúan teniendo en cuenta el uso, la relevancia para la institución, etc.
El texto de REBIUN (
La acción de revisar para mejorar la utilidad de la colección puede sintetizar estos planteamientos sobre el expurgo.
Los objetivos (y/o motivos) del expurgo están presentes sólo en 4 documentos (2 planes y 2 normativas). De manera breve, se puede decir que todos ellos están relacionados con la actualización y optimización de los fondos.
Al ordenar los objetivos en función de su mayor o menor presencia en los textos, quedan así:
Conseguir mayor espacio: 7 textos (Cádiz, Carlos III, Complutense, Jaén, Politécnica de Cataluña, Sevilla y Valladolid).
Aislar (retirar o eliminar) materiales obsoletos: 6 textos (Cádiz, Carlos III, Complutense, Politécnica de Cataluña, Sevilla y Valladolid).
Incrementar el uso: 5 textos (Cádiz, Carlos III, Politécnica de Cataluña, Sevilla y Valladolid).
Mejorar la accesibilidad: 5 textos (Cádiz, Complutense, Politécnica de Cataluña, Sevilla y Valladolid).
Tener una colección atractiva: 4 textos (Cádiz, Carlos III, Politécnica de Cataluña y Valladolid).
Ahorrar coste de almacenamiento: 3 textos (Cádiz, Jaén y Valladolid).
Tener una colección relevante: 3 textos (Cádiz, Sevilla y Valladolid).
Detectar materiales dañados o deteriorados: 3 textos (Carlos III, Complutense y Politécnica de Cataluña).
Mejorar la calidad: 3 textos (Cádiz, Jaén y Valladolid).
Mejorar la imagen de la biblioteca con un fondo más adecuado y actual: 2 textos (Complutense y Sevilla).
Actualización y/o modernización del fondo: 2 textos (Carlos III y Complutense).
La evaluación “a posteriori” del impacto sobre el personal, los servicios técnicos y los usuarios: 2 textos (Cádiz y Valladolid).
Establecer el marco de condiciones para la incorporación de donaciones y expurgo: 1 texto (Cádiz).
Se ha observado que en este aspecto los textos de Cádiz y Valladolid son idénticos.
Algunos de estos objetivos o motivos están presentes en el apartado “Principios de descarte” de la Guía de la ALA (
“The most obvious value of deselecting materials is that of increasing the availability of stack space for current and future growth of the collection. Additional values to be gained through deselection are increased convenience for the library user, a higher proportion of materials on the shelves to interest patrons, and economy and efficiency in the use of time by líbrary staff. Failure to deselect materials can diminish the vitality of a collection”.
Todos los objetivos mencionados guardan cierta relación y quedan englobados en el anterior principio de la ALA.
El objeto y/o ámbito de aplicación (o alcance) del expurgo aparece definido en 5 documentos (5 normativas). De ellos, 3 textos (Ávila, Rey Juan Carlos y Valladolid) coinciden en que el ámbito del expurgo es todo el fondo: cualquiera que sea su soporte, el lugar donde se ubique y cómo se haya adquirido.
La Universidad de Cádiz establece como alcance del expurgo:
“Todos los procesos implicados en el desarrollo de la colección de cada una de las unidades del sistema bibliotecario de la UCA”.
La Universidad de La Laguna, a diferencia de los textos anteriores, fija un listado de tipos de documentos que son objeto de expurgo:
“Los boletines oficiales y diarios de información general que estén duplicados.
Los manuales de las distintas materias que se imparten en la ULL y que han quedado obsoletos por la aparición de nuevas ediciones.
Publicaciones duplicadas procedentes de intercambio y donaciones.
Obras procedentes de envíos institucionales gratuitos que por su contenido, no se consideran de interés para la BULL.
Los ejemplares de publicaciones periódicas científicas que estando duplicados, no hayan sido solicitados por ninguna biblioteca, transcurridos dos años desde que fueron ofertados públicamente”.
Este contenido guarda cierta relación con otro que se va a comentar más adelante: “las excepciones del expurgo”, pues, en este caso se ponen límites al ámbito de aplicación del expurgo, por ello se entiende que sean pocos los textos que especifican el objeto o ámbito de aplicación del expurgo. Se puede dar por supuesto que teniendo en cuenta el concepto de expurgo y una vez que se han fijado los documentos que se blindan ante el expurgo, el resto de la colección debe ser sometida a esta operación.
Los criterios de expurgo son el contenido más frecuente, está presente en 17 documentos (10 planes y 7 normativas).
Además de las 17 universidades que definen criterios generales para el expurgo, hay 6 universidades que añaden unos criterios para tener en cuenta según los tipos de documentos.
En los criterios generales casi todas las bibliotecas coinciden, pero hay notables diferencias a la hora de definir y concretar en qué consiste cada criterio.
En la
1. Criterio
“Sólo dispondrá de 1 ejemplar en cada punto de servicio, a excepción del fondo de docencia (manuales) (Universidad Carlos III).
“Ejemplares sin utilizar en 5 años, se retirarán del libre acceso y se conservará 1 ejemplar, siempre que haya ediciones posteriores. Si no las hay, se mantendrá uno en libre acceso y otro en depósito” (Universidad Carlos III y Universidad de Murcia).
“No se adquieren obras repetidas, menos en el caso de los manuales de interés para los alumnos” (Universidad de La Rioja).
“Se consideran duplicados si hay 2 o más ejemplares de la misma obra, incluso de ediciones diferentes que no tengan variaciones significativas entre ellas” […]. Redundancia, para los documentos de bajo uso: si se dispone de otras obras con la misma información; si hay ediciones más actualizadas mismo documento en las bibliotecas; la duplicidad con versiones electrónicas del mismo documento; la duplicidad de los documentos en la misma biblioteca y en el resto de las bibliotecas (si hay 2 o más ejemplares de la misma obra, incluso de ediciones diferentes que no tengan variaciones significativas entre ellas, se consideran duplicados)” (Universidad Politécnica de Cataluña).
“Cobertura de la información en otras fuentes impresas o electrónicas más actualizadas o más usadas” (Universidad Carlos III).
La Guía de la ALA (
Las Normas de REBIUN (
2. Criterio
Para determinar la obsolescencia de un determinado documento se tendrán en cuenta aspectos como la rama del conocimiento, los datos de circulación, la fecha de publicación o si está recomendado en los programas académicos o de investigación (Cádiz y Complutense).
En el caso de las obras de referencia supone retirar las ediciones que han sido superadas por otras más recientes (La Rioja).
El punto de corte se ha fijado para las monografías del siguiente modo, teniendo como medida la fecha de publicación (Sevilla):
“Obras Científico-técnicas: 10 años
Obras de CC Sociales: 10 años
Obras de Humanidades: 15 años
Obras de CC de la Salud: 10 años”.
En la Guía de la ALA (
Las Normas de REBIUN (
3. Criterio
El punto de corte a tener en cuenta suele ser el no haber sido utilizado en los 5 últimos años (Cádiz, La Rioja y Sevilla) o en los 3 últimos años (Valladolid). Así lo explica el texto de la Universidad Carlos III: “Los materiales sin uso en los 5 primeros años desde su adquisición tienen una posibilidad de usarse de un 2 % y serían objeto de análisis para expurgo”.
La Universidad Politécnica de Cataluña distingue entre los libros “no prestados en los últimos 5 años y no usados en sala en los 3 últimos años”.
Este criterio se fundamenta, según la Guía de la ALA (
Las Normas de REBIUN (
“el periodo transcurrido desde la última utilización, la fecha de publicación, la fecha de adquisición y el número de ejemplares existentes o duplicados no necesarios, la accesibilidad de materiales de uso infrecuente en instituciones próximas”.
4. Criterio
“Se retirarán y se sustituirán por un nuevo ejemplar, los documentos deteriorados que sean relevantes. Se encuadernarán o restaurarán si el coste no supera 1/3 de la compra o no se encuentre en el mercado. Se planteará la posibilidad de traslado de la obra a otro soporte dependiendo de su interés”.
La Guía de la ALA (
En las Normas de REBIUN (
5. Criterio
La Guía de la ALA (
6. Criterio
La Guía de la ALA (
Las Normas de REBIUN (
7. Criterio
Para la Guía de la ALA (
8. Criterio
La Guía de la ALA (
Los criterios de expurgo para tipos de documentos diferentes a las monografías se refieren a 9 tipos de documentos distintos. De ellos, las publicaciones periódicas es el más frecuente y del que hay mayores diferencias a la hora de plantearlo:
1.
Los textos de las universidades Rey Juan Carlos, Politécnica de Cataluña y Sevilla fijan unos criterios o factores a tener en cuenta en el expurgo. Los textos de las universidades Carlos III y Murcia indican unas acciones relacionadas con el expurgo de las revistas; y el texto de la Universidad Complutense recomienda una planificación a nivel global entre todas las bibliotecas para una conservación compartida con una serie de indicaciones.
La Guía de la ALA (
-Uso.
-Precio de suscripción.
-Cobertura en servicios de indización y resúmenes.
-Disponibilidad.
-Presencia en listas de selección.
-Cobertura temática y nivel intelectual.
-Edad de las publicaciones.
-Reputación del editor.
-Previsión del valor futuro.
-Publicaciones inactivas o incompletas.
De ellos, en los criterios de los 3 textos españoles que incluyen criterios (tabla II), no se mencionan los siguientes:
-Uso: se aconseja que cuando la frecuencia de uso o circulación es baja, puede ser más rentable buscar otras alternativas como, pedir prestado el material, que mantener las subscripciones.
-Cobertura en servicios de indización y resúmenes: se considera un importante predictor de uso, pues la selección se basa a menudo en la cobertura de los principales servicios de indexación bajo el supuesto de que las revistas indexadas se utilizarán en mayor medida por los usuarios.
-Presencia en listas de selección: la presencia de los títulos en la listas utilizadas para la selección puede ser un punto de partida útil para las decisiones de expurgo, pero con precaución, pues no abundan las listas actualizadas.
-Reputación del editor: la reputación de la editorial influye en la percepción del valor de una publicación.
2.
Se conservará en depósito 1 ejemplar de ediciones anteriores (Rey Juan Carlos). Sólo si es necesario para investigación (Sevilla).
Se podrán mantener las ediciones anteriores de los diccionarios en lengua extranjera (Carlos III y Murcia).
No se retirarán las ediciones anteriores en los diccionarios de estudios históricos (Carlos III y Murcia); de los repertorios jurídicos y legislativos; y de otras obras acumulativas (Carlos III, Murcia y Sevilla).
Se revisarán cada 3 años los directorios, anuarios y guías (Murcia).
Se buscará información actualizada en otro editor de los directorios (Carlos III).
3.
Las obras con 5 años de antigüedad se revisarán las no utilizadas, hay que comprobar cuándo han dejado de usarse y si se han dejado de recomendar en las bibliografías.
Ante cambios sustanciales que afecten a una materia, se revisarán los títulos afectados, con la colaboración del personal docente experto. Se procederá a retirar los obsoletos y a reemplazarlos por nuevas ediciones.
Se mantendrá 1 ejemplar de cada edición en depósito cerrado (Carlos III: de las ediciones anteriores a las que están de libre acceso; Murcia: cuando no se trate de simples reediciones).
4.
Se aplicarán los mismos criterios de los libros o monografías (Complutense).
Los soportes sin tecnología para su lectura, se intentarán sustituir por otras versiones, o reproducirlos en soportes y sistemas más adecuados, si el material que contienen se considera útil (Complutense).
Los ejemplares en cualquier tipo de soporte que sean incompatibles con los sistemas operativos vigentes o para los que no existan en el mercado lectores/reproductores adecuados, en las mismas condiciones que para el resto de documentos (duplicación, obsolescencia, etc.) serán objeto de expurgo (Complutense).
Las microformas, diapositivas, transparencias, vídeos, CD-ROM y otros materiales no librarios se mantendrán si aportan una información valiosa y si hay medios para su consulta, se tendrán en cuenta los formatos en los que está la información y si se encuentran en otros soportes o formatos más actualizados (Rey Juan Carlos).
5.
Su conservación dependerá de la preservación en alguna biblioteca de la universidad y por su sustitución en soportes informáticos (Rey Juan Carlos).
Estarán en libre acceso, a no ser que otro título o formato los englobe y se puedan sustituir. En caso de disponer de acceso electrónico, como los documentos de trabajo, se decidirá si conviene conservar la versión anterior, en papel, en depósito cerrado (Carlos III).
6.
Se dispondrán en libre acceso, a no ser que otro título o formato las englobe y se puedan sustituir (Carlos III).
Se podrán expurgar, salvo las de la universidad (Rey Juan Carlos).
7.
En las obras literarias (no “clásicos”) serán descartables los títulos repetidos en distintas ediciones y editoriales, y serán objeto de expurgo las que carezcan de valor bibliográfico o de estudio (sin prólogo, anotaciones críticas…).
8.
9.
La Guía de la ALA (
Los criterios de expurgo es el contenido principal de la metodología del expurgo. De los textos analizados se desprende que son los que guían en gran parte esta tarea, se observa que deben mejorar respecto a los formatos y recursos electrónicos.
Las referencias a la responsabilidad del expurgo se señalan en 14 documentos (7 planes y 7 normativas).
La forma más extendida para definir la responsabilidad del expurgo es indicar que se trata de una responsabilidad compartida o en colaboración entre el personal bibliotecario y el personal docente e investigador (8 universidades: Ávila, Carlos III, Complutense, La Rioja, La Laguna, Murcia, Rey Juan Carlos y Valladolid):
“En cada centro la responsabilidad podrá ser compartida entre el personal bibliotecario responsable de gestión de las colecciones) y el personal docente que sea especialista en la disciplina a analizar” (Universidad Complutense).
“La propuesta de expurgo la elabora el responsable del fondo, asesorado en caso necesario por personal docente y luego deberá ser aprobada por la Comisión de biblioteca del centro y la responsabilidad final: Comisión General de Bibliotecas” (Universidad de La Laguna).
Otros textos utilizan expresiones genéricas para indicar que la responsabilidad está en la biblioteca y/o en su personal (Cádiz, Málaga, Politécnica de Cataluña y Sevilla).
Las universidades Rey Juan Carlos y Valladolid diferencian varios niveles en el expurgo, con responsabilidades diferentes:
“Primer nivel: reparación, encuadernación, paso de un depósito cerrado a libre acceso o a la inversa, será competencia del personal técnico de cada biblioteca.
Segundo nivel: el paso de documentos de una biblioteca a otra o a una biblioteca depósito deberá ser aprobada por la Comisión de Biblioteca de los centros afectados.
Tercer nivel: cuando las tareas de expurgo impliquen la eliminación o salida de documentos de la institución, deberán ser aprobadas por la Comisión de Biblioteca de la Universidad” (Universidad de Valladolid).
La Guía de la ALA (
“Communication is key to minimize opposition to this necessary task, as well as to prevent the deselection of material that may have importance or potential worth that the library staff did not foresee”.
El texto de REBIUN (
Claramente se aprecia cierta unanimidad a la hora de definir la responsabilidad del expurgo.
Las excepciones al expurgo se concretan en 9 documentos (6 planes y 3 normativas), en 3 documentos se incluyen dentro de los criterios de expurgo.
Los textos indican los fondos que no son objeto de expurgo de este modo:
-Fondo antiguo y patrimonial: 7 textos (Cádiz, Carlos III, Complutense, Jaén, Politécnica de Cataluña, Sevilla y Valladolid).
-Fondos considerados como “clásicos” por los bibliotecarios, valiosos para mantener la integridad de la colección: 5 textos (Alfonso X, Cádiz, Carlos III, Sevilla y Valladolid).
-Fondos considerados básicos en las bibliografías especializadas de una materia: 5 textos (Cádiz, Carlos III, Politécnica de Cataluña, Sevilla y Valladolid).
-Fondos de historia de y/o sobre la universidad: 4 textos (Cádiz, Carlos III, Politécnica de Cataluña y Valladolid).
-Fondos de autores de la universidad: 4 textos (Cádiz, Carlos III, Politécnica de Cataluña y Valladolid).
-Obras publicadas por la universidad: 3 textos (Cádiz, Politécnica de Cataluña y Sevilla).
-Fondos de historia local: 2 textos (Carlos III y Valladolid).
-Historia de la aplicación de ciencia y tecnología: 1 texto (Alfonso X y Valladolid).
-Material citado en las bibliografías recomendadas de las guías docentes vigentes. En cuanto a las no vigentes, es recomendable guardar un ejemplar: 1 texto (Politécnica de Cataluña).
-Obras que se adquieren por las necesidades académicas y curriculares: 1 texto (Politécnica de Cataluña).
Las alusiones al fondo antiguo y patrimonial son variadas según los textos. En algunos se indica de manera abreviada como en la Universidad de Cádiz: “Fondos pertenecientes al Patrimonio Bibliográfico Español”. Y en otras de manera más pormenorizada desgranando una mayor tipología:
“Obras incluidas en el Fondo Antiguo y Patrimonial, según la Ley 16/1985 de 25 de Junio PHE / De ningún ejemplar anterior a 1830 / De ejemplares únicos en la UCM / De ejemplares anteriores a 1958 (fecha de D.L. para España) [….]” (Universidad Complutense).
Determinar excepciones al expurgo manifiesta que el expurgo no se debe plantear de una manera rígida, sino flexible y con la posibilidad de adaptarlo a las circunstancias de la colección que pueden cambiar en el tiempo.
El destino (o acciones derivadas, o qué hacer con los documentos expurgados) que se propone como solución para los documentos que han sido objeto de expurgo se puede conocer a través de 12 documentos (6 planes y 6 normativas). Varias de estas soluciones intentan sacar partido a los documentos expurgados buscándoles una salida útil.
Las soluciones más frecuentes son las siguientes:
-Reubicación: 10 textos (Alfonso X, Cádiz, Carlos III, Complutense, La Laguna, La Rioja, Lleida, Politécnica de Cataluña, Rey Juan Carlos y Sevilla).
-Donación: 10 textos (Alfonso X, Ávila, Cádiz, Carlos III, Complutense, Jaén, La Laguna, La Rioja, Rey Juan Carlos y Sevilla).
-Destrucción o eliminación: 8 textos (Cádiz, Carlos III, Complutense, Jaén, La Laguna, La Rioja, Rey Juan Carlos y Sevilla).
-Canje: 4 textos (Ávila, Cádiz, Carlos III y La Rioja).
-Sustitución: 3 textos (Cádiz, Carlos III y La Rioja).
-Medidas de conservación: 3 textos (Cádiz, Carlos III y La Rioja).
-Venta: 3 textos (Ávila, Complutense y Jaén).
-Reciclaje: 2 textos (Sevilla y La Laguna).
Los contenidos sobre este aspecto de los textos de las universidades de Cádiz, Carlos III y La Rioja son iguales. También, los de Lleida y la Politécnica de Cataluña, en éstos destaca la figura del GEPA (Garantia d’Espai per a la Preservació de l’Accés):
“és un magatzem cooperatiu gestionat pel CBUC que té com a finalitat conservar aquells documents de les biblioteques que tinguin un baix ús per garantir-ne la preservació futura i l’accessibilitat quan alguna biblioteca els requereixi. La Universitat pot emmagatzemar els documents en el GEPA en règim de dipòsit per a ús propi o en règim de cessió cooperativa”.
La donación se matiza en algunos textos de esta manera:
-Se hará una cesión gratuita a la comunidad universitaria (Complutense).
-Se donarán a los usuarios, pero solo obras obsoletas o inadecuadas al fondo que no es posible donar a otra institución (Sevilla).
-Se cederán a los usuarios organizando, para ello, campañas concretas para su distribución (Rey Juan Carlos).
Algunas universidades optan por soluciones intermedias, así en los casos de multitud de duplicados se puede optar por guardar un ejemplar en el depósito y expurgar el resto (Sevilla y Rey Juan Carlos). Para ello es útil contar con bibliotecas de depósito (Sevilla).
La Universidad de Ávila establece una peculiar acción para los fondos expurgados: venderlos a través de la librería de la Universidad.
El texto de REBIUN (
La Guía de la ALA (
La Guía de la ALA (
Parece unánime que la reubicación es la solución óptima y la primera que se debe barajar como destino de las obras expurgadas.
La evaluación a la que debe someterse la operación del expurgo se precisa en 5 documentos (1 plan y 4 normativas). En definitiva, se trata de dejar constancia por escrito de todo el proceso realizado.
Se constatan dos modos de establecer la evaluación:
a) Elaboración de un informe final (Ávila y Jaén), sin dar indicaciones concretas de dicho informe.
b) Aplicación de unos indicadores de evaluación (Rey Juan Carlos, Sevilla y Valladolid). Son los siguientes:
Rey Juan Carlos:
-Número de documentos dados de baja en la colección diferenciando entre:
□ Causas de la eliminación.
□ Destino de los fondos.
□ Tipos de documentos afectados.
□ Tasa de eliminación (proporción entre el nº de documentos retirados y el nº total de documentos del fondo).
□ Relación entre la cifra de adquisiciones y la de eliminaciones.
-Uso de la colección tras el expurgo:
□ Tasa de rotación (nº de préstamos en relación con el nº total de documentos disponibles).
Sevilla:
-Tasa de eliminación: relación entre el nº de documentos retirados y el total de la colección.
-Destino de los fondos: nº y porcentaje de cada uno.
-Relación entre la cifra de adquisiciones y la de eliminaciones.
-Criterios utilizados y causas de la eliminación: nº y porcentaje de cada uno.
-Materias más expurgadas.
-Metros lineales antes y después del expurgo y su porcentaje.
Valladolid:
-Número de documentos dados de baja en la colección, diferenciando según:
□ Las causas de la eliminación.
□ El destino de los fondos.
□ Los tipos de documentos afectados.
□ Tasa de eliminación: relación entre el número de documentos retirados y el número total de documentos del fondo.
□ Relación entre la cifra de adquisiciones y la de eliminaciones.
Bajo este epígrafe, en 5 documentos (1 plan y 4 normativas), se mencionan las tareas o procedimientos que abarca el expurgo, que prácticamente coinciden con los contenidos que ya se han comentado. Por ejemplo, para la Universidad Complutense el procedimiento de expurgo incluye unas tareas previas (determinar la necesidad, establecer los criterios y los documentos a los que se va a aplicar); unas acciones (decidir el futuro de los documentos expurgados); y la evaluación del expurgo; o para la Universidad de Cádiz: fundamentos del expurgo (marco legislativo, criterios generales); principios; acciones derivadas; y excepciones.
Para finalizar parece oportuno presentar los 9 contenidos sobre el expurgo que se han comentado ordenados de mayor a menor en función de su presencia en los textos:
Criterios de expurgo: 17 documentos (10 planes y 7 normativas).
Responsabilidad del expurgo: 14 documentos (7 planes y 7 normativas).
Destino de los documentos expurgados: 12 documentos (6 planes y 6 normativas).
Concepto de expurgo: 8 documentos (4 planes y 4 normativas).
Excepciones del expurgo: 9 documentos (6 planes y 3 normativas), en 3 documentos dentro de los criterios.
Evaluación del expurgo: 5 documentos (1 plan y 4 normativas).
Objeto del expurgo: 5 documentos (5 normativas).
Procedimiento administrativo del expurgo: 5 documentos (1 plan y 4 normativas).
En cuanto a la Guía de la ALA (