El 20 de diciembre de 1984 la Junta de Gobierno del CSIC aprobó la supresión del IEE y la integración del personal, de la colección entomológica y de la biblioteca en el MNCN. La desaparición del instituto generó una nueva realidad administrativa. La ausencia de política archivística del CSIC, que por esa época aún no contaba con un plan integral de archivos, llevó al olvido los documentos que ya no eran de utilidad inmediata y práctica para la gestión, de forma que estos permanecieron abandonados en las dependencias del antiguo instituto, ahora museo. A partir de los años noventa la investigadora Dra. Isabel Izquierdo Moya15, va recuperando y remitiendo en sucesivas transferencias al Archivo del MNCN la documentación del desaparecido IEE. Su contenido puede ser conocido de forma somera a través de las relaciones de entrega, aunque debido a la falta de personal no se culminaron todas las fases de organización y descripción pertinentes para la conservación final de la documentación.

El fondo documental tratado en este proyecto constaba de 99 cajas de archivo definitivo y sus fechas extremas comprenden los años 1923 hasta 1985. En el mes de mayo del año 2012 se realizó una revisión del fondo para tener una primera aproximación a su estructura y conocer sus características más relevantes. Se hicieron unos primeros exámenes y se analizó la información de los instrumentos de descripción disponibles. A partir de estos datos, se elaboró un informe en el que se identificaban a grandes rasgos las series documentales más representativas, así como otras agrupaciones más generales de las funciones del instituto; también se indicaba el tipo de ordenación, volumen, signaturas y fechas extremas de estas agrupaciones y se redactó una primera propuesta de actuación archivística, que finalmente no se llevó a cabo por falta de recursos humanos destinados al proyecto.

Es necesario aclarar que el fondo documental tratado no recoge la totalidad de la documentación producida por el instituto. Una parte del fondo se disgregó llegando al archivo en momentos diferentes y, en algunos casos, se encontró catalogada al comienzo de este proyecto. Se trata de documentación de carácter iconográfico, sobre todo dibujos y fotografías, que están incluidas en fondos especiales y cuyo contenido puede ser consultado en el Catálogo de Archivos del CSIC. Por otra parte, los papeles más vinculados a los investigadores han constituido, tradicionalmente, el fondo de “Personal Científico” dentro del archivo histórico del museo, por lo que allí también se encuentra documentación de algunos de los científicos que formaron parte del IEE.

Tanto para avanzar en el conocimiento del fondo a describir como para el estudio científico del propio proyecto de investigación, se realizó una copia en formato digital de los Libros de Registro de entrada y salida, libros que recogen los apuntes de los asuntos tratados en el centro desde 1941 hasta 1985. Este documento ofrece una información general reunida en una única unidad documental, de manera que permite abordar, en una primera aproximación, la investigación sobre las actividades diarias de la institución. La información de los Libros de Registro se vertió en una base de datos en Excel, disponible también para su consulta.

Se elaboró un somero inventario en Excel como instrumento de descripción en el que se consignaron los topográficos de las unidades de instalación. Por otra parte, las etiquetas que algunas cajas también aportaron información adicional sobre tipos documentales.

Respecto al contenido del fondo, tras la primera revisión se constató la falta de orden en la mayor parte de la documentación. Dentro de las mismas cajas contenedoras se encontraron mezcladas series de actividades diversas que abarcaban rangos cronológicos muy amplios; en apariencia parecía tratarse de un fondo con un volumen alto de documentos de apoyo informativo. Todo ello puede estar relacionado con la ausencia de un protocolo de archivo en el momento de la realización de las transferencias. Se encontraron también casos excepcionales en los que la documentación guardaba un cierto orden, cronológico o alfabético, como en la correspondencia mantenida por la dirección o la secretaría del centro, que alcanza un volumen aproximado de 27 cajas. Por una parte, se conserva una correspondencia administrativa, con información muy variada, que trata de todos los asuntos de gobierno y política científica de la institución, formada por oficios y minutas con sellos y registros de validación. Por otra parte, existe además otra correspondencia con un marcado carácter personal, relacionado con la labor propia de la investigación y conservación de la colección entomológica, cuya información es muy variada y de elevado interés para la historia de las actividades puramente científicas, intercambio de publicaciones, movimiento de ejemplares etc.

El bloque documental identificado como administración y gestión económica es el que apareció más desordenado, con gran número de fotocopias formando parte de los expedientes. Se comprobó que su contenido era diverso: gestión de las relaciones externas con otros organismos, informes de proyectos de investigación, expedientes económicos de su financiación, libros de contabilidad, gestión del patrimonio mueble e inmueble, gestión de los recursos humanos, etc. En ocasiones aparecían mezclados documentos de carácter científico, como los cuadernos del laboratorio de Entomología, diarios de actividades, etc.

En cuanto a su instalación, la documentación se conservaba en cajas de plástico, con agrupaciones de documentos en carpetas de diversos formatos y, en ocasiones incluso sin ellas (Figura 1); en general, se constató la presencia de un gran número de elementos metálicos, grapas, clips, etc. que fueron eliminados.

La serie documental permite abordar la aparente complicada estructura administrativa de un centro, al traducir y hacer accesibles las funciones, competencias y actividades de la institución reflejadas en los documentos conservados. En nuestro caso, la tarea de identificación de las series se ha visto determinada por las características del fondo ya comentadas, su carácter irregular e incompleto. El volumen de documentación varía de unas series a otras, circunstancia que no ha impedido reflejar en el cuadro de clasificación una estructura general más cercana a la verosimilitud administrativa que cabría encontrar en el archivo histórico de la institución.

Se han descrito un total de 31 series documentales. En todo momento se ha intentado ofrecer una descripción coherente y adecuada a su nivel, tratando de adaptar los recursos disponibles al volumen de trabajo y al siempre determinante factor tiempo. Los niveles inferiores de descripción elegidos se han adaptado a las peculiaridades y necesidades de cada serie, siendo mayoritario el nivel de unidad documental compuesta (expediente) y en ocasiones el de unidad de instalación (caja). Se han respetado los criterios de ordenación (cronológica, onomástica, alfabética o por materias) establecidos originariamente. En aquellos casos en los que se ha encontrado una evidente alteración del orden original, debido al paso del tiempo o a otros problemas de conservación, se ha tratado de reconstruir.

Cada una de las series ha sido descrita en un registro que ofrece los datos básicos: ordenación, data, contenido, signaturas, etc. Todos los registros de serie contienen un campo que le relaciona con el fondo y cada uno de los registros de niveles inferiores está relacionado, de la misma forma, con su correspondiente serie. Este campo dentro de los registros descriptivos del catálogo de archivos es el que permite establecer la descripción multinivel que marca la ISAD (G).

Al analizar el contenido de algunas de las series propuestas llama la atención su desigual pervivencia a lo largo del tiempo de vida del instituto. Quizá en algunos casos esto se deba a los problemas de conservación y transferencias detectados, pero también hay que destacar la impronta personal que han dejado los diferentes responsables de la institución, que adaptaron los recursos de personal disponibles y los diferentes estilos de trabajo a las circunstancias de cada momento.

Si bien el primer objetivo del tratamiento del fondo ha sido proporcionar una visión lógica del conjunto, la labor descriptiva no puede darse aún por finalizada. En este sentido, el proyecto es susceptible de ampliarse si así se valora en un futuro. Las series descritas conforme al cuadro de clasificación normalizado para centros del CSIC pueden ser consultadas en el catálogo de archivos del CSIC (Aleph) desde el registro descriptivo del fondo16 (Anexo 3).

Entre las actividades que quedan reflejadas en la documentación descrita se distinguen unas funciones generales y otras específicas. Las funciones generales son las que van a quedar plasmadas en la documentación producida tanto por los órganos de gobierno, que se materializan en la correspondencia de los directores y secretarios, y en las actas de sesiones de sus órganos colegiados (Juntas de centro). También se han considerado funciones generales las producidas por los servicios de administración, como por ejemplo es la gestión de los recursos económicos, reflejada en la serie “Expedientes de gastos”, la serie de “Nóminas”, gracias a la cual se puede analizar la evolución de los recursos humanos o la serie “Expedientes informativos”. En las funciones generales también se incluyen las relaciones institucionales, que en general, tratan de la relación entre el IEE y los órganos centrales de dirección del CSIC, de los que depende para el desarrollo de las funciones que tiene encomendadas (serie “Correspondencia administrativa” que se compone de las comunicaciones recibidas y enviadas por el instituto que pasan por registro y llevan su correspondiente validación oficial), y los recursos patrimoniales (de memorias, convenios de colaboración, proyectos de obras, expedientes de adquisición de material, inventarios) que se recogen en las series “Memorias”, “Convenios de colaboración”, “Proyectos de obras”, “Expedientes de adquisición de material”, “Inventarios”, etc. Estas series aportan datos de interés para el análisis de actividades no sólo de tipo administrativo, sino también científico.

Entre las funciones de tipo específico se encuentra la actividad relacionada con la gestión de la colección entomológica y las relaciones profesionales de colaboración e intercambio científico representan fundamentalmente las funciones específicas de la institución y pueden analizarse a través de la riquísima serie de “Correspondencia científica” que mantiene orden y estructura durante casi treinta años seguidos (1941-1967), y a través de la cual pueden ser estudiadas las relaciones profesionales de colaboración e intercambio científico. Los avatares en la investigación de esta área disciplinar también pueden ser analizados consultando las series “Estudios e informes técnicos” y la de “Proyectos de investigación”. También son interesantes los “Diarios de actividades” (Figura 2) del laboratorio de Entomología anteriores a la creación del IEE, los “Expedientes de congresos”, “Informes técnicos” o los “Proyectos de investigación”. La gestión editorial de las revistas del instituto EOS y GRAELLSIA se puede estudiar a través de los “Expedientes de edición”. Las actividades culturales y de difusión del instituto se reflejan fundamentalmente en los “Expedientes de gestión de la exposición permanente”, en la correspondencia del registro de entrada y salida y en la serie exposiciones y divulgación cultural. Este fondo incluye por el momento sólo la documentación textual del instituto. Resta por incorporar la abundante documentación gráfica que se conserva, compuesta en su mayoría por dibujos científicos.

Se describen a continuación dos de las series más relevantes del fondo. La serie de “Correspondencia científica” se corresponde con el periodo que ocupa la dirección del instituto de Gonzalo Ceballos, desde su creación en 1941 hasta 1967, año de su fallecimiento. Son sus productores, por tanto, el director y los dos secretarios. Destaca la participación muy activa de estos últimos, Eduardo Zarco y Morales Agacino, quienes en relación directa con el director atendieron todos los asuntos de la dirección científica: consultas sobre el contenido de la colección entomológica del instituto, identificación de ejemplares, intercambios con otras instituciones en relación a viajes de muestreo, congresos y publicaciones. En su tipología documental la serie se compone de las comunicaciones recibidas y enviadas: abundan las cartas, tarjetas postales, telegramas, y las minutas enviadas desde el instituto. En ocasiones se conservan los documentos adjuntos a la correspondencia: informes, memorias, etc.

Para la descripción de esta serie se ha tenido en cuenta el orden en que fue conservada. Sorprende su disposición y custodia en un único orden alfabético de corresponsales, continuado durante casi 26 años, aunque con el paso del tiempo el orden se volvió irregular, difícil de reconstruir e inadecuado para un archivo definitivo. Sucede que unas veces el orden alfabético se refiere a las personas y otras a las instituciones, acusándose muchas incidencias tanto de apellidos como de nomenclatura. Por falta de tiempo y dado su elevado volumen (16 unidades de instalación), se optó por agrupar individualmente e incorporar al catálogo únicamente aquellas correspondencias cuyo volumen fuera representativo, utilizando para ello los descriptores de personas e instituciones. Este recurso descriptivo no altera el orden original al tiempo que hace más accesible su consulta y permite en un futuro ampliar el catálogo que en la actualidad cuenta con más de doscientos registros de esta serie.

En cuanto a su contenido, como se ha señalado, recoge las principales actividades del instituto, su relación con otras instituciones e investigadores y la gestión de la colección entomológica, sobre todo intercambios, préstamos y donaciones. La temática tratada va desde campañas de muestreo al intercambio de ejemplares de insectos pasando por todos los diversos temas de colaboración científica en general y colaboración institucional. También se tratan asuntos relativos a las publicaciones de trabajos y al intercambio de información científica. Son abundantes los intercambios postales con otros países, entre otros Alemania, Austria, Gran Bretaña, Bélgica, Rusia, Chipre, Canadá, Finlandia y Portugal. Es, por tanto, recurrente el uso de otros idiomas, aunque, dado que el instituto contaba con un servicio de traducción, la mayoría de los documentos, sobre todo en lengua alemana e inglesa, conservan su versión en español.

No se considera necesario ofrecer la larga lista de científicos que integran esta correspondencia, pero sí destacar algunos nombres. Por una parte los entomólogos colaboradores del instituto que repartidos por diversos lugares establecen una relación fluida y fructífera, entre ellos: Anselmo Pardo (Melilla), Joaquín Matéu (Barcelona), Francisco Español (Barcelona) y Luis Báguena. Este último merece una mención aparte ya que se cuenta con más de doscientas cartas suyas que ofrecen una amplia visión de su extensa trayectoria y de la estrecha colaboración que tuvo con el instituto, tanto destinado en Guinea, Honduras o Valencia o trabajando en la sede de Madrid. Como entomólogo español sin la categoría de colaborador se puede mencionar a Ignacio Docavo.

Entre los entomólogos extranjeros con abundante correspondencia con el IEE destaca el ruso Boris Uvarov, los austriacos Max Beier, Wilhelm Goetsch y Stephan von Breuning, el finlandés Keith McE. Kevan y el portugués Antonio Barros Machado.

Ejemplo de relación institucional destaca la correspondencia con Gregorio Marañón en su calidad de Director del Instituto de Cultura Hispánica.

A partir de la dirección de Ramón Agenjo, y después de Salvador V. Peris, el carácter de la correspondencia cambia, constituyendo la serie denominada “Correspondencia de Dirección” y que incluye también la correspondiente a la secretaría de Dolores Selga, mantenida esta aparte. Su carácter es testimonio de las funciones de dirección y administración del instituto y su contenido incluye la gestión de actividades como relaciones institucionales, investigaciones, tesis, informes, convenios, cooperación, asuntos de personal y publicaciones del instituto. La dirección y la secretaría de estos dos periodos mantienen una correspondencia separada, pero se considera que tanto por su temática como por su función institucional, constituyen la misma serie.

La segunda serie que se desea destacar es la de “Edición de las revistas EOS y GRAELLSIA”, actividad relevante en casi todos los institutos del CSIC. Las dos revistas que el IEE gestionó fueron EOS y GRAELLSIA (Figura 3). La primera comenzó a editarse en tiempos de la JAE, en el año 1925. La segunda, GRAELLSIA, fue fundada en 1943 por Gonzalo Ceballos (Martín Albaladejo y otros, 2014).

Dada la falta de recursos y de personal especializado, la gestión y edición de las revistas EOS y GRAELLSIA fue asumida como una función más del director y el secretario. La serie se compone de las comunicaciones recibidas y enviadas por el instituto en relación a la actividad editorial. Por el momento sólo está recogida esta actividad en relación a la dirección de Ceballos.

Los tipos documentales más abundantes son las cartas y las minutas y entre los asuntos tratados se encuentran antecedentes sobre el envío, intercambio y solicitud de volúmenes o separatas, envío de artículos para corrección de pruebas de imprenta, gestión con distribuidores y otros editores, etc. Una serie complementaria a esta sería la “Correspondencia científica”, dado que en ocasiones puede haber antecedentes relativos a la gestión editorial.

Tanto la serie de “Correspondencia científica” como la de “Edición de las revistas EOS y GRAELLSIA”, se ha ordenado y organizado propiciando la elaboración de registros donde se ha recogido el asunto en el campo título y los oportunos índices onomásticos y de institución que facilitan la consulta.